ERP环境下如何加强应收款项的管理

　摘要：中石化 ERP系统上线后为应收款项管理搭建了一个较先进的平台，为了预防应收款项长期、大量占用资金，避免呆、坏账的发生，提出了ERP环境下加强应收账款管理的几点措施。
　　关键词：ERP系统；应收款项；管理

　　应收账款是指企业因对外销售货物、提供劳务及其他原因而向购货单位或接受劳务单位收取的款项，包括：应收账款、预付账款和其他应收款。它是企业流动资产的重要组成部分，其流动性强弱直接影响企业的资金周转和经营业绩。应收款项过大、回笼过慢不仅会严重占用资金，延缓资金的周转速度，同时也可能造成呆、坏账的发生，给企业造成重大损失。沧州分公司从2006年10月开始应用ERP系统，应收款项管理水平大大提高。ERP系统的应收款项强调按照业务的性质记账，主要涉及到财务会计总账模块的应收账款部分。结合实际业务，应从以下六个方面加强对应收款项的管理。
　　一、要充分利用ERP系统的信用评价体系
　　ERP系统中的信用管理功能可以有效地控制赊销的限额。财务部门维护好信用限额，销售订单就能够控制在信用限额之内，这种ERP系统带来的有效地制约机制，从根本上解决了以往人为可以突破信用限额的弊端。
　　1.成立信用管理小组，制定信用管理制度，严格赊销审批权限。公司领导直接担任信用领导小组的组长，对于每一笔赊销业务要总把关。销售、采购及财务等部门的相关人员为小组成员，负责信用风险控制的具体工作。
　　2.业务部门要定期对客户的品质、支付能力、财务状况等信用指标进行客观评价，采取分析财务会计报表，参考专业机构的评级，了解社会信誉等方法评定信用风险等级，制定动态信用档案，根据实际情况拟定信用额度，按照《内部控制制度》规定的权限进行审批。
　　在市场销售行情较好的情况下，一般都不要给予赊销信用，这样我们实际上就从技术上采用了先收款后发货的销售模式，有效地杜绝了绝大多数应收款项的发生，从而避免了赊销无法回笼货款的风险。只有在市场行情不好，发生滞销等情况下，给予信用良好的客户合理的赊销信用限额。
　　物资采购一般要采取货到付款的方式，避免预付货款，只有在采购紧缺商品或必须预付款才能订货的情况下酌情采用预付款的方式，并且预付款采购合同一定要经法律事务室审查后方可付款。
　　3.财务部门将已经按权限审批的客户信用限额，在ERP系统“信用管理”部分进行及时更新维护，并随时关注信贷风险余额，起到预警的作用。
　　二、按照业务的性质记往来账
　　ERP系统相对于浪潮系统的一大改进是对于往来业务要分清客户和供应商，按照业务性质计入对应的往来账户，应收、预收等客户往来科目期末余额不允许出现非正常方向余额（即客户的期末应收账款账户必须为借方余额或预收账款账户必须为贷方余额）。这样，往来科目就可以清楚地反映出此类业务的余额，报表往来科目取数也会清晰、明了。
　　三、及时准确地更新客户和供应商主数据
　　1.对于新发生并且以后经常发生业务的客户、供应商，主数据管理员要负责及时维护客户、供应商信息，申请并添加往来编码。一次性往来单位适用于只发生单一业务的情况，对于经常发生业务的往来单位不能使用。同时，对每个一次性单位要建立台账，并在月末进行综合分析、清账，避免造成一次性单位业务很多账目不清晰。
　　2.主数据管理员要对往来主数据的真实性、有效性负责，尤其对于往来单位属性、统驭科目和贸易伙伴一定要保证正确，因为主数据直接关系到报表取数。
　　四、加强对未清项账龄的分析
　　ERP系统提供了对未清往来款项的到期日的查询功能，可以随时对客户未清项进行账龄分析。同时，必须做到往来科目入账时“到期日”输入准确，这样才能够取出正确的账龄。
　　财务人员要通过对账龄的分析，及时发现即将逾期的应收款项，督促业务部门清收。同时，要对应收款进行详细地分析，包括客户名称、欠款金额、欠款性质、到期日、逾期时间、责任人及催收结果，并及时上报上级领导，以便于决策层决定具体的清收方式，减少坏账损失发生的可能性。