浅析中小粮库的内控管理

摘要：内控管理薄弱是现行中小粮库的普遍现象，建立健全完善的内部控制制度并使之有效运行。无论从机构设置、人员配备、能力素质、还是成本效益上考虑都很难做到，必须从经营、财务、资产管理、安全等方面的风险控制与防范，有效提高企业管理水平，提升核心竞争力，增收节支、改善经营、创造更好的经济效益和社会效益。从业务流程层面加强管理，改善流程管理以实现内控的有效运行，实现内部控制目的。
　　关键词：中小粮库；内控管理；内控制度

　　员工少、规模小、职能部门设置简单、内控管理薄弱是现行中小粮库普遍现象，对于中小粮库来说，建立健全完善的内部控制制度并使之有效运行，无论从机构设置、人员配备、能力素质、还是成本效益上考虑都很难做到，必然影响舞弊、经营、财务、资产管理、安全等方面的风险控制与防范。从而影响企业有效提高管理水平，提升核心竞争力，增收节支、改善经营、创造更好的经济效益和社会效益。从业务流程层面加强管理，改善流程管理以实现内控的有效运行，实现内部控制目的，实践表明是简单易行、行之有效。
　　
　　1　中小粮库的特点及主营业务
　　
　　中小粮库员工人数正常在30人以内，正副主任2～4人，设置的职能部门主要为保管、业务、财务等科室，主任及各部门负责人多是一人多职，一人多岗；主要业务：一是确保完成各级储备粮计划，二是自主经营粮食。收购、仓储、保管、销售，是粮库经营的主营业务范围；现金流在收购、销售时集中且短时间流量大，收购时大部份是现金结算；机械流动性小、集中使用、部份机械季节性使用，闲置时间长；药品挥发性强，粮食保管工作要求的特殊性等都对经营管理提出特殊要求，这就要求在管理上必须提出针对性的管理与控制方法，以实现更好的经营与控制目标。
　　
　　2　流程设计及实施要点
　　
　　　①梳理主要业务流程，针对重点控制环节，制定流程规范。
　　粮食收购(调拨入库)方面，主要流程为：稳定粮源、验质、计价、检斤、入库、付款，在收购入库过程中，针对近年来粮源竞争激烈，粮食收购工作的特殊性等，我们采取：粮源控制前置。利用收购季节，对农村个体粮食经纪人、售粮大户进行登记，建立客户档案，只要收购价格、质量要求等市场行情有变化，业务科必须提前通知客户，做好必要的服务工作；与经纪人签订协议书，对售粮达到约定数量的客户给与一次性奖励等办法，稳定了粮源，保证收购数量和质量；“验质、计价开单，一单到底”的管理办法，即化验员对粮食进行化验后，由计价员按收购入库计划价格，依质作价，作价后的单据在计量员检斤、仓库接收人员对入库粮食复检无异议、开票员开票、付款员经独立复核后付款，这过程中，所有流程作业人员在一张单据签字，力求达到控制目标的前题下简化手续，同时尽可能的避免了因多岗位开单出票增加的工作量及可能产生的差错，也便于下一岗位对上一岗位工作的监督复核；对入库的粮食每天进行通仓化验，比质比价，分管负责人抽查复核当天开出的票据，一旦发现问题，及时处理；定期评价收购入库情况和各流程的工作，适时调整收购价格、质量要求等收购政策，做到政策执行到位，保证储备、经营计划实现。粮食保管方面：安全作为保管日常工作的重中之重，在药品领用存、薰蒸用药、存粮保管每一个方面，始终将安全放在第一位，充分利用好电脑测温、机械通风等现代化仓储条件，以防为主，防治结合，入库后及时治虫，过程中防虫，避免感染，控制仓温、粮温，严格查粮制度、发现问题及时处理，确保存粮安全，达到“一符四无”粮仓标准；未经正常的销售出库程序，任何人不得私自动用库存粮食。
　　资产管理方面：建立授权采购制度，大宗资产报主管部门批准或实行集体决策；使用过程中，按制度实施过程控制，突出二个重点，一是针对货币性资产收付集中且收购现金支出量大的特点，制定保障货币性资产安全的控制措施，在货币资金管理方面，严格按现金结算范围及银行结算管理办法要求结算款项，银行印鉴分开保管、重要，票据登记销号管理、取存现金专车接送且不得少于二人、不留大额现金过夜、定期盘点等措施，确保货币性资产安全。二是为保证资产安有资产登记台账，建立固定资产管理卡，严格按资产管理制度使用、出借、处置资产。针对输送机等季节性使用且使用强度短期大的资产，每季结束后，要求资产管理人员，用高压水枪清洗、保养后入库保管并进行定期维护，一律不得外借。