现行电子文件中心建设探讨

　　四、现行电子文件中心文件的最终处置
　　
　　1、现行电子文件中心文件的最终处置方法
　　目前，现行电子文件中心文件的处置方法主要有两种：一是向各单位上传电子档案。如常州市和张家港市电子文件中心并不长期保存收集到的电子文件，而是向各立档单位提供上传每年所形成的电子档案；二是向档案馆上传电子档案。如天津开发区电子文件处理中心的做法是向数字档案馆迁移需归档保存的电子文件。二者共同之处是其上传的都是具有归档保存价值的电子文件。
　　2、相关问题及建议
　　对现行电子文件中心具有保存价值的电子文件进行归档，一定程度上可以有效地防止这部分文件的流失，使其得到更好的保护和管理。另外，可以为不断收集进来的电子文件腾出更大的存储空间，集中力量做好现行电子文件的信息共享和利用工作。但是，有些问题值得我们加以关注。
　　(1)电子文件中心向各单位上传电子档案，会导致重复工作。
　　目前，我国现行电子文件中心的建设主体是同级档案局(馆)，其日常工作都由档案局(馆)负责，向各单位上传电子档案意味着这些电子档案要从档案局(馆)的管理下流向档案室的管理，而我国档案室需要定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交，这就极易导致同份电子文件会从档案馆管理下转到档案室的管理然后再次转到档案馆管理。工作的重复，不仅会导致人力、物力、财力的浪费，而且每增加一次文件迁移，电子文件发生信息损失的风险就越大。所以，笔者认为电子文件中心可以把具有永久保存价值的档案直接上传到档案馆电子档案管理系统中，直辖市(州、盟)同时需把长期保存价值的电子档案进行移交，而具有短期保存价值的档案则上传到报送单位，如果报送单位先前已保存了这些电子文件，则不需要上传，可以与报送单位进行协商。这样做不仅能使需归档的电子文件及时得到归档，而且可以避免重复劳动，节省人力物力，同时减少文件迁移过程中的风险。
　　(2)电子文件中心的归档工作，不应该由档案馆来做。
　　各电子文件中心对文件的处置来看，不管其是上传到档案馆，还是上传到档案室，其所外传的文件都是具有保存价值、需要归档的文件。所以，档案馆承担了现行电子文件的归档工作。而我国《机关档案工作条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》等文件均规定了归档是文书部门的责任。另外，由于档案馆工作人员对各单位文件并不熟悉，即使由档案馆工作人员负责，其归档工作也不一定能做好。相反，由于各立档单位文书部门或文件工作人员熟悉本单位文件工作，由他们来做能起到事半功倍的作用。所以，电子文件中心的主体虽是档案局(馆)，但其归档工作不应由档案馆来做，而应由各立档单位来做。建议可以与各单位进行协商，让其调用专门人员对这些保存在电子文件中心的文件进行鉴定归档。
　　
　　五、现行电子文件中心发展展望中应注意的问题
　　
　　现行电子文件中心经过七年的探索，其建设已达到一定规模并取得了相当的成绩。于是，在其发展展望中，便有人提出在现行文件共享和利用服务的基础上向归档中心、备份中心发展，但是我们必须认识到以下问题：
　　1、将现行电子文件中心作为在线归档的统一通道，将会导致一部分原本应该归档的文件的流失。因为这些信息从广度上来看，并不是每个单位产生的全部文件，如非政府立档单位的文件、非程式性的文件、失去执行效力的文件等均可能排除在现行电子文件中心的采集范围内；从深度上来看，现行电子文件并不一定都是归档文件，电子文件中心收集到的文件，确切地说是“部分归档文件”。
　　2、现行电子文件中心向备份中心发展，首先在技术上不可行。电子政务的备份中心，除了需要可靠的软硬件配置外，在数据的安全保障和恢复技术方面都有相当高的要求，这些都不是档案部门的强项。其次在行政架构上，政府一般不可能将电子政务备份中心设置在档案部门而会责成信息主管部门来建设和维护。另外，政务网上的每个单位为了保证在电子政务环境下工作运转正常，都会有自己的一套存储设备用于保存电子文件，政府也不可能有了电子文件中心的备份就放弃对电子政务数据的备份。因此，如果把电子文件中心建设成备份型，就必然会导致重复建设和资源浪费。