股东会会议决议形成制度（上）
关键词: 股东会会议/股东会会议决议/形成制度
内容提要: 股东会依照会议议事规则，将众多个体股东的独立意思转换成为公司意思,形成股东会会议决议。会议决议是针对决议事项形成的、内容确定的公司意思，它有别于会议记录。会议记录应当客观反映股东会会议的全过程，它应当详细记载股东在股东会会议上发表的各种意见，还要记载会议形成的各项决议。会议决议的形成，要经过会议召集和会议表决两个程序。会议决议在作成时，即产生形式拘束力。但是，会议决议只有送达董事和股东以后，才对董事、股东乃至公司产生实质拘束力。未经送达的会议决议，不产生实质约束力。
公司是拟制的法律主体，唯经股东会依照法定程序作成会议决议[1]，才能将众多个体股东的独立意思转换为会议决议，拟制成为公司意思。股东会决议的作成或公司意思的拟制，必须符合法律和公司章程规定的召集、表决和送达程序。如果股东会会议在召集、表决或送达等方面违反法律或公司章程规定，股东有权申请撤销该会议决议。在股东会会议决议之法定程序方面，我国公司法规定比较原则，重要规则有所缺失，程序设计相对粗糙。这种状况限制了股东会职权的有效发挥，放大了董事会的自主决定权，诱发了有关会议决议的多种争议，影响了公司的有效运行。本文从公司法理论和实践出发，梳理我国股东会决议形成制度的主要内容，分析股东会决议制度存在的缺陷，提出完善股东会会议制度的建议。
一、股东会会议决议的含义
会议决议是重要的公司法律文件，也是公司意思的常见方式。我国公司法多个条款提及会议决议，却没有给出清晰解释。笔者认为，会议决议是股东会会议到会股东针对召集人提出的会议议案，按照既定议事规则和多数决定原则，投票形成或决定的公司意思。会议决议应当记载会议表决通过的事项，也可以记载决议通过的表决权比例以及未通过的会议议案。
（一）肯定性决议与否定性决议
会议决议可分为肯定性决议和否定性决议。肯定性决议是股东会会议表决做出的、通过某项会议议案的决议。股东会会议未通过的议案，在性质上相当于形成了否定性决议。因此，否定性决议是指股东会会议到会股东投票做出的、不通过某项议案的决议。在理论上，会议决议应当记载股东会会议通过和未通过的事项，在实践中，多数会议决议只记载决议通过的事项。基于这种实务操作习惯，多数学者只关注肯定性决议，却忽视了否定性决议的存在。
公司法没有严格区分肯定性和否定性决议，也没有列明两者的不同后果。由此带来了这样的实务问题：在股东会会议否决某项议案后，召集权人可否就内容相同或相似的事项，在较短期限内反复召集股东会会议？笔者认为，董事会、监事会和少数派股东依法享有的召集权，自然应当受到保护。然而，召集股东会会议必然增加公司成本，如果股东自费出席会议，还将增加股东成本。召集权人为了通过自己坚持的提案或议案，利用法律规定的会议召集权，在较短期限内反复召集股东会会议，这是不应鼓励的做法。针对此种情况，我国公司法应当增加规范否决性决议的特别条款，规定召集权人在议案被否决后的一定期限内，不得再度召集股东会会议，审议内容相同或相似的议案；还应鼓励公司制定股东会议事规则，设立专门的议案审议机构，进行提案适当性的审查。
（二）会议决议与会议记录
我国公司法采用会议决议和会议记录的两个术语，在法条上却更重视会议记录及其签字和保存。我国公司法规定，有限责任公司股东会的到会股东应签署会议记录，股份有限公司股东会会议的主持人和董事应签署会议记录，还规定股东有权查询股东会会议记录[2]。相反，公司法既没有规定会议决议的含义，也没有规定会议决议的签署和保存。会议记录在法条上的地位远高于会议决议。在实践中，多数公司却只制作会议决议，少数公司同时制作了会议记录和会议决议，从公司实务来看，公司决议的地位却远高于会议记录。
公司既可制作单独的会议决议，也可在会议记录中记载会议决议的事项。前者是以“股东会决议”命名的决议，简称为“会议决议”。后者系以会议记录方式记载的会议决议，我国公司法称其为“会议记录”。会议记录和会议决议皆为股东会会议文件，却有重大差别：
