关于电算化会计档案利用问题的探讨

　　摘要：电算化会计档案利用能完整地呈现出企业组织发展进程，合理开发和科学利用电算化会计档案，能为社会的发展创造出经济效益，发挥电算化会计档案在现代经济时代的真正作用。 
　　关键词：电算化 会计档案 原则
　　一、电算化会计档案的特点
　　电算化会计档案广义上指存贮会计数据的各种凭证、账簿、报表和程序的软盘及其他存贮介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料，同时辅之以打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证等。狭义的电算化会计档案是保存在磁盘、可读写光盘、磁带等存贮介质上的会计档案。各级企、事业单位实行会计电算化以后，财务人员的所有日常工作以及历年会计档案的查找利用，均可在计算机上完成。因此，电算化会计档案具有下列特点：电算化会计档案存储的范围广。它传统会计档案具有更广泛的内涵：它不仅具有传统的会计信息，还包括会计电算化的纸质文件、电子文件以及系统软件。在会计电算化条件下，会计档案的载体本身发生了巨大的变化，电算化会计档案存储的会计信息得到了扩大。财务人员首先要掌握计算机知识，然后才能使用计算机进行会计核算、处理。电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关，电脑操作系统、财务管理和会计电算化应用软件不断更新，使会计档案也在不断更新。 
　　电算化会计档案管理要求更高的科学性。电算化会计档案通过计算机使用起来更快捷、方便，更容易产生决策参考价值，为管理和决策提供较好的支持。要管理好电算化会计档案信息，必须配备专兼职档案管理人员。另外必须根据电算化会计档案的特点，做好会计档案的各方面工作。 
　　电算化会计档案具有更高的的安全性、完整性要求。会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述，反映经济活动的质的变化，要求极准确的资料。而在电算化条件下，会计数据高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，会计数据，会计信息的完整性、安全性受到挑战。而电算化会计档案又受载体的质量、存放环境等条件的影响。所以要求电算化会计档案的保密性和安全性比传统的会计档案高。 
　　二、电算化会计档案利用的影响因素
　　政策法规对电算化会计档案利用的影响。国家制定的档案法和会计法为会计档案利用提供了基本前提。目前，会计档案信息资源开发利用的相关规定不完善，使会计档案管理部门对电算化会计档案信息的开发利用没有可操作的依据。因此，要利用电算化会计档案信息资源，就必须建立关于这方面的政策、法律、法规，增强现有法律、法规的可操作性，集中组织对电算化会计档案的利用，保证全国会计档案信息资源建设正常进行。