浅析会计电算化在基层应用中存在的问题及对策

　　（五）会计电算化档案管理制度不完善。由于实行会计电算化时间短,对会计电算化档案的组成内容不甚了解,缺乏管理经验,造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档,已经归档的内容不完整。没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员职责,从而造成会计档案被人为破坏和自然损坏,乃至单位会计信息泄密。会计数据盘的备份和清理不规范。实行会计电算化后,应及时备份硬盘数据,并且每次备份不少于两套,分两地存放;按时清理磁盘备份,每年至少进行一次清除过期数据。但一些单位对会计数据备份管理未形成制度,随意性大,一旦会计电算化系统出现故障,会计数据将无法恢复。
　　三、针对会计电算化存在的问题提出以下对策
　　（一）做好系统实施工作。在确定系统目标与规模的基础上,编制实施策略和方案,制定具体规划、实施的步骤与进度安排、实施机构的设置、实施各阶段的任务、实施经费预算等。对各个处理环节的功能、数据处理特点、权限和职责作出规划。从而提高实施的成功率,充分体现会计电算化的现代信息技术的力量。
　　（二）培养复合型的会计人才,适应会计电算化工作的要求。会计电算化给会计工作增添了新内容，因此从各方面要求会计人员提高自身素质，更新知识结构。一方面，加强对会计电算化专业知识的培训，使财会人员熟练掌握必要的计算机知识，不断提高操作技能。另一方面挑选和培训专业会计电算化和计算机复合型人才用于软件应用和维护。并充实到财会人员队伍中。会计电算化要求财会人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能,还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较丰富的管理知识,才能根据本单位的自身特点,利用电算化会计的特点,为单位预测、决策和控制等管理工作服务。
　　（三）完善制度,规范管理。加强安全保密制度的建设和执行。实现会计电算化，必然解决信息安全问题。由于电子数据高度集中，高度依赖电脑，且受电脑病毒入侵、人为操作失误、机器故障、非法毁损等因素影响，数据很容易被破坏，因此，会计电算化必然加强信息安全管理，一方面制定各种严格的管理制度，加强风险控制，加强管理；另一方面加强对员工的信息安全教育，严禁未经受权人员上机操作；不能连接与业务无关的终端，禁止与互连网连接；采用先进的加密技术，安装“防火墙”，严防电脑病毒入侵，防止人为非法破坏数据。实践证明，严格、有效的管理制度是信息安全的最好保障。（1）建立严格的会计电算化档案管理制度，及时备份数据。电算化会计档案的管理与保存容易忽视，由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。按时清理磁盘备份，每年至少进行一次过期数据清除。除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等计算机操作系统信息。
　　（四）改善和提高会计软件功能,向财务管理方面过渡。现行的会计软件虽然已开始从核算型向管理型过渡,但总体上讲,模块不能适应管理需要,要真正充分发挥会计电算化的优势,为单位管理服务,必须将其纳入管理信息系统,提高会计软件功能,增加具有管理型功能的模块。 完善软件功能，更新必要的硬件设备应采用大型数据库作为数据存储工具，如大型数据库等。电算化软件所要处理的是大量重要的数据和信息，对软件所要支持的数据库的容量、安全性和速度等方面的性能有很高的要求，而大型数据库具有安全、数据存储量大、查询方便等特点，能适应各种管理的要求。在软件开发中还应充分考虑应用互联网技术。互联网技术是这几年电子通讯技术中发展最快的技术，能够实现网络化管理、移动办公、并保证体系开放、支持电子商务；实现财务集中式管理、动态查询、实时监控、远程通讯、远程上网服务、远程查询等。制定办公设备更新计划，淘汰老旧硬件，以适应软件和业务发展的需要。