图书资产的清查与管理
[摘 要]图书资产的管理是图书馆的一项重要工作,各馆根据不同的情况采取不同的管理办法。本文主要根据本馆的实际情况,就图书馆资产清查的重要性、清查办法及存在的问题提出解决办法并交流相关的管理经验。
[关键词]图书资产;清查;管理
1 引 言
各学校每年都要在图书馆投入一定的经费进行资源建设,日积月累,图书馆的图书资产越积越多,如何管理好这些资产是一个非常重要的问题,对图书资产的定期清查也就成为必不可少的工作[1]。但图书资产的清查是件非常不容易的事情,要弄清楚图书资产的价值更是难上加难。原因之一是图书数量大,一般学校的图书册数在几十万至几百万册之间,且易损坏或者丢失;原因之二是图书管理系统软件开发使用的滞后性和不完善性。图书管理软件在国内高校使用大多是在上世纪90年代后期才开始的,原来都是人工借阅和管理。正因为种种困难的存在,现在大多数高校对于图书资产的管理都还没有形成一个统一的规范,主要还停留在只强调图书实物资产的册数上,即以每年新增或者丢失多少册来衡量图书资产的管理情况,这实际上是非常不科学的,弄清馆藏图书的数量和丢失情况,不等于也理清了图书资产的价值,例如买的书中如果不少都是旧书或者质量差的书,虽然数量很多,但实际上并不值那么多钱,这个就是资产变相流失的问题。图书资产清查的重要性主要从几个方面来体现:一是学校领导和资产管理部门需要知道每年投入到图书馆经费的使用和管理情况,以防止图书资产的流失;二是图书馆自己需要掌握自己管理的图书资产情况,每届图书馆馆长上任时必须清楚自己管理的图书资产情况,以加强管理;三是通过清查增强对图书资产有效利用的管理,剔除破旧的图书,使馆藏较有效的服务读者;四是财政厅审计的需要。
2 图书资产的清查
图书资产主要包括纸质图书、纸质期刊报纸和电子资源。本文主要是针对纸质图书的清查进行详细的介绍,期刊目前主要是按年装订成册后贴上条码按纸质图书进行管理,报纸也是按月或年进行分类存放管理。
2.1 图书资产清查的思路
图书资产清查的目的:一是要弄清楚丢失图书的数量 ,也就是馆藏信息与现存图书实物之间的差;二是要弄清楚图书资产的价值、每年购买图书的经费和总经费使用情况。任何一本书成为馆藏图书之前,采编人员首先都要给其贴上一个唯一的标识条码,因此要对馆藏进行清点,必须提取图书的条码信息[2],然后根据提取的条码信息从馆藏中调出相应的图书信息。因此图书资产清查的主要思路是从图书管理系统调出所有馆藏图书和所有借出图书,然后提取现有馆藏图书(existbook)的条码信息,则丢失图书的数量可由下面的公式得出:丢失图书的数量=所有馆藏图书数量-所有借出图书数量-现有馆藏图书数量。[3]图书资产价值则是现存图书的总价值。
2.2 图书资产清查的准备工作
首先,要确定图书清点的时间和参与图书清点人员的分组。本馆根据实际利用寒假学生不在校之际进行图书清点,图书数量根据图书管理系统统计约41万册图书,去掉借出的图书数量约2万册,要实际清点的图书数量约39万册,参与清点的人员共18名,分6组,每组3人。实际清点之前预计每天按6小时计,每组能清点的图书数量约5 000册,约13天能清点完成。
其次,图书条码提取方案的确定。提取图书条码信息要用到条码扫描枪,建议购买目前市场上常用的商品盘点设备手持条码扫描枪,它其实就是一个终端设备[4],扫描的条码可以保存在终端设备上,一般都具备查重功能,如果重复扫描条码,会有提示,条码扫描完后会将数据导出到电脑上。选购时要注意其存储的条码信息数量,也就是内存大小,还有其识别条码的性能如何,质量差的扫描枪不少条码不能识别,需要手动输入,影响盘点速度。如果不购买这种终端条码扫描枪,使用图书借阅的扫描枪进行图书清点也是可以的,但不能脱机使用,另外还需要编写条码存储程序(可用VB+Access数据库),把录入的条码直接存入数据库,否则容易丢失扫描条码数据。