1、文件的制作不同。公司召开股东会会议的，必须制作会议记录，却未必制作会议决议。在股东会会议召开期间，股东既可提出质询，也可发表意见，会议记录应如实记载会议主要过程和内容。然而，在股东会会议上，某项议案未必获得有效表决权票数的支持，未必能形成肯定性决议。为了证明确已召开股东会会议，公司必须制作会议记录，却未必形成会议决议。针对公司是否召开股东会会议发生争议的，应当主要根据会议记录及其记载事项加以认定，不应太关注是否作成会议决议。
2、文件的记载不同。会议决议简要记载会议通过的决议事项，即满足了会议决议的最低要求。会议记录是股东会会议召开过程的记录，应全面反映主持人核对到会股东情况、宣布会议召开、说明会议召集情况、说明提案或议案情况、股东发表质询、相关人员说明情况、股东投票、检票人员检票、宣布会议通过的决议事项、主持人宣布闭会等情况。会议记录既反映了会议全过程，也反映了会议决议的内容。当两者在记载内容上发生冲突时，应主要根据会议记录的内容确定会议决议的含义。
3、文件的效力不同。会议决议反映了公司最终意思，会议决议无论是否送达给相对人，只要未经股东会会议再度审议而改变，决议事项就是不可更改的。股东会会议形成的会议决议，已为到会股东和董事所知，即使尚未送达相对人，也可能具备部分实质拘束力。会议记录反映了股东会会议的全过程，却未必形成会议决议，未必表达公司的最终意思。因此，会议记录主要是证明公司已召开股东会会议的事实。其中记载的决议事项，与单独制作的会议决议具有同样效力。
4、文件的监管不同。公司登记机关在会议决议和会议记录的监管上，提出了不同监管要求。在通常情况下，唯有重要的会议决议，才必需办理备案或公告，会议记录以及不重要的会议决议无需备案或公告。我国《公司登记管理条例》全文7次使用了“公司决议”、“股东会决议”或“董事会决议”等术语，却只字未提会议记录，这种监管偏好强化了会议决议的地位，忽视了会议记录的作用。相应地，多数公司不关注无需登记或备案的会议决议，更不重视会议记录的作用。
笔者认为，正确制作的会议记录，是股东会会议形成中的重要法律文件，它记录了股东会会议的全过程，全面准确地反映股东会会议的实际状况，有助于揭示到会股东的真实意思，有助于解释会议决议的准确含义，应当给予高度重视。
（三）会议决议与会议资料
董事会在发出会议召集通知之时以及在会议召开期间，应否向股东提供与会议议案有关的资料？该等资料是否构成会议记录的组成部分？有的公司认为这些资料是公司的商业秘密，有的公司更以保护商业秘密为由，拒绝向股东提交该等资料，或充其量只是提供简要的情况说明。
必须指出，商业秘密和股东权利保护之间向来存在冲突。与股东会审议事项有关的多数资料，当然带有商业秘密的性质，公司或董事会过度公开这些资料，难免使得商业秘密扩散至外部竞争者，这不仅制约了公司发展，也有损于股东利益。但是，保护商业秘密不能成为董事会拒绝提供资料的绝对理由。笔者认为，这些资料既是商业秘密，也是股东做出妥当判断和投票的重要前提。如果股东无法得到与议案有关的资料，股东投票就完全是在了解真相情况下做出的，股东投票未必反映股东的真实意思。
为了在保护商业秘密和股东利益之间达成平衡，可从两方面做出安排：一方面，至少要求董事会向股东告知相关资料的要点，并将该要点作为会议记录的组成部分。董事会不实告知相关资料，并足以影响股东做出正常判断的，股东可以申请撤销会议决议，也可以追究董事的责任。另一方面，股份有限公司和有限责任公司董事会承担不同程度的公开义务。股份有限公司股东流动性较高，董事只需公开相关资料的要点；有限责任公司较少发生股东变动，董事应承担更充分的公开义务。为了避免股东利用公司资料谋取个人利益，有限责任公司还可要求股东保守公司的商业秘密。
会议记录涵盖了会议的召集、召开、审议和表决等诸多事务，但其记载的股东意见未必周延，相关内容难免有失准确，这是多数公司轻视会议记录的主要原因。在实践中，只有将会议决议、会议记录和会议资料结合起来，才能正确认定会议决议的存在和效力。
