《档案馆防治灾害工作指南》的编制及有关思考

　　摘要:本文介绍了《档案馆防治灾害工作指南》的编制背景、基本框架和主要内容,分析了在工作中应予重点关注的若干问题,并结合指南编制过程中的有关思考对防灾资源储备、现代都市防灾、核心档案特殊管理、质量管理机制引入等问题进行了探讨。
　　关键词:档案保护 防灾减灾 指南 核心档案 质量管理
　　
　　在近期召开的全国档案安全体系建设工作会议上,国家档案局把加强档案部门防灾减灾工作作为一项重要任务提了出来。杨冬权局长在讲话中明确指出,“要进一步唤起广大档案工作者对防灾减灾工作的高度关注,增强大家的防灾减灾意识,提高大家的防灾减灾能力”。关于推进该项工作实践展开的举措之一,杨局长指出,国家档案局组织编写、发布的《档案馆防治灾害工作指南》,是指导我国各级档案部门开展防灾减灾工作的重要参考材料,是档案工作者参加防灾、抗灾、救灾教育培训,提高档案人员安全能力的重要教材,希望大家今后加大对这个指南的学习宣传与贯彻执行。为了配合该指南的学习和宣贯,本文拟就指南的编制背景、基本框架和主要内容作一简要介绍,同时谈谈笔者在参与指南编制过程中对有关问题的一些初步思考。
　　
　　1.指南的编制背景及主要过程
　　
　　我国历来都很重视危机管理和防灾备灾的问题,所谓“有备无患”、“预则立,不预则废”、“未雨绸缪”、“不打无准备之仗”等等,都是阐述的同样的或相近的道理。而“临渴掘井”、“亡羊补牢”等则是另外一种态度,当然也可以说是对“未雨绸缪”某种程度或某个角度的补充。
　　著名的玛雅传说认为,我们的地球目前处在第五个太阳年。按照玛雅日历计算,人类历史将于公元2012年进入新纪元。而每一太阳年更迭时,总会发生一场巨大灾难。好莱坞根据这一传说拍摄了轰动一时的灾难片《2012》,描述了一个天塌地陷、末日来临的惊悚故事。
　　而这仅仅只是一个可怕的故事吗?事实上,自然力在造福人类的同时,对人类文明和人民生命财产的影响与破坏从来就没有停止过。远的不说,还保存在我们记忆中的重大灾难就有不少,如1976年7月28日爆发的唐山7.8级大地震造成24.2万人死亡;2004年底导致22.5万人死亡、10万儿童沦为孤儿的印度洋海啸,让人们在悲伤中进入新的一年;2005年8月发生的卡特里娜飓风,2008年5月相继发生的纳尔吉斯热带风暴和汶川大地震等,其巨大的破坏和造成的惊人损失,至今无法让人释怀。
　　重大灾难发生时,档案部门往往也难以避免地受到直接损毁或间接殃及。仅以汶川地震为例,这次自然灾害对当地及周边地区档案馆建筑造成的巨大破坏和对档案造成的严重损毁,可谓触目惊心。据统计,四川省内阿坝、绵阳、德阳、成都、广元、雅安等6个重灾区的国家综合档案馆馆藏档案425万余卷中,有61万多卷档案处于严重受损的危房之中,全省有43915平方米档案馆舍受到不同程度损坏。北川县档案馆在地震中完全坍塌,档案被泥石瓦砾掩埋,被雨水淹渍霉变。这次地震对档案馆造成的灾难性后果,给馆藏档案文献遗产的安全保管和有效利用形成严重威胁,造成极大困难。
　　正因为如此,危机管理和防灾备灾近年来已不再仅仅是一个学术研究课题,而已成为各国档案部门和相关国际组织高度关注和重视的现实问题和具体实践。国际蓝盾委员会自成立以来,始终致力于推进文化遗产领域防灾减灾和各类突发事件中文化遗产的保护。国际档案理事会1997年专门出版了《档案馆防灾减灾指南》。2006年,国际图联也出版了《灾害准备和规划简明手册》,都是对这一重大问题高度关注的具体体现。
　　国家档案局高度重视防灾减灾和突发事件中的档案保护工作。早在1997年,国家档案局技术部曾经组织了各种自然灾害及其对档案影响的系列课题的研究,主要包括地震、台风、泥石流、火灾、水灾等,分别由河北、浙江、湖南、四川等地档案部门承担。这些课题先后完成,取得了一批重要的理论和实践成果,对各级档案部门开展防灾减灾工作提供了有益的智力支持和技术保障。
　　近年来,面对自然灾害频发的总体态势,国家档案局每年在汛期之前都要发出关于做好汛期档案安全工作的通知,提醒并要求各级档案部门加强汛期的档案安全排查,这在一定程度上对于做好档案的保护,确保档案的安全起到了一定的作用。
