谈百年老院档案资料的海外征集

　　这些档案资料的获得,填补了青医附院建院初期历史的空白。在此基础上,院领导以及医护人员利用出国访问交流之便,又通过德国、日本两国民间团体、华侨华人、官方协助等方式,从海外收集到许多珍贵的照片、实物、文字资料及与医院有关的回忆记录等,在极大丰富医院档案馆藏的同时,也使青医附院《百年沧桑》这部院志得以完成,使得这所百年老院的发展脉络终于得以完整地呈现在世人面前。
　　随着对外交流的日益频繁和深入,档案的海外征集工作也取得突破性进展。2008年上半年,青医附院苗志敏院长带队去德国马尔市访问,在马尔市市立医院院方的帮助下,在德国市档案馆获得十几张十九世纪八十年代末期至九十年代期间医院始建时期院容院貌及周边环境的照片。这些照片不仅对青医附院来说意义重大,对青岛市来说,也是极为罕见、极为宝贵的照片资料。在日本,“青友会”的老人们通过自己的关系,又陆续挖掘到第一次日占时期的档案资料,转交到青医附院。有了这些海外补充的档案资料,青医附院把失去了半个多世纪的“记忆”都找回来了。
　　
　　三、百年老院档案资料海外征集途径的探索
　　
　　在我国,拥有为数不少的一批历史在100年以上的百年老院,因战争、保管等种种原因,建国前期的档案资料都存在不同程度上的缺失。青医附院成功开展的海外档案的征集工作,对这些百年老院来说,具有一定的借鉴意义。
　　1.海外征集工作应有专人负责。青医附院自1995年成立史志办以来,始终有专职人员负责档案收集、编研工作。其中一位叫初书田的工作人员,于1998年参与了建院100周年56万字的院志《百年沧桑》的编写,于2008年参与了建院110周年160万字的院志《跨越百年》的编写,对医院百年历史了然于胸。他和史志办公室的同事一起,提供了征集线索,划定了征集范围,拟定征集方案,确保了档案海外征集工作的有的放矢。
　　2.增强对外交流,拓展人脉关系。青医附院自上世纪九十年代以来,大力开展对外交流,医院有海外进修学习经历的工作人员上百人,并且医院积极与德国、美国、日本等各国建立医疗合作关系。在这样的背景下开展档案资料的海外征集工作,使征集工作变得更加容易——因为有海外人士的协助,征集渠道畅通得多,并且通过海外人士的人际关系网,往往会给收集工作带来令人惊喜的意外收获。
　　3.以重大活动为契机开展征集活动。医院的重大活动,比如庆典、医疗技术合作、外事访问交流等,在这些重大活动中,一般来说都会邀请重要嘉宾,并在活动中设置介绍医院、发放材料、参观交流等环节,这些隆重的场合都是发起档案征集活动的有效契机。对于被征集对象来说,一是能感受到医院对档案资料征集工作的重视,二是能意识到档案被充分开发利用后,更能充分体现其存在的价值,因此也更乐于配合相关征集工作。
　　4.做好海外征集档案资料的开发利用工作。在成功征集的基础上,应加大对海外征集档案资料的开发利用,加深对医院早期历史的研究,给群众提供了解医院历史的全新视角,比如出版画报、制作专题片、编写院志、举办海外征集档案成果展等活动,这样既可以展示征集工作的成果,也能有效激起相关人员的工作热情,实现档案资料征集工作的可持续发展。