二、股东会决议的行为性质
股东会会议通常是董事会提议召开的。董事会应事先拟定会议议案，召集股东会会议；在会议召开期间，会议主持人应说明议案事项，组织股东质询；到会股东投票后，主持人应当主持计票，并算出议案赞成票在有效表决权总数中所占比例；最后，到会股东投出的赞成票数在有效表决权总数中所占比例超过规定的决议通过比例的，应视为股东会会议通过议案并形成会议决议。
（一）决议行为的特点
决议行为是由诸多要件构成的特殊行为，是公司意思形成的特殊过程和机制。公司作为法律拟制主体，它的意思不是从“人的自然意识”发展而来的，而是从个体股东意思转换而来的“法律意思”或“拟制意思”。
1、决议行为是公司参与的股东行为。在会议表决阶段，到会股东向公司发出同意、反对或弃权的意思表示。股东是表意人，股东之间无需存在默契，无需承担保护或受信义务，股东将其意见送达公司或董事会，即视为作出了意思表示。董事会是股东会会议的首要召集人，负责召集和主持会议，组织投票并确定决议是否通过，它是股东意思表示的受领人，不得提出类似于反要约的意思表示。可见，决议行为是公司参与的股东行为，不是股东的单独行为。
2、股东针对列入会议议案的提案做出意思表示，不对未列入议案的事项做出意思表示。召集人在召集股东会会议时，必须先行拟定会议议题并告知全体股东，股东仅在议题范围内做出意思表示。对于未列入议题范围内的事项，到会股东提出质询的，召集人有权拒绝答复。将股东意思表示限定在事先拟定的议题范围内，也与合同当事人随时提出缔约条件的做法有所不同。
3、股东必须以格式化形式做出意思表示。投票或表决是会议决议形成的主要阶段，到会股东有权按照自己的判断和意思进行投票。然而，股东必须采用格式化的意思表示方法，即在同意、反对和弃权中做出唯一选择。股东做出有保留意见的投票时，应将其保留意见记入会议记录，并视为弃权。因为多数公司只计算同意票在有效表决权总数中所占比例，所以，股东提出的反对票或弃权票，其效果完全相同。采用格式化的意思表示形式，即可以避免了股东的表示错误，也有效避免公司的受领错误。
4、股东同意议案的票数达到或超过决议通过的法定比例的，会议决议即告成立。全体股东一致同意的议案，自然直接转为会议决议。在多数情况下，会议决议是按照多数决定原则确定的。到会部分股东反对的议案，未必不能形成决议；到会部分股东支持的议案，却未必当然形成决议。会议决议的形成，取决于持有多数表决权的到会股东的意思。换言之，持有超过某一表决权比例的到会股东的意思，将自动转化为公司意思，少数派股东的反对意见不足以推翻基于多数派股东意思而形成的会议决议。因此，会议决议不是“合意”的产物，而是依照公司决议的独特程序所拟制的公司意思。
（二）决议行为的实质
会议议案只有达到或超过规定的表决权比例，才能形成会议决议。公司股东人数众多，如果将个体股东的独立意思表示以合意方式转换为公司意思，容易导致公司决策的久议不决，影响公司决策和运行效率。有鉴于此，除非公司章程规定采用合意方式作成决议者外，公司法普遍采用多数决定规则形成会议决议。
按照多数决定原则形成的会议决议，在法律上被视为公司的意思。然而，它只能是多数个体股东之独立意思的偶然结合，而不是全体股东的共同意思[3]。所谓“结合”，系指公司按照法律和公司章程规定，将众多个体股东的有效意思表示，分别归入同意、反对和弃权，再根据同意票在有效表决权总数中所占比例，得出股东会会议形成或不形成的法律结论。所谓“偶然”，系指个体股东分别做出意思表示，再按照多数决定规则，将多数表决权股东的共同意思拟制为公司意思。其中，每个个体股东的独立意思表示，只是构成公司意思的要素；股东意思在转换为公司意思以前，并不产生当然的法律效果。可见，以众多个体股东个别的独立意思表示作为事实基础，并依照多数决定规则，才形成会议决议并拟制成为公司意思。就此而言，会议决议不是任何个体股东的个别意思，而是满足了会议决议构成要件的个体股东独立意思的偶然结合。
