国有档案资源整合机制与形式

　　二、探索并采用有效的整合形式
　　
　　机制能否有效发挥作用，落脚点还在于资源整合形式是否科学、是否符合实际。为了做好资源整合工作，档案部门更重要的是要探索并总结在以产权分享为基础的国有档案资源整合机制下资源整合的科学、合理、有效形式。
　　1、单纯对档案信息资源进行重新配置的整合形式。适用于四种情况：
　　第一，只具有第一价值但是社会利用价值较大的档案信息。包括了相当一部分民生档案信息，表现形式为分散保管在各形成单位的定期保管的专业档案。根据档案发挥作用的时效性，这些档案的利用价值具有一定的时限：它们只在某一段时间内有查考作用，甚至利用率相当高，而随着时间的推移，这些档案的作用逐渐减小。以至消失。即这些档案只有现行效用、第一价值，没有历史效用、第二价值。这部分档案实体一般保存在基层档案机构，没有必要集中到国家档案馆，但是社会对其现实查考的需求很大。
　　第二，参考价值较大，凭证价值相对较小的档案信息，如某些科技档案信息。这部分档案也是分散保存于各基层档案机构，实体集中难度大、必要性相对较小。这方面成功范例有已经运行多年、发挥了较大作用的农科档案信息网。
　　第三，实施动态管理的档案，如房地产档案、职工档案等。这部分档案保存于各部门档案馆或专门档案室，需要经常性适时更新，实体集中到国家档案馆会造成管理上的不便。
　　上述三类档案只适合实行信息整合，不适合实体整合，否则不但会造成管理的不便，而且可能会侵犯档案形成部门的利益，但是为了方便社会利用，需要档案行政管理部门(综合档案馆)将分散保存于各部门的社会利用价值大的信息，通过系统整合，向社会公众提供利用。
　　第四，国家专业档案馆和某些部门保存的专业性较强的档案资源。档案行政管理部门可以加强监管力度，并通过建立有关信息利用平台，在不侵犯专业档案馆和有关部门权益的条件下，将可公开的信息进行整合，实行互联互通，向社会提供利用。
　　2、信息在前、实体在后的整合形式。包括两种情况：
　　第一，未到移交进馆期限但某些信息可公开的永久类档案资源。可以征得形成部门的同意，采用先报送有关数据信息如目录、电子文档等形式，将部分信息进行整合向社会提供利用，到达移交期限后，再将实体接收进馆整合提供利用。
　　第二，已经接收进馆但是没有到开放期限的档案。可以根据档案发挥作用的机密性递减律和社会性递增律，结合实际情况进行鉴定，将其中可以公开利用的内容进行科学有序地整合，向社会提供利用。比如某档案馆将本馆收藏档案中有关解决边界纠纷的档案资料进行整合，编制本地区边界纠纷档案专题材料，提供社会开放利用，而对查阅档案实体进行限制性利用，发挥了很好作用。
　　3、信息与实体同时整合形式。主要适用于法律凭证作用较大而参考作用相对较小的档案资源。具体来说，凡是涉及国家利益、公共利益和公民人身财产合法权益，作为法律关系证明的档案，分散化的保管不利于社会公众的利用及权利维护，必须强调实体资源的整合，逐步向档案馆集聚。某地国家综合档案馆利用本馆知青档案建立知青档案数据库，将实体与信息同时向社会开放利用就属于这种形式。
　　4、先实体后信息的整合形式。适用于机密性较强以及涉及个人隐私和知识产权的档案。只将到期档案实体整合，将其接收进馆，但是信息暂不向外提供利用。这种形式不是真正意义上的整合，只能算是一种准整合形式。
　　5、混合式。根据实际情况，灵活运用上述四种形式，以达到最佳效果。