对数字化档案馆的初步研究

目前档案数字化标准不够完善，对于数字档案资源的归档范围、元数据标识、描述、存储、查询、交换、管理、检索、利用、真实性鉴定、安全等标准规范，应加快推动其出台与执行。结合数字档案的特点，制定相应的管理规章制度。
        3.2 数字信息资源的建设  一方面通过网络直接归档。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过登录系统登录，登录系统调用身份鉴别技术核对身份，确认正确后同意接收。经采集系统接收文件目录和全文，再经检查系统检查确认正确后发送消息给归档单位，将目录与全文分别导入至目录数据库和文件存储系统保存。由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。另一方面通过移交电子文件载体的形式归档。这种归档方式必须有移交凭证，每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记，用于确认电子文件的完整性和原始性，电子文件登记表应与电子文件同时保存。如果对其内容进行更改，还需要有更改通知单。更改通知单上生产单位、计算机系统、软件名称、盘带规格、更换原因、更换内容、更换人及批准人的详细项目，都需要受到严格的电子文件管理制度的制约。此外，在管理中建立必要的备份，防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。
        电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定某些鉴定文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
        对电子文件的著录也是信息资源建设的重要内容。通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景以及文件系统的信息，才能准确描述电子文件的形成过程和成果。就著录内容而言，涉及文件形成过程中的各个要素，包括文件形成背景、内容和结构，而且著录的重点也从文件内容转移到文件的形成背景上。
        3.3 档案信息安全的保障  作为历史和重要信息的忠实记录，档案更应该得到完善的保护。根据国家相关标准的规定，带有归档标识的电子文件集中后，制成归档数据集，拷贝至耐久性载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时复制第3套异地保存。有条件的还可以用专用备份服务器作为保障。
        3.4 基础设施的建设  网络中的硬件技术之一是必需有足够的带宽，以便实现多网互连、高速互访，实现跨平台、跨系统的互相转换和链接。此外建立数字化档案馆还需配备服务器、光盘镜像服务器、交换机、缩微胶片数字化设备、视频音频信息采集设备、数码摄像机、数码照相机、计算机、扫描仪以及相关的编辑、喷绘、光盘刻录等设备。这一切都是企业数字化档案馆建设的有利基础。
        随着档案信息化建设步伐的不断推进和企业档案工作的深入发展，为了进一步提高企业档案管理水平，数字化档案馆的建设势在必行。企业档案管理部门应抓住机遇，克服困难，努力工作，积极创造条件建立企业档案数据库，为数字化档案馆建设打下坚实基础。同时坚持科学、规范、实用、可靠的原则，力求减少失误，提高建库效率，以取得更好的成果。
参考文献：
[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].