论高校档案的社会化与社会服务功能

　　随着社会主义市场经济日臻完善和高校教育改革的不断深化,高校档案从法律和法规上纳入了国家、社会和学校管理范围,凸现高校档案工作的重要性和社会性。新时期高校档案工作只有拓展社会服务功能,实现社会化,才能得到快速发展。
　　
　　一、高校档案社会化服务的功能及其实现优势
　　
　　高校档案服务社会化,就是高校档案部门为满足社会各个领域对高校信息的日益增长需求,将隐藏静态的档案信息开发成系统的、有价值的动态的知识信息,为社会服务。
　　⒈当前高校档案的社会服务功能。高校档案有别于其他行业的档案,其自身的独特性,显示出其具有特定的工作范围和更大的利用价值。除社会记忆功能这一基本功能外,还具有这样一些功能:(1)文化记忆功能。随着人们对人文精神的日益关注以及社会发展对文化需求的增强,文化记忆功能将成为档案馆在新时期发展的又一亮点,它将在很大程度上增加档案服务的附加值。(2)决策参考功能。档案囊括了各个方面,是学校信息的重要载体,可以作为分析、比较和评价的依据,可以作为决策的直接论据来源,还可以作为预测未来的背景材料。(3)查证咨询的功能。查证接待是档案馆对外服务的重要内容,也是一项传统工作。(4)学术交流功能。档案的开放可以吸引众多的学者和研究人员到档案馆来利用档案,进行学术研究。档案馆将成为文化交流的窗口和纽带,这将提升档案馆的文化含量,提高档案馆的史料开发水平。(5)市场服务功能。市场经济条件下,社会对档案工作的服务需求日益增大,档案馆可以为社会提供档案整理、毕业生档案寄存、招生就业咨询、在校学生成绩查询等服务。(6)展览教育功能。档案展览是公布档案,展示历史,资政育人的重要方式,以其真实性、直观性感化着读者,是档案馆发挥社会教育作用的主要形式。档案馆可以结合学校的中心工作,通过对“立体档案”和“实物档案”重要资源的精心组合、巧妙设计,定期举办高规格、不同层面的档案展览,生动、真实地再现高校发展和艰苦创业的历程和所取得的成就,展示学校的精神风貌。
　　⒉高校档案服务社会化的主要优势。一是信息资源优势。高校档案与社会一般机构相比,具有得天独厚的优势。馆藏保存大量的具有很高价值的教学、科研档案信息,它汇集了优秀的科学文化成果。科技知识只有与科技人员和劳动者相结合才能转化为生产力。高校档案馆通过向社会提供科技档案信息服务,将大量的专业知识、科学技术传播给社会成员,供他们学习、实验、研究时参考借鉴。二是人才优势。高校档案馆普遍拥有一支高素质的人才队伍。他们大多具有中、高级专业技术职称或系统的档案专业知识的高学历人才;具有一定的科研能力和较强的信息收集、加工、处理能力。高素质的人才队伍是开发馆藏信息资源,开展社会化服务的重要保证。
　　
　　二、高校档案馆服务社会化的实现途径
　　
　　1.强化高校档案服务社会发展的意识和社会化服务理念。长期以来,高校档案馆的封闭式管理造成信息资源的巨大浪费,阻碍了自身的发展。在社会信息化的宏观背景下,高校档案人员要主动出击,开拓创新,突破旧观念、旧传统的束缚,打破围墙界限,树立开放观念,把馆藏信息资源看成是全民共同财富,为社会公众提供及时的档案信息服务。不仅要服务本单位的教学、科研等各项工作,更要关注社会经济建设的发展进程,寻找和发现高校档案工作满足社会需求的切入点和结合部,展示高校档案馆的作用。只有这样,才能改变传统档案馆在公众中的封闭形象,从而激发广大群众潜在的各种利用需求,达到充分发挥档案价值的目的。
　　⒉建设具有本馆特色的数据库。高校档案馆要进行社会化服务,必须根据学校的专业特点,有选择、有重点地建立齐全完整、内容丰富,能从不同层面反映学校历史全貌的特色馆藏。因此,要拓宽档案收集渠道,重点收集反映本校重大活动、重点建设项目和重大科研项目等各方面情况的原始材料。如教学档案、科研档案、名人档案、照片档案等等。同时,建设具有高校档案信息特色的各类数据库,如建立以社会各用人单位为服务对象的学籍档案数据库,用于鉴别学生毕业证、学位证的真伪;建立以在校生和毕业生为服务对象的学生成绩档案数据库,为毕业生求职、升学、留学等提供快捷方便的服务;建立以在校生为服务对象的学位论文专题数据库,为学生完成毕业设计服务;建立以高校科研项目应用者为服务对象的科研成果档案数据库,为科研成果转化提供针对性服务。这样,通过自身特色化建设,使馆藏信息资源更为丰富,为进行社会化服务提供信息保障。