个体股东的独立意思表示，提供了会议决议形成的前提条件，本身却不是公司意思。在会议决议形成中，个体股东先行独立做出意思表示，再将多数股东的意思在法律上结成“集体意思”。在这种“集体意思”的形成中，到会股东无需存在意思联络，无需达成合意，无需商定采取一致行动，只要多数派股东在格式化的意思表示中，采用了同意、反对或弃权的表示，就足以通过、否决或搁置议案事项。个体股东在投票前，可能与其他股东协商或达成默契。如果股东最终做出的表示与协商或默契不同，仅构成股东违反承诺的行为，而不影响公司分别受领个体股东的意思表示，也不影响由此形成的会议决议。
（三）决议行为与法律行为
决议行为包括了股东的意思表示、公司的受领行为及公司意思的拟制等诸多环节，在形式上与法律行为有类似之处，有学者遂将决议行为视为法律行为，有学者还认为决议行为就是特殊的多方法律行为，应当适用民法关于法律行为的一般规定。
笔者认为，法律行为最初是在个人法语境下产生的概念，它脱胎于当事人的合意，更适于解释合同行为和合同现象。在个人法中，个人自由和意思自治构成了传统民法的基本准则，合意或协商一致成为了双方或多方法律行为的成立标志。然而，决议行为是伴随团体法现象而提出的概念[4]，团体法尊重团体成员的个人意思，主张按照多数决定原则决定团体事务，从而形成了成员个人意思自由与结果不自由的特殊结合。换言之，股东有权独立表达自己意思，最终形成的团体意思却与这种独立意思及其所欲达到的意思下效果相悖。公司中少数派股东必须遵守基于多数派股东的意思而形成的会议决议。按照多数决定规则形成公司意思，以会议决议决定团体的事务，已成为现代团体法的最重要规则。
决议行为不是股东的单方法律行为。有效地做出一项单方法律行为的前提，是表意人具有一项形成权，该权利要么是直接以法律制度为依据，要么是以一项法律行为为依据[5]。所称形成权，是指权利人借助单方意思表示而影响他人法律状况的权能[6]。在形成会议决议中，股东的意思表示只是会议决议的构成要素，却并不当然引起民事权利和民事义务的产生、变动和消灭。“民事法律行为必须能够导致民事权利和民事义务的设立、变更或者终止”[7]，否则，不为民事法律行为。股东在投票同意议案时，亦希望其他股东也同意议案，反之亦然。然而，除非与其他股东事先达成协议或默契，个别股东无法事先知晓其他股东的意见，也无法知晓自己支持的议案能否形成会议决议。股东投票只是自己意思的表达，股东当然追求决议通过或被否决的效果，然而，仅凭个别股东之意思表示，根本无法形成会议决议，个体股东的独立“意思表示”，并不当然产生通过或否决议案的效果，从而有别于单方法律行为。
决议行为也不是股东的双方或多方法律行为，股东和公司也无双方或多方法律行为可言。合同或协议是多方法律行为的主要形式。在公司法中，除非公司章程规定采用合意形式或者全体股东偶然达成一致意见外，会议决议皆以多数决定原则形成，而不依赖于全体股东的协商一致。因此，除非全体股东协商一致并形成会议决议，否则，无法采用法律行为理论解释决议行为的本质。同时，在股东的意思表示中，股东是表意人，公司或董事会是受领人，股东和公司或董事会之间也无需达成合意，因此，也不存在股东与公司或董事会之间的双方或多方法律行为。
决议行为是多种行为的结合体，既有股东意思和表示，也有公司意思的形成，是个体股东在决议事项上形成的偶然结合。正是因为决议行为具有这种特性，各国公司法在规范决议行为中，放弃了以合意为基础的私法自治原则，转而明确规定会议决议的形成要件，即在尊重股东意思表示的前提下，主要采用法定主义的调整方式。“只要发生了法律规范假定部分中要求的事实要件，客观发即直接转化为当事人间的特定法律关系。在这里也完全无须有法律行为介入，并且无须适用法律行为制度中意思表示规则”[8]。各国公司法规定了会议决议形成的多种要素，包括会议的召集人、召集程序、会议通知的发出、会议议案的确定、与决议有关的表决权数和比例等，股东会会议最终形成决议，要取决于这些法定要素是否得到满足。