最后,把所有归还图书上架,从图书管理系统导出所有馆藏信息和借出图书信息,统计各大类图书数量,给各清点小组分配清点任务。
2.3 图书资产的具体清点
各清点小组按计划利用手持条码扫描枪进行条码的提取,各小组根据情况可自由配合以提高清点效率。为了数据的安全,每天都需要对各小组的扫描数据进行备份和汇总,并把汇总数据报给领导,让领导掌握图书清点的进度情况。根据需要,每天清点完后,各小组组长可开会交流,总结清点的经验,以便提高效率。[3]
2.4 条码扫描数据的处理
条码扫描枪扫描的条码导出数据格式一般都是文本文件,把数据导入到SQL2000数据库,通过一定的数据转换汇总在一个表中,叫“扫描条码表”,表中有两个字段:ID(自动编号)、条码(数字)。然后对“扫描条码表”进行查重,即在SQL查询分析器通过查询语句“select distinct 条码 from 扫描条码表”即可得到不重复的所有扫描条码数据。
从图书管理系统中导出借出图书的信息,把借出图书的条码与 “扫描条码表”查重后的数据汇总成一个新表,叫“汇总条码表”,然后把导出的所有馆藏信息汇总到SQL2000的一个新表中,叫“馆藏表”,表中字段:条码、ISBN、索取号、题名、入档日期、单册价格和出版年月。在SQL2000查询分析器书写简单的查询语句就可以知道现有馆藏情况和丢失图书情况。
现有馆藏情况:通过查询语句“select * from 馆藏表 where馆藏表.条码in (select条码from汇总条码表)”可以查询出目前现有的馆藏实际图书信息。
丢失图书情况:通过查询语句“select * from馆藏表where 馆藏表.条码 not in (select 条码 from 汇总条码表)”可以查询出目前图书丢失的信息,即图书馆丢失图书的情况。
数据处理过程中遇到的问题。通过仔细观察条码扫描枪读取的数据发现,一些数据是带有一些字母(如00w45230或者空格等)的非法字符,这些数据显然与实际的条码数据不符,属于读取条码错误,这些数据所占整个扫描数据的比例约万分之二,比例较小。在数据处理时当作丢失数据处理。2.5 图书资产价值的清查
图书资产的清查最终要弄清楚现有馆藏图书的馆藏情况和图书资产的总值,目的在于加强对以后图书资产的科学管理,防止图书资产流失。因此在这里,图书资产的清查要说明两点:一是不考虑图书折旧;二是不考虑珍贵图书的价值,有的珍贵图书原价可能几元,但就实际价值而言可能是无价之宝。下面结合本馆此次实际图书资产清查遇到的困难和解决方法进行探讨。
问题一:套书价格的问题,即套册价问题。一般从图书管理系统能够调出图书相关信息,即图书条码、ISBN、题名和索取号、出版的信息和图书单册价格等。图书的大部分信息可根据图书的MARC数据字段调出,但图书的单册价格就没有那么简单。因为当购买图书时,书商提供MARC数据,由采编人员通过贴条码录入馆藏,如果在做数据时不在 215@a字段(以ILAS管理系统为例)注明册数,则录入的馆藏数据对于整套书录入时默认都是套册价格而不是单册价格,也就是整套书种每一本图书价格都是按整套书的价格计算,这就造成了统计出来的价格不准确。要解决这个问题就需要采编人员在编目时在215字段中注明册数,例如“215@a5册”,这样从馆藏库中调出的单册价格才是准确的。但一般学校在编目时都没有要求这样做。
