浅谈加强企业人事档案管理的措施

摘要：随着我国经济的高速发展，我国企业人事制度改革的不断推进，企业人事档案的管理工作也逐渐成为社会的关注点之一。企业人事档案管理在企业发展中的积极作用为企业人事档案管理的改革指明了新的发展道路，本文从建立健全企业人事管理的制度出发，论述加强企业人事档案管理的建议和措施。
关键词：企业人事档案管理；企业；人事档案

        1  当前企业人事档案管理的实际情况
        1.1 企业人事材料的规格、尺寸千篇一律  充分利用人事材料的纸型，尽量不裁切而使用折叠的方法。裁切不慎极易使材料造成不可弥补的缺失，在实际工作中我们总结出，根据规定尺寸折叠其实是最好的办法，规整美观的折叠方式即充分保存了原材料不受损失，又便于展开利用，而且比裁切更节省时间。通常有横折、竖折、交叉折、梯形折等等，为了避免字体在折叠后的使用中受到磨损，折叠的右边缘应稍窄于案卷的规定尺寸。不必刻意追求整本案卷像“一刀切”。
        1.2 手工劳动强度大，计算机技术应用人事档案管理范围小  企业人事档案归档，对有企业人事档案管理工作来说是一项艰巨的任务，每年形成的工会会员表、工资台账、干部任免表、劳动合同等，收集、编号、归档，工作期限长，手工劳动强度大。目前计算机代替传统的手工操作已逐步成为现实。在使用企业人力资源管理系统的过程中，要想方设法，充分发挥现有数据库的强大作用，只要在初期做好表格设计和相应数据的录入，后期就能实现批量材料自动编号、顺号，一劳永逸。除了目前已经实行中组部要求的档案目录采用计算机管理外，部分人事材料的形成、归档也即将能实现计算机管理，使档案管理人员从繁琐低效的手工劳动中解放出来。
        1.3 人事档案信息的不开放  我国政治民主化进程的加快，人们知情权意识也在不断提高，人事档案向本人有条件开放已经成为社会发展趋势。人事档案是人生经历的真实记录，属于员工个人的资料，员工有权知悉了解。2000年企业建立了人力资源信息系统，与公司所属单位共享信息资源，组织全体员工统一填写履历表，对员工所填内容与原有数据库信息进行核对，学历、经历、职称、工龄等不符的通知员工提供依据性材料归档，更正数据库信息，使员工第一次对档案情况有了一定的知情权，这种做法保护了员工的切身利益，也使数据库的信息更加准确。
        2  人事档案对企业未来发展的作用
        现代人力资源管理是以人为中心来设计的，其宗旨是“以人为本”。人是关键要素，首先要服务好人，才能做好管理工作。“以人为本”是指管理的出发点和归宿点都是“人”，承认人是一种资源，一种特殊的和重要的资源，而且在现代市场经济和竞争中是决定性的资源。通过开发人的潜能使之发挥到最大限度，调动人的积极性、创造性，这一理念将会贯穿人力资源开发的整个过程。而加强企业人事档案的管理工作，恰恰是将静止的人事档案变换为动态的激励手段，让员工能够感受到组织对他的关注、关心和承认。
        作为人才信息缩影的人事档案，是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合反映。若对人事档案重视，能认真研究，注重科学管理，可以较全面地、历史地再现各类人才的面貌、特点以及专长，作为考察和了解人才的重要依据；有助于企业根据每个人才的不同特点，合理的使用人才；有助于从人事档案中探索人才成长规律，更好的发现、培养和使用人才，开发人才资源，以适应企业发展对人才的广泛需求；可以及时地为企业和部门推荐优秀人才，调动各类人才的积极性和创造性，使各种人才扬长避短，充分在企业发展建设中发挥聪明才智，贡献自己的力量。