浅析关于加强高校档案管理工作的思考

　　论文关键词:高校　档案管理　管理方式
　　论文摘要:本文主要阐述了较强高校档案工作的重要性，存在的主要问题及应采取的措施。
    普通高等学校是教学、科研和培养人才的重要基地。高校档案集教育、科研、管理于一体，是社会主义现代化建设不可缺少的丰富的信息资源。高校档案的综合管理和利用是工作之需，也是发展社会主义教育的重要工作之一。高校档案是学校各部门行使职权、处理工作所形成的各种文件和教学、科研等业务活动中积累的资料，通过对具有保存价值的各种载体的文件资料进行整理、组卷、编码和排列等工作，形成了可供查找利用的档案。高校档案的形成范围广，内容新旧混杂而丰富，种类繁多，它一般包括四大门类:科技档案、文书档案、人事档案、财会档案。根据《高校档案实体分类法》的划分，它包括如下的十个一级项目的种类内容:党群、行政、教学、科研、仪器设备、基建、产品生产及科技开发、外事、财会等。档案具有非常重要的作用，恩格斯曾经这样精辟地论述，“对事态的真相，现在不可能提出文件来作证据，只有事态本身作为历史陈迹的时候，这些证据才会出现。”高校档案真实地反映了学校各个时期的面貌，对于学校编史修志，和行政管理、教学、科研、维护学校或师生员工的利益，有着重要而特殊的参考、凭证、借鉴作用，尤其是不同历史时期的珍贵史料和科学技术领域的尖端成果档案，对于发展教育事业，服务经济建设具有很高的开发利用价值。在高校建立统一保管的档案工作实体对档案实行统一管理，便于对本单位各门类档案从管理制度、规范要求等方面进行统一领导，促进档案信息资源的综合开发，同时有利于促进档案整体的标准和档案管理的现代化，有利于实现信息共享。目前，大部分高校已建立起了综合档案室或档案馆。但也存在一些问题，如领导的档案意识、形成档案部门的档案意识有待进一步强化，以提高档案综合管理的水平。同时，要注重做好高校档案信息资源的开发利用工作。(一)广泛应用现代化设备仪器，做好信息共享和网络化方面的基础工作。(二)立足校内，积极开展对外服务工作。高校档案的利用主要是对校内和社会提供利用服务。(三)积极探索高校档案工作为经济建设服务的新途径。例如，可开展多方合作，举办科技成果的展览会、博览会等。
    一、目前档案工作存在问题
    1.领导档案意识淡薄，对档案工作认识不足。长期以来一些学校领导片面的认为高等学校的中心任务是教书育人，对档案工作缺乏认识，不把学校档案管理工作提上议事日程，对档案工作为给与足够的重视和支持对本本单位档案工作存在的问题解决不得力;领导忽视，使高校档案人员处在地位不高，责任不清，难度加大的工作环境中，严重影响了档案工作的顺利发展。
    2.档案管理制度的不健全。要搞好学校的档案工作，必须依法治档，有切实可行的措施做保证。学校在安排整体工作时，必须把档案工作作为重要的工作加以研究布置，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类。归档要求和管理办法，让档案工作走上规范化，制度化的轨道，使档案工作做到有章可循，有法可依。
    3.档案管理人员素质不高。改革者开放和社会主义市场经济体制的建立，对档案管理工作提出了新的要求。一名合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，熟悉党和国家关于档案方面的方针和政策，具备一定的历史知识，一定的语文知识以及文字表达能力。此外，随着校园网络建设和信息技术的普及，高校档案工作继续一批现代化信息管理方面的人才。但目前能达到上述要求的高校档案管理人员为数不多。
    3.管理方式落后。高校档案传统上仅仅是以单一的纸质档案为主，由于经常查阅取放的自然磨损和纸张的老化变质，使介质档案保存期不长且存放不方便，占用面积大，同时不易复制，难以达到永久安全保存，因而给档案管理增加苦难。