基建图纸档案管理办法刍议

    (1)建立电子图纸管理系统。所有工程图纸从设计方案到施工 蓝图的发放至现场开始，就全方位纳入计算机系统管理，每个项目 都由档案馆派出人员管理，Ａ３及以下图纸可下载到本机上处理打 印。由施工管理部门负责，档案部门提供指导，并协助做好图纸更 改通知单的管理，并及时将更改通知单和被修改图在系统中建立标 识关系，以备编制竣工图时进行参考。竣工图阶段，由档案部门会 同工程管理等部门进行竣工图会审，只有通过会审合格的图纸才能 提供竣工验收.
    (2)电子图纸的移交归档。可以采用两种方案：一是要求设计 单位提供电子版竣工图纸，把设计变更完整地在图纸上进行反映， 经有关人员审核后转入数据库，以后供查询使用；二是由施工单位 配合，按照我们先前利用系统录入的图纸信息，在原来施工图上编 制竣工图，同时采取在目录上签名盖章(竣工图章)再扫描。这一步 工作的实施，确保了图纸的准确性和纸质图纸向电子图纸的顺利转 化.
    尤其值得重视的是基建档案中的竣工图纸，要优先对其进行数 字化。将竣工图纸档案扫入计算机制成图形文本，刻录在光盘上， 建成数据库，为自动化检索、提高档案信息利用率和实现档案资派 共享服务。同时在刻录光盘前对扫描等形成的数字化图形文本文件 进行检查，保证最终的刻录光盘无病毒、无自生文件等“杂质”.
    最终刻录光盘一式多套，分别用于校园网络传输、档案部门日常使用及留存备查等.
    对以前大量的有保存价值的图纸档案，可通过扫描转化为电 子档案。高校档案部门若专为基建图纸扫描而购置大型、高效扫描 仪，经费投入过高，且在将现有竣工图纸材料集中扫描完成后，后 期每年的工作量相对有限。为此，可采用社会化服务方式，由建筑 设计专业图文公司负责将基建图纸进行扫描、制成图形文本及光盘 刻录工作； 随着高校基本建设事业的发展，基建档案的地位和作用日趋 重要。因此，必须充分认识基建档案的价值，加强基建档案的归档 和管理，做到制度化、规范化、程序化，并充分利用现代化的技术 手段，实现基建档案数字化，加强信息开发以充分利用基建档案价 值。要加大硬件投入，引进现代化管理技术，为档案管理现代化、 电子化提供物质基础。我们必须提高业务素质，加强高校基建档案 的现代化管理，以适应形势的发展，满足高校发展的需要.
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