试论档案目录与政务信息资源目录体系的关系

　　一、档案目录与政务信息资源
　　目录体系的内在联系
　　
　　档案目录是按照一定的次序编排而成的条目汇集,是档案管理、检索和报道的工具。①经过长期的实践和积累,档案机构根据丰富的馆藏和多样的档案利用需求,形成了管理型、检索型、报道型等多种类型、不同结构的档案目录。随着相关技术的发展,档案目录逐渐从以卡片式、书本式为主的手检目录发展为机读目录;进入电子文件时代,档案目录数据库成为了主流形式,实现并扩展了档案目录的各项功能。无论档案目录以何种形式存在和表现,其编目都是按照一定的著录项目、著录格式、著录符号、著录用文字等著录规则,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程,以及按照科学的规则和方法,把档案条目组成系统的档案二次信息系统的过程。
　　政务信息资源目录体系以国家统一的电子政务网络为基础,通过构建覆盖中央、省、市、县的多级政务信息资源目录体系技术总体构架,采用元数据对共享政务信息资源特征进行描述,形成统一规范的目录内容,通过对目录内容的有效组织和管理,形成部门间政务信息资源物理分散、逻辑集中的信息共享模式,提供政务信息资源的发现定位服务,支持全国范围内跨部门、跨地区的普遍信息共享,方便用户发现、定位和共享多种形态的政务信息资源,支持政府的经济调节、市场监管、社会管理和公共服务。^②
　　首先,档案目录和政务信息资源目录体系的目的和作用具有一致性。它们都是运用了目录控制的思想,将目录作为组织管理和检索利用信息资源的一种基本机制。它们都是通过在微观上著录、标引、规范控制和在宏观上利用选择、描述和检索控制等手段,实现对信息资源的整合、管理、发现与定位,协调和引导信息资源的流动和有效利用,以此解决信息组织、分类、存储、检索、定位、获取等问题。比较而言,政务信息资源目录体系更偏重于检索型目录,是通过建立信息库系统和目录内容服务系统,方便用户发现、定位所需的政务信息资源,促进信息资源的共享和利用;而档案目录是以档案管理为基础,根据档案目录类型的不同,相应地侧重于管理、检索和报道,或是几种用途的组合。
　　其次,档案目录和政务信息资源目录体系的编目内容具有内在的联系。据统计,目前各级政府部门的政务信息资源约为全社会信息资源总量的80%,其中约50%的政府信息在办理和使用完毕后作为档案存入档案保管部门,有的地区政府形成的档案甚至达到当地档案馆藏的绝大多数。如图1所示,在《政务信息资源目录体系》中,档案是政务信息资源的主要内容之一;而从档案资源的角度看,政务信息资源是馆(室)藏档案的重要组成部分。
　　
　　如果说文件与档案表示的是同一事物的不同运动阶段,那么政务信息资源与档案也相应的存在这种同一事物先后相连的内在联系。如图2所示,随着时间的推移,政务信息资源由现行利用,经归档过渡到档案室保管阶段,满足一定条件后移交至档案馆保管利用。我们可以姑且将政务信息资源与文件等同理解,只不过政务信息资源在载体形态、服务对象、管理及利用方式等方面与传统纸质文件有所不同。
　　政务信息资源归档后,在档案室保管阶段,为便于管理利用,也需按照有关标准形成室编目录;移交进馆的档案,还须由档案馆赋予档号等著录内容,作为管理、检索利用等的标识。我国档案目录早已有之,以档案馆编目录为主且相当成熟稳定。室编目录也属档案目录范畴,其编目对象亦可列入政务信息资源目录体系中。可以说这部分具有同源性的信息资源将档案目录和政务信息资源目录体系紧密地联系了起来。但我们目前通常所说的档案目录是指馆藏档案目录,我国于2007年正式发布的政务信息资源目录体系与之相对独立,因而政务信息资源目录体系与档案目录是对同一事物所处的不同时间阶段进行的独立编目。
　　
　　由于目前这两个目录之间并未建立起关联,那么,处于政务信息资源目录体系之下的应归档或已归档的信息资源,在进入档案馆保管阶段并经馆编目录加以管理和控制之后,不易再通过原利用体系独立对其进行查找利用;档案馆也不易通过目录控制的方式对应归档及尚未进馆档案进行前端控制和全程管理。
　　
　　二、档案目录与政务信息资源目录体系编目的比较
　　
　　正因为档案目录和政务信息资源目录体系之间内在的联系,且无论是档案目录还是政务信息资源目录体系,目录编制均为核心,由此对二者进行比较。
　　
　　(一)档案目录的著录项目与政务信息资源目录体系中核心元数据的比较
　　著录项目是档案目录的基本构成单元,是编制档案目录的基础和条件。元数据是描述政务信息资源特征的数据③,在政务信息资源目录的编目、建库、发布和查询中发挥着重要的作用。因此我们将《档案著录规则》(DA/T18—1999)规定的著录项目、《政务信息资源目录体系》核心元数据及《北京市综合档案馆目录数据库结构与数据交换格式》中部分数据库的著录项目进行比较。
　　1、《北京市综合档案馆目录数据库结构与数据交换格式》中的文书文件、案卷目录库的著录项目基本使用了《档案著录规则》中的著录项目,但省去了稿本与文种项、载体形态项、附注与编号项等著录项目中的内容,增加了开放状态、档案复制类型及编号等著录内容。案卷目录数据库和文书档案文件目录数据库同属管理型目录,但著录项目也因级次的不同而有差异。所以在编制档案目录时,著录项目的选定并非一成不变,而是要根据目录类型、级次、专题、分类方法等的不同加以选择。此外,无论是《档案著录规则》规定的著录项目,还是《北京市综合档案馆目录数据库结构与数据交换格式》中列出的字段名称,都是反映文件或案卷的内容和形式特征,而不包括相应的结构和背景信息。
　　2、档案著录项目与《政务信息资源目录体系》中核心元数据的关系:(1)交叉关系。如信息资源名称、信息资源摘要、信息资源提供方、信息资源发布日期、关键字等核心元数据与档案著录信息中的题名、责任者、提要、时间项、关键词等,可以通过技术等手段进行转化。(2)不是所有核心元数据都是档案著录信息源,如全宗号、目录号、案卷号、页(件)号、缩微号、载体类型、密级、保管期限、开放状态等明显体现档案专业特性的著录项目,无法从元数据中提取,需要人工进行编制。(3)有些核心元数据,如信息资源标识符、元数据标识符等可以在文件形成与管理过程中自动形成的元数据实体及元素,目前在档案目录中尚未体现;对信息资源分类的有关信息、在线资源链接地址、服务信息、元数据维护方等核心元数据的著录内容,也尚未列入档案目录的著录信息之中。
　　
　　(二)档案著录条目和政务信息资源核心元数据编排组织的比较
　　档案目录和政务信息资源目录体系共有的条目编排方法是按主题类别分类编目。我们就以此对二者进行分析比较。
　　档案分类标引时,应首先对档案文件进行周密地主题分析,确定文件、案卷所论述的事物中,哪些主题应予以标引,能为利用者提供检索途径,然后根据主题性质,到《中国档案分类法》中查找其所属的类目④,并准确地给予分类标识。政务信息资源的主题分类也是通过对主题分析的结果进行分类,再确定类目名称和类目编码。不同的是:
　　1、分类依据。档案主题分类主要依照《中国档案分类法》,政务信息资源分类主要依据《主题分类类目表》。
　　2、类目设置。《中国档案分类法》设置了19个基本大类,每一基本大类下再根据需要设置若干属类。而《主题分类类目表》则规定了21个一级类及133个二级类。