　　但是,直到汶川地震发生前,国内还没有一个规范的标准或一部专门参考书目对我国较常发生的自然灾害进行梳理,并提出具体的防治意见,用于指导我国档案部门防灾减灾的工作实践。汶川地震发生后,国家档案局立即组织开展了一系列工作,包括制订出台抗震救灾中档案抢救和保护工作指导意见、派出工作组赴灾区调研和指导受损档案紧急处置、组织各省区市档案部门开展对口支援灾区恢复重建、批准组建专家组具体指导北川受损档案抢救工作,等等。与此同时,面对档案部门遭受的重大损失,出于受损档案紧急处置和档案部门灾后恢复重建工作的客观需要,更为了总结实践中得来的经验教训以提高各级档案部门的防灾备灾能力,国家档案局立即提出并组织有关人员着手研究编制《档案馆防治灾害工作指南》,以作为各地档案部门防灾备灾的重要参考资料。
　　课题组从我国频繁发生的、较为常见的自然灾害种类和对档案造成危害的实际出发,参考了国际上的相关经验和做法,在总结汶川地震档案工作恢复重建实践经验的基础上,从防灾备灾、应对灾害、灾后重建三个方面提出了我国档案馆在防治和应对灾害工作中的具体做法和要求。课题组成员以高度负责的精神进行了相关调研,查阅了大量的资料,多次召开座谈会,不断调整优化篇章结构,对各省区市报送的反馈意见进行认真研究、梳理和吸收,数易其稿,经过一年多时间的艰苦努力,于2009年底完成全部工作,正式与广大读者见面。这个指南的及时编制和发布实施,既得益于汶川地震中档案抢救修复相关经验教训的总结,也在后来指导相关灾害应对时档案紧急处置等实际工作中发挥了积极作用。
　　
　　2.指南的基本框架和主要内容
　　
　　《档案馆防治灾害工作指南》的主要内容包括三个部分:防灾备灾、紧急应对和灾后恢复重建。防灾备灾主要包括风险评估、应急预案、建筑考量、容灾备份等方面的内容,紧急应对主要涉及人员疏散、档案转移和紧急处置,恢复重建则包括损失评估、重建规划、馆舍重建、档案抢救、系统恢复等主要内容。这里仅就各部分中的几个相关问题作一点简要补充。
　　2.1风险评估、建筑布局和应急预案
　　(1)要高度重视并切实做好档案馆的安全风险评估。应对危机、化解风险,首先要能够充分意识到危机和风险的存在。风起于青萍之末。海恩法则充分阐述了“预则立,不预则废”的道理:每一起严重事故的背后,必然有29次轻微事故和300起未遂先兆以及1000起事故隐患。人们对导致事故发生的隐患、征兆往往容易忽略,甚至发现后没有引起足够的重视,这是导致意想不到的安全事故发生的重要原因。因此,对档案馆可能存在的安全风险进行系统的、规范的、科学的评估,及时查找各个环节可能存在的漏洞或隐患,有针对性地及时把各种漏洞或隐患消灭在萌芽状态,是确保档案实体安全和档案信息安全最根本的措施之一。我们应当及早研究和建立档案安全风险评估机制,研究制订档案安全风险评估指标体系及其实施方案,通过对档案安全状况开展风险评估,指导各单位立足于防患未然,采取更加具有针对性的安全防范措施,预防安全事故发生,并为处置安全事故提供科学依据。
　　(2)要慎重考虑档案馆舍总体建筑布局。档案馆舍是保管和保护档案最为重要的防线,是防止各种自然灾害对档案造成损毁的首要屏障。从汶川地震灾区档案馆受损评估情况来看,一是档案建筑倒塌的比例远远少于其他建筑,凡按档案馆建筑设计标准建造的档案建筑,无一倒塌,而只有程度不同的损坏。二是惟一倒塌的北川县档案馆,也是位于县政府办公楼的顶层,而不是按照《档案馆建筑设计规范》标准建造的独立建筑。三是就独立建造的综合档案馆而言,大都表现为办公楼在地震中成了危房,而档案库房因设计和建造标准相对较高,损坏明显较轻。因此,建造一幢质量好、符合规范的档案建筑,其意义非常厚重。这里给我们的另一个重要启示是,有必要尽量避免“头重脚轻”的馆舍建筑布局。事实上,我国目前档案馆库房在上、办公用房在下的垂直建筑格局并不少见。相反,库房在地下、办公和其他业务用房在地面的建筑布局在欧洲、日本则比较常见,其中的道理是显而易见的。头重脚轻的布局,不仅因为整体承重要求提高而导致建筑造价高,遇到重大灾难时更是在稳定性上大打折扣。这一点值得我们进一步反思和总结。