档案利用权利的限度及其科学控制

　　2、形成对档案利用权利科学控制的基本机制
　　正如前文分析的一样,档案利用权利是有限度的,对档案利用权利的限度必须进行科学的分析和控制。对档案利用权利的科学控制可以分为两个层面:一是对档案合理利用行为进行合法化确认;二是从源头上设计档案开放与公布权行使机制。
　　对档案合理利用行为进行合法化确认是在对档案利用行为进行合理化程度分析的基础上,通过法律法规对这些合理利用行为进行认可的过程,它影响和决定着档案利用权利本身的内容及其可能实现的广度和深度。由于档案利用过程中不同信息权利之间矛盾冲突的普遍存在(例如档案控制权与获取权的冲突、档案开放权与保密权的冲突等),这就决定了档案利用应是合理和合法的利用,并且合理的档案利用行为也应得到有关法律法规的确认,例如档案利用行为必须遵守著作权相关法律法规的规定。
　　如果仅就档案利用权利本身设计档案利用控制机制那么便是一种片面思维。这是由于档案利用是对已开放档案和未开放档案的利用,档案利用权利的实现在很大程度上受制于档案开放程度。因此,要建立和完善档案开放审查机制。笔者认为,在档案开放审查机制中起决定作用的是档案开放审查与决定主体的政策执行意识、能力与水平。从开放档案信息的义务与责任、对档案信息的理解力等方面看,档案开放审查和决定主体不仅包括国家档案馆,还应包括所有政府信息公开的义务主体。只要是政府信息公开义务主体依法开放与公布的档案,任何享有政治权利的公民、法人或组织无论出于公务或私人目的均可对其进行利用。
　　3、制定未开放档案申请利用的科学程序
　　档案利用权利指向的客体对象既包括对已开放档案的利用,也包括对未开放档案的利用。《档案法》第二十条明确规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要,可以按照有关规定,利用档案馆未开放的档案”。而且,该条款同时明确,“利用未开放档案的办法,由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定”。但从具体实践看,现阶段我国利用未开放档案的办法始终没有出台,档案利用工作的着力点集中在已开放档案利用上,而相对忽视了未开放档案的利用工作,这无疑在一定程度上已经影响了公民档案利用权利的实现。针对公众档案信息个性化需要不断增多、公民档案利用权利实现的要求和进一步提高综合档案馆管理绩效的客观形势,综合档案馆和有关档案机构均应适时启动未开放档案的申请利用。从保障未开放档案申请利用的程序合法要求看,综合档案馆和有关档案机构可以参照《政府信息公开条例》中关于信息申请公开的规定执行。从政策衔接要求看,对处于不同运动阶段的文件信息适用相同的依申请公开程序既是合理的也是合法的。可喜的是,这种针对未开放档案申请利用的有关规定或办法已经在我国一些地方性档案立法中开始出现。2008年修订的《上海市国家综合档案馆档案利用和公布办法》在第八条就详细规定了公民和组织利用档案馆未开放档案的程序办法,这极大地保障了公民和组织的档案利用权利。
　　4、开发具有保障档案利用权利实现的文件管理系统
　　档案利用权利的实现依赖于数字档案馆或电子文件管理系统的功能完备。由于电子文件数量不断增长和种类日趋复杂,因此,开发建设功能完备的数字档案馆与电子文件管理系统就成为文件与档案利用权利实现的基本保证。从国际范围看,一些国家的数字档案馆或电子文件管理系统项目均将保障利用作为其建设的重要目标之一。美国国家档案文件管理局(NARA)建设电子文件档案馆(ERA)系统的重要目标之一就是要保障具有合法权利的政府部门及公众不管在何时何地都能利用文件与档案。突出“在线利用”的文件管理系统功能(而不仅是保管或备份功能)设计对推进有关主体档案利用权利的实现将产生重要的保障作用。
　　
　　注释:
　　①戴志强:《我国政府信息公开与综合档案馆的自我调适》,www.archives.sh.cn/docs/200902/d_265004.html,检索时间2009-2-12。