单位庆典活动对档案工作的启示

　　档案员们不负重望,虽然基础性工作量大,责任重,但他们乐在其中,积极参与。由于档案工作的特殊性,决定了档案工作者平日始终处在默默无闻、甘愿奉献的工作状态,而建院五十周年庆典活动,为基层档案工作者搭建了展示自我的舞台。档案员的才能、工作积极性得到了充分发挥,服务意识和工作效率普遍加强和提高。他们热情接待利用者,配合各研究课题及各部门查阅档案资料,帮他们排忧解难;有些档案员主动提供、撰写多种档案编研材料,为全院系统编辑院庆资料提供有效利用;还有的档案员,利用手中保管的档案材料,撰写了近一万字的纪念回顾单位五十周年历程的文章。各单位档案员之间主动进行业务交流,相互学习,介绍各自工作经验及做法,能为本单位五十年庆典工作出把力,档案员们倍感欣慰和自豪。
　　对广大科技人员来说,他们通过参与编写课题及研究室科研大事记、科研成果及论文统计等汇总材料,以及提供画册文字及照片等具体工作,需要查阅大量档案素材,他们在查阅档案、拷贝复制、完成工作任务的同时,也强烈感叹到档案如此重要,对他们的启发、影响都很大,实实在在地为他们强化档案意识上了生动的一课。
　　
　　启示四:庆典活动,实际上是对单位档案工作的一次大检阅
　　
　　市农科院档案管理工作实行两级管理制度,即:院各处室的档案由院主管档案部门统一管理,而下属的14个专业研究所(或中心)的档案工作由各单位自行管理,院档案部门发挥指导、监督的职能。
　　此次院庆筹备工作,布置的任务非常细致,基层单位需要向院提供的材料很多,主要包括:成果汇编及简介、专家介绍、科研大事记、组织沿革、人才培养、各个时期科研经费使用情况、仪器设备状况、基础设施建设、论文专利、对外合作与交流、实物档案整理、老照片收集,新品种、新技术宣传展板素材以及提交庆典征文、网页专版等等。就基层单位而言,许多研究所(或中心)与院成立的时间相同,同时还要搞所庆,这每一条、每一件都需要查阅大量档案材料来证实、斟酌和提炼。查阅档案涉及到科研课题档案、科研管理档案,文书档案,基建档案、仪器设备档案,声像档案、实物档案,财会档案以及人事档案等等,对五、六十年代建院初期档案数量相对较少,个别数据概念不清的情况,还需要走访多名离退休老专家来核实,查阅档案范围之广、档案利用率之高为历年之最。
　　许多单位充分利用院庆、所庆这一有力契机,集中力量,组织人员对本单位档案工作的管理以及收集、积累过程中遇到的突出问题及时给予解决,对归档的材料重新进行了梳理,弥补和修正欠缺之处。庆典活动,不仅展示了农科院的风采,同时也强化了档案为现行工作服务的意识,是对各单位档案管理工作的一次大检阅,有效地推动了基层档案工作的开展。
　　
　　启示五:以庆典活动为契机,推动档案工作创新发展
　　
　　这次市农科院庆典活动举办得非常成功,建院五十周年一系列科技展示等活动,得到了科技部、农业部、市农办、市科委领导,以及兄弟科研院所、京郊区县、新闻媒体的高度关注和评价,取得了积极的宣传效果。同时,院庆活动对本单位档案工作起到了实实在在的推动作用,作为档案部门及档案人员应抓住这一有利时机,扩大成果及影响力,脚踏实地的做好日常档案管理工作的每一步,促进和推动档案工作的可持续发展。
　　能否有效提供档案利用,不是一句话那么简单,是需要档案人员下苦功才能实现的。这次院庆编研材料并不是档案员一人撰写的,是靠大家共同努力集体完成的,一些单位的档案员只是负责提供了档案素材,并没有参与具体编写工作。要使档案人员的地位有所提高,使领导长期关心支持档案工作,让广大科技人员积极配合档案工作的开展,档案人员自身必须加倍努力,不断充实和完善自己,刻苦钻研档案业务,特别是要注重档案编研工作,提高写作能力以及计算机应用水平。要主动承担一些与档案管理密切相关的工作,比如单位网站的设计、管理与维护工作,这样可以利用自身有利条件,根据需要随时更新网页,既为单位节省了开支,又方便了科技人员,起到了积极的宣传效果。所以说,有为才有位,对档案员个人来讲,现在各单位都在实行聘用制,档案员应尽快适应体制改革的要求,抓住机遇,敢于迎接挑战,积极主动大胆地工作,利用这次院庆对档案工作的推动作用和整体档案意识的提高,变被动为主动,为领导决策、科学管理、科学研究提供档案信息资源,更好地为各项现行工作服务。