图书资产的清查与管理

　　问题二:图书的折扣价问题。目前图书采购业内都知道有一个折扣价的问题,即实洋和码洋。实洋就是购买图书折扣后的价格,码洋就是图书书本后面标明的价格,码洋折扣后就是实洋。由于通常每年采购的图书不同批次的折扣价都不相同,这就给统计图书的实际价值造成了较大的困难,如果图书管理系统里面有根据批号记录每批书的折扣,并能把图书的实洋也写进数据库,并能准确的统计出来就比较好办。但问题是目前大多数图书管理系统没有这个功能。我馆使用的图书管理系统是深圳图书馆的ILAS系统,对这个图书的折扣问题没有较好的处理办法。为了解决这个问题,本馆采取自建一个数据库系统的办法,把所有馆藏数据信息(包括图书单册价)都导入自建的数据库系统,然后通过添加图书的折扣和批号两个字段利用数据库查询操作加以解决。
　　问题三:原来的图书资产如何计算和弄清楚。进行图书资产清查的目的是为了以后图书资产的科学管理,所以对以前那些图书可以根据财务处每年存档图书购买的账目折扣和图书管理系统的图书入档日期进行推算,能基本弄清楚每本书的实洋。重点是对以后每年新增的图书加强科学管理,要分清楚图书的来源信息和折扣问题。图书来源主要为三个方面,即图书馆批量购买、教师自购和捐赠图书,图书编目时就要分清楚这三种书。至于折扣问题,图书馆批量购置的图书就是实际折扣;教师自购书通常没有折扣,折扣就为零;一般捐赠书可以把图书码洋设置为零,可以设置不同的批号来记录和区分图书来源信息,然后把信息写进自建数据系统,以后每年的管理账目和数量就一目了然了。
　　3 小 结
　　通过本次图书资产的清查,弄清楚了图书的丢失情况和图书资产的总价值。同时,图书馆也发现了管理中的一些漏洞,为今后图书馆加强管理提供了决策依据,加强了图书资产的管理,整理了馆藏,提高了图书的流通效率。具体表现在:
　　一是通过输出所有的馆藏信息,对图书馆藏进行了清理,纠正了不少编目错误数据,如有些图书没有审校成功、有些图书条码在编目时录入错误等得到了纠正。二是加强了图书资产的规范化管理。首先是在编目环节解决了套册价的问题;其次加强了对捐赠书和教师自购书的管理,要求对捐赠进行登记,对捐赠书设置了特别的条码,即以“JZ”开头,如“JZ000001”,这样以后在馆藏中统计捐赠书就非常方便,对教师自购书的管理也是采取了同样的办法。三是对破旧和丢失图书数据的处理。剔除了一些破旧没有流通价值的图书,将一些有价值的孤本图书列为珍藏图书,并将这些图书在图书管理系统单独建库以方便读者查询。丢失图书在馆藏中就标识为剔除,而扫描错误条码数据的图书由于数量较少,可按剔除处理,流通过程中如果发现不能流通的图书则返回重新编目。通过这样的清理,使得所有馆藏数据都是有效的,同时弄清楚了丢书的情况及丢书质量的好坏,以便以后加强管理。
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