试析文化传播学视野下学报档案的管理与利用

　　论文关键词：文化传播学　学报档案　管理与利用
　　论文摘要：高校学报档案的传播是为了尽快地、广泛地实现学报档案价值，发挥其作用，通过各种信息传播渠道，借助各种信息传播媒介，将内容丰富的学报档案信息传播给广大受众以满足受众需求的一种信息传播活动。主要包括传播的主体、内容、渠道、对象以及传播反馈等五个方面。本文针对所涉及的这五个方面探讨了高校学报档案如何科学管理和有效开发利用。
　　一、文化传播学视野下的学报档案
　　“档案属于一种文化现象，因为档案既反映了上层建筑观念形态，又反映了经济基础物质成功中凝聚的精神价值”。从传播学的角度看档案，由于“传播”这一观念的引进，从而将档案的贮存信息的属性(即原始记录性)与传播信息的属性(即传播性)并列，即档案不仅是一种历史、知识、文化的原始记录，而且是一种历史、知识、文化的传播媒介。《普通高等学校档案管理办法》明确规定，出版物类是高等学校文件材料的归档范围之一，它“主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等”。可见，文化传播学视野下的高校学报具有重要的档案价值，是高校档案群中一项重要的档案资料，应该很好地管理并充分利用。
    高校学报档案的传播是为了尽快地、广泛地实现学报档案价值，发挥其作用，通过各种信息传播渠道，借助各种信息传播媒介，将内容丰富的学报档案信息传播给广大受众以满足受众需求的一种信息传播活动。主要包括传播的主体、内容、渠道、对象以及传播反馈等五个方面。
    学报档案传播的主体是学报档案的管理者，通过其专业的档案管理知识和一定的信息技术，把有保存价值的文献传递给档案信息的受众。这考验到档案管理者的素质;传播的内容主要包括自家学报、交换学报以及受众需要的其他学报文件档案(如作者原稿、用稿通知、年度选题计划等);传播的渠道主要是通过开辟阅览室、提供原件和复印件、期刊数据查询、信息咨询服务及档案编研等途径;传播的对象主要包括用稿作者、交换学报单位、文摘单位、订户、校内外广大师生等;传播对象反馈涉及作者论文反馈、文摘刊物转载索引、读者来信来电等。
    由以上所述的五个方面看，要使学报档案的传播更顺畅，反馈更有价值，需要加强对学报档案的归档管理和开发利用。同时，随着信息技术的发展，互联网等新媒介得以普遍运用。在高校档案信息存储数字化的前提下，网络以其自身的快速、链接、互动等特点成为学报档案传播的主要形式，如何应对信息化、数字化时代的档案传播是目前档案管理与利用的一大课题。
　　二、高校学报档案的管理
    第一，建立审稿专家库，筛选优秀作者群。把期刊多年保存的《专家审稿意见书》进行归纳整理，选择其中责任心强的专家作为稳定的审稿专家队伍，可建立期刊审稿专家库，并在每期审稿单归档时对专家库进行补充。另一方面，学报档案收集了每期大量的稿件，反映了广大科研、管理工作者的实际学术水平和科研能力，据此可以筛选出优秀作者群，及时了解他们的学术动向，并向他们约请优质的稿件，也可据此向优秀作者进行专题组稿，适应学报专题化的发展趋势。
    第二，做好交换期刊的管理工作。学报和其他学术刊物的办刊宗旨是学术交流而不是商业性的，这就为学报以交换为主的收藏带来极大的方便。因此，学报资料室收藏高校学报较为集中的这一优势不仅为编辑人员学习兄弟院校的办刊经验、获取学科信息、满足业务上的特定需求提供了方便，同时，也为许多校内师生和其他读者查阅学报论文解了燃眉之急。学报在资料室建设上应排除思想上狭隘、功利的观念，打破高校之间的界限，积极地与国内学术期刊进行长期友好的交换工作。这不仅可以使各学报的浪费减少到最低限度，更可以使其学术影响得以扩大，刊物价值得以提高。此外，在印量和资金有限的前提下，交换资料应有针对性，即根据各学报办刊重点栏目和特色栏目，交换与之相关的刊物。
    第三，学报档案的管理要规范化、制度化。在规范化方面，要以资料室管理人员的专业文献检索能力，对学报档案的分类、编目、著录以及装订收藏，要按照《中国图书馆图书分类法》和《连续出版物著录规则》及学术档案案卷标题的拟订进行分编，使学报资料排列顺序化、合理化，把学报资料按分类标准。科学、有序、系统地分类、编号登记;建立健全借阅学报文献资料卡片和学报资料财产账;实行电子文档管理化，使学报资料检索更为方便快捷。在制度化方面，为保证情报资料管理工作的正常进行，必须建立一套切实可行的规章制度。如登记制度、借阅制度、流通制度等。
    第四，提高资料室管理人员的素养。资料室人员应知晓图书馆学、情报学知识，熟练掌握资料管理的业务技能，做好资料的搜集、整理、加工、借阅、保管工作，掌握资料的搜集、采访、登录、分类和编目方面的方法，要形成熟练的基本功和业务技能。同时，资料人员需要具有爱岗敬业精神，除认真对待读者检索、咨询服务外，要按时完成本学报的交流工作，及时补寄;及时处理订户、兄弟院校学报编辑部的来函，维护本校学报的信誉;及时向编辑部介绍交流学报中有关的信息和情况等，使学报办出水平，办出特色。