如何发挥公文管理在国科图综合协调中的作用

　　三、充分发挥公文管理在国科图综合协调中的作用
　　
　　公文管理作为国科图管理服务、综合协调中重要一环,对于保持日常行政运转、维护正常生产生活秩序、推动各项业务管理工作发展具有重要意义。为进一步做好公文管理工作,特提出以下建议:
　　第一,根据公文本身政策性、政令性强的特点,充分发挥其导向和促进作用。
　　 公文是一种规范性文书,具有法律性、指导性、政令性强的特点。在国科图管理实践中,应该充分发挥其导向和促进作用。为此,一方面要做好上级下发文件的传阅流转工作,具有普遍指导意义的政策性文件应扫描在馆务平台公布,其他重要文件根据领导批示有选择地予以公布,最大限度地促使文件公开,保障广大职工的知情权和参与权。同时严格督促文件办理,切实做到政令畅通、令行禁止;另一方面要进一步规范和发挥发文在全馆各项业务及管理工作中的综合协调作用,要充分保证其严肃性、权威性、正确性和规范性,使各部门职工在心悦诚服中自觉予以贯彻和执行。
　　第二,健全完善制度,建立长效机制,促进公文管理一体化进程。
　　公文管理是一项日常性、规范性、法律性很强的工作,切忌随意性、任意性,必须进一步健全完善各项管理制度,建立长效机制,保持长期效果。目前应在已形成的收文登记制度、文件传阅跟踪制度、文件转递制度、文件转递清单、文件督办制度、文件发文登记制度等基础上,进一步加强落实执行力度,确保运转流畅、有序。下一步应着力完善公文一体化管理方面制度,特别是适应ARP一体化、电子化要求,根据《中科院电子公文管理办法》,制定《国科图电子公文管理办法》,并完善配套办法,加强一体化管理的各项细节落实,为全馆综合协调提供有效的服务。
　　第三,实行纸质文件与电子文件双轨制,妥善处理二者关系,确保电子文件藏体的安全使用。
　　随着现代化管理手段的不断应用以及电子公文的发展,对公文工作也提出了新的挑战。电子文件在带来便捷、节约优势的同时,也伴随载体和信息技术的不稳定性以及电子文件的易修改性和不安全性等缺陷,因此在文件管理上应实行双轨制,对文件的收集、整理、归档和开放利用实行纸质文件和电子文件同步进行,既存纸质件,也存电子件,确保文件管理安全。对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。同时将重要的电子文件制成光盘拷贝存档,以确保数据的安全。另外对于涉密文件,要严格按照“上网不保密、保密不上网”的要求,对秘密文件作区别管理。
　　第四,按照院办公厅统一部署要求,全面推进电子公文发展。
　　国科图地域及体制机制特点决定了公文电子化管理的亟需性和可行性,事实上我们已经在这方面作了大量卓有成效的工作。下一步,应按照全院二期ARP公文的统一部署推进全馆公文电子化管理一体化进程。着力做好以下几方面工作:一是尽快建立完善制度,要根据《中科院电子公文管理办法》制定相应的全馆管理办法,抓好相关配套制度和办法的建立,推动制度建设;二是强化制度执行、落实完善具体细节,抓好衔接配套。在ARP试运行过程中,要注意发现问题、注重沟通、保障畅通,在实现正常运转的前提下,进一步推进和完善。三是加强宣传教育和培训工作。公文ARP运作是一项全新的工作,其有效运转有赖于全馆职工的支持,特别是馆领导的重视和参与。公文相当程度上是领导的参与度强,因此要大力开展对领导的宣讲力度,帮助领导学会使用、善于使用、喜欢使用;同时通过举办培训班、发放小册子等形式开展对全体员工的培训,使他们能熟悉、熟练地使用。
　　第五,创新方法和手段,通过各种措施推进公文管理一体化进程。
　　随着国科图各项业务管理改革的深化,给公文管理也带来新的挑战。这就需要我们不断创新管理方法和手段,不断拓展公文发展领域,在公文传阅、办理中除继续综合使用好传真、扫描、电子邮件、电话、电子文件等形式和手段外,要适用电子化发展要求,着重使用好网络、邮件、短消息等媒介,健全制度、培养习惯、提高能力,使公文管理更加畅通、有效、简洁,保障全馆业务的发展进步。
　　
　　参考文献:
　　1、周永军:《电子公文管理初探》,《农业图书情报学刊》,2004年第8期。
　　2、孟宪宇等:《办公自动化系统中公文管理的实现》,《辽宁工学院学报》,2004年第3期。
　　3、《国科图管理工作研讨会资料汇编》,2007年5月。