关于档案网站信息资源建设与利用中存在的问题及对策

　　【论文摘要】档案网站信息资源已成为社会公众查阅档案信息的首选渠道。我国档案网站信息资源建设中仍然存在信息资源匮乏、网站各自为政、信息资源利用水平低等许多问题；档案网站应该以纸质资源数字化为基础，丰富网站信息资源数量，优化提高信息资源质量，重视信息资源共建共知共享，深入开发检索途径，增强服务意识，完善相关法律法规，为档案信息利用提供保障。 
　　【论文关键词】档案信息；档案网站；信息资源建设；信息资源利用 
　　 
　　随着整个社会信息化和档案信息网络化的发展，档案网站信息资源建设已经逐渐成为档案界和社会公众关注的焦点。2007年4月5日公布的《中华人民共和国政府信息公开条例》明确规定，档案馆是政府信息的公布和查阅场所，这对于促进档案网站信息资源建设、发掘和传播档案信息资源具有重要意义。 
　　我国的档案网站信息资源建设目前已经初具规模，信息资源总量逐年增长，档案文献数据库的建设也在不断加强，为档案信息增值、共享，加快档案信息的传播速度，提高服务质量和档案部门形象，促进档案馆社会化建设提供了平台。但我们也应该看到由于技术、资金、人才等各种原因，我国的档案网站信息资源建设过程中仍然存在诸多问题，严重影响了信息资源的利用。 
　　一、我国档案网站信息资源建设现存的问题 
　　始于1996年的我国档案网站信息资源建设已经逐步由最初的数量扩充转变为数量扩充与质量提高相结合的发展阶段，而信息资源匮乏、各网站之间各自为政、服务功能缺失等问题也逐渐显现出来。 
　 （一）信息资源匮乏 
　　信息种类少。档案资源数量巨大、种类繁多，如行政领域产生的文书档案，科技生产领域产生的科技档案，人事领域产生的人事档案，财会档案等，再加上其各种不同的载体和表现形式，更是数不胜数。但目前我国很多档案网站一般只能提供文本信息和图像信息，如文书档案和部分照片档案，而像科技档案、人事档案和其他载体形式的档案却很少见。能够实现网上全文查阅的更少。 
　　档案信息资源深层次开发不足。目前我国档案网站上所提供的档案信息资源多是目录级数据，如全宗目录、专题目录、开放档案目录等，而档案全文却很少，全文档案在网站信息资源中所占比例很低。只有极少数档案网站能够提供部分内容全文检索，这也就意味着，即使公众从网站能够查阅到其所需档案的某些信息，其需求也极有可能无法得到全部实现，仍需要到档案馆进行进一步的查询。即使是提供全文检索的档案网站，大部分也只是提供现行文件查询，远远不能达到所有的开放档案的全文获取。即使这些目录级数据也只停留在案卷级别的检索层次，对于能够更深刻揭示、评价馆藏的编研材料，如档案汇编、大事记、组织沿革、统计数字汇编等，则很少见到。 
　 （二）档案网站之间缺少沟通和交流，各自为政 
　　档案网站信息资源建设缺乏宏观指导。目前，我国档案网站信息资源建设仍处于各自发展阶段，各个档案网站之间缺乏紧密联系，没有形成全国性的档案信息网络体系。全国的档案网站信息资源建设缺乏整体规划，对建设方式和标准也没有统一的规定。迄今为止，我国档案行政主管部门还没有就档案网站信息资源建设发展制定出相应的规范，各档案网站信息资源建设基本上处于各行其是、各自为政的状态。 
　　资源获取单一，局限于一馆之藏。由于档案网站之间各自为政，仅对各自拥有的信息资源提供服务，缺少与其他档案网站进行沟通和交流，必然会带来部分档案资源重复建设，造成不必要的浪费。用户在访问一个档案网站时，所能利用的仅局限于本馆所拥有和提供的信息资源和服务，若想获取更多，则需要对不同的档案网站逐个浏览。 
　 （三）网站信息资源利用水平低 
　　检索功能不健全。我国档案网站的检索能力较弱，有的仅仅是一个网页，根本不具备检索功能，有的则是页面上虽有检索工具，但无法检索出结果，因为缺乏完备的数据库支撑。档案信息检索仅局限于案卷级或目录级，无法深入。 
　　我国档案网站普遍采用的检索工具过于简单或专业化，检索方式单一，用户很难通过输入关键词或任意词进行检索，甚至是跨字段检索。而过于专业化的档号等检索方式对普通用户来说难度太大，在一定程度上限制了非专业用户对档案信息资源的获取和利用。 
　　服务功能缺失。服务功能缺失是我国档案网站信息资源建设过程中所面临的另一个重要问题，也是导致信息资源利用水平低的主要原因之一。我国对档案网站服务功能的关注不够充分，大多局限于从管理、行政的角度加以规划，内容多为本部门机构职能、部门设置等信息，较少考虑服务的需要。而访问档案网站的大多是出于学习和研究目的的用户，这种没有实质性内容的宣传性信息根本无法满足用户的需求，起不到为用户查询档案、解决问题的作用，是对网络空间和信息资源的一种浪费。而缺乏以服务为导向的信息资源建设，其真正价值难以得到充分发挥， 
　　二、优化我国档案网站信息资源建设与利用的若干对策 
　　在当前我国档案网站信息资源建设与利用工作初具规模的同时，我们需要对档案网站信息资源建设与利用过程中存在的问题保持清醒的认识，正视这些不足，采取有效措施，改变目前这种状况。笔者认为可以从以下几方面做出改进。 
　 （一）以本馆馆藏资源为基础，丰富网站信息资源 
　　首先，加快本馆馆藏信息资源数字化进程。每个档案馆（局）都拥有着数量巨大、种类繁多、内容丰富的信息资源，尤其一些专门档案馆更是拥有着特色鲜明的馆藏资源，这些都是档案网站信息资源建设的重要基础，档案网站必须首先立足本馆馆藏资源，加快实现本馆资源的数字化进程，充分发挥各自档案网站的作用，实现自身价值，这也是档案网站信息资源建设和利用工作的首要任务。