简析档案管理的电子化趋势

　　 [摘要]随着电子信息化社会的不断发展,现有的档案管理模式已不能适应当今社会的档案管理工作。档案管理电子化的优势已日益突显,成为了社会发展的必然趋势。
　　[关键词]档案管理 电子化 趋势
　　
　　档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料,是反映个人成长历史的凭证和依据,是人力资源管理与开发的重要依据。档案的缺档、断档、死档会给人员的变动、工资调整等人事管理带来诸多困难。档案管理工作在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着重要作用。
　　一、新时期档案管理电子化是社会进步、科技发展的必然趋势
　　办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在。这些档案信息可能来自不同的机读形式,要综合系统地提供有价值的档案信息,必须有一个“去粗取精,去伪存真”的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务。因此,档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势。
　　二、档案管理电子化的益处
　　所谓档案信息电子化,就是以档案资料为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有:
　　1.可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率。目前,大多数基层档案室对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费,使现代化设备不能尽其用。
　　2.缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。档案管理电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献。
　　3.档案管理电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,就扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高。
　　4.档案管理电子化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段,但档案事业要注意这方面发展动向,超前拿出对策,以便使档案管理工作适应这一客观形势的变化和要求。