浅析高校图书馆期刊阅览室自动化管理探索

　　论文关键词：期刊阅览室;管理方式;自动化
　　论文摘要：天津高校图书馆期刊阅览室一般采用手工登记方式，工作效率低下，不便于对读者、期刊及特定期刊阅读频率等项目进行统计，没能提供读者信息调查及满意程度的反馈渠道。通过采用阅览室自动化管理系统能有效地解决上述问题。
　　1、引言
    天津高校图书馆统一使用美国Sirsi公司的Unicorn Consortia自动化管理系统，期刊业务工作管理都在该系统上霖现，例如中外文期刊的采购、分编登记、过刊装订、典藏及OPAC公共目录统一检索等。但目前大部分天津高校图书馆期刊阅览室阅览管理还停留在手工登记方式，当读者进人期刊阅览室时，向管理人员出示图书借阅证，由读者或者管理人员登记读者姓名、院系等信息。据笔者调查，天津高校图书馆期刊阅览室的管理大多采用这种方式，例如师范大学、工业大学、职业大学、城建学院、医科大学、中医药大学图书馆等。
    手工登记方式需要专门的管理人员进行监督。这种方式在实际应用中，管理人员一般不会或者无法做到认真查看读者图书借阅证上的信息，确认与其本人登记信息一致。在没有工作人员值守时，读者一般不会认真登记，有的即便登记也字迹潦草不易辨认，而且纸质的登记表，不方便对阅览的读者及其信息进行统计。阅览室内也存在读者使用捡来的图书证，过期图书证的问题，这种现象管理人员是无法鉴别的，因此难以管理。当读者要对感兴趣的文章进行复印时，管理人员一般只对读者及复印期刊进行简单的登记，等读者将期刊归还后，就将登记信息划掉，没有充分利用这些信息来深层次地挖掘读.者的阅读倾向和兴趣。
    针对高校图书馆期刊阅览室现有管理状况，本文探讨了阅览室自动化管理系统的设计与开发，采用该系统能有效解决上述问题。
　　2、期刊阅览室自动化管理实践
　　2. 1阅览室管理系统的功能
    通过对期刊阅览室管理工作的内容进行分析，期刊阅览室自动化管理系统应该包括以下功能:
　　2.1.1读者登记
    读者只需扫描图书借阅证的条码就可以完成读者身份验证，读者详细信息的记录，使期刊阅览室的管理告别手工登记方式，并实现门禁管理，读者登到是阅览室管理系统的主要功能，一方面，可以对读者的图书借阅证进行验证，读者只能使用有效图书借阅证才能进人阅览室;另一方面，读者进人和离开阅览室时扫描图书借阅证的条码，记录读者进人和离开阅览室的时间，并将读者信息存人当日阅览读者库，便于日后统计分析。
　　2. 1. 2模拟阅览室大厅
    在计算机上模拟阅览室大厅，当读者登记后，虚拟大厅中出现该读者的身份信息;当读者离开阅览室时，再次扫描图书借阅证上的条码，系统自动在虚拟大厅中删除该读者的信息，可以使工作人员在计算机上就能对阅览室内部的读者情况一目了然。
　　2.1.3期刊复印、借还管理
    期刊一般只供阅览而不外借，然而，一方面，待条件允许，或对于某些特殊情况，某些特定人群(如急需科研资料的教师等)，可以短时间内像流通图书一样正常借阅;另一方面，期刊阅览室一般会为读者提供复印服务，需要帮助工作人员管理和记录读者复印期刊的情况。阅览室管理系统的期刊复印、借还管理功能模仿流通图书的借还模式，记录读者借阅和复印期刊的情况。
　　2.1.4统计分析

    天津大多数高校图书馆期刊阅览室对于读者的统计是基于文本、表格等纸介质的，不便于对读者数量，分类及期刊利用率等进行统计，而且数据处理手工操作，工作量大，出错率高。对于这些统计数据的分析是阅览室进行科学管理，深化服务的依据，阅览室自动化管理系统可以实现的统计功能有:
    (1)期刊阅览人次的日统计、周统计、月统计等，也可实现某个具体时间段的阅览人次统计。该项统计便于期刊部门研究读者在到馆时间上的规律性。
    (2)按照读者系别进行统计，了解不同系别读者的期刊阅览次数，根据统计结果对阅览次数较少的院系加以分析，期刊部可以通过调整期刊种类、加强宣传，推荐、编制刊名目录、编制期刊论文主题目录索引等主动服务的方式加强服务。
    (3)统计期刊被借阅和复印的频率，及时发现问题，对读者开展宣传、辅助和引导工作，有针对性地把期刊中特定领域有参考价值的文献介绍给相关的读者;并可以根据各种期刊的利用情况，了解不同读者群的阅读兴趣，以指导期刊的订阅和采购，优化资源配置。
    本系统通过统计功能模块对阅览读者和期刊利用情况进行多种方式的统计，全方位的了解阅览读者在来馆时间、系别、年级等方面的规律，了解不同的期刊被不同的读者阅览利用的情况，以指导期刊部门更有效地工作。
　　2. 2阅览室管理系统的实现
    阅览室自动化管理系统独立于天津高校联合图书馆使用的Unicorn自动化集成管理系统，需要建立独立的读者数据库。后台数据库采用SQLServer实现读者数据管理，采用C/S模型，服务器部署在图书馆主机房内;客户端使用Visual Basic 6. 0实现，进行可视化界面设计，运行于期刊阅览室内的客户计算机，通过网络存取远程数据库。
    数据库的规划是信息系统的一个重要组成部分，本系统中，需要构建以下几个数据表:
    (1)读者表
    利用Unicorn联合系统客户端程序Work-flows中导出报表的功能，以本校图书馆名称为关键字，导出本校读者数据，生成文本文件，将其转换成Excel表格，利用系统的上载读者数据功能，将包含读者数据的Excel表导人数据库。当读者扫描图书借阅证条码时，查询该数据库，将读者信息显示在期刊阅览室模拟大厅里。
    从联合系统Unicorn中导出的读者数据包括9个字段:姓名、性别、用户标识、学号、图书馆、用户文档、系别、组标识和人学年。
    (2)阅览读者表
    每天进人期刊阅览室阅览的读者都存人阅览读者数据库，阅览读者信息除了包含读者数据表中的9个字段外，还包括阅览室标识字段，当前管理员身份字段，读者进人阅览室时间字段，读者离开阅览室时间字段;期刊借还信息表，还包括借阅期刊名字段，借阅时间字段;期刊复印信息表除含读者信息的部分字段外，还包括复印期刊名字段。
    (3)管理员身份表
    期刊阅览室自动化管理系统实行分级管理，管理员身份表用于保存工作人员的用户名，密码和权限等信息。