基建图纸档案管理办法刍议

 摘　要：高校基建档案是基本建设工作的真实记录和历史凭证，也是维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据。图纸更是基建档案 中利用率最高、查考价值最大、利用范围最广的核心部分，是基建档案的“重中之重”。如何对其进行有效管理，笔者在工作过程中进行 深刻思考，提出了相应的办法.
    关键词：基建；图纸档案；管理办法 
  Abstract:Universities infrastructure drawings files are the true records and historical documents of the base construction work,it is also basis of the maintenance,management,alteration,expansion construction and asset valuation.Drawings are core of the infrastructure files,which is the maximum utilization, the largest reference-value,of infrastructure files,and the most extensive,and is the/"most important/".How to manage effectively the infrastructure files,the profound thinking was carried out the author during the course of work,and the corresponding solution was advanced in this paper.
    Keywords:infrastructure;drawing files;management measures 

      高校扩招，带来了高校大规模的基本建设。高校基本建设规 模的不断扩大和因改善办学条件而出现的旧房改造翻新，对基建工 程档案管理尤其是图纸档案的管理提出了前所未有的挑战。如何对 图纸这一特殊的基建档案进行有效管理，是档案工作的重要研究内 容，应该引起高度重视.
    一、由于图纸不同于一般的档案资料，加强基建图纸档 案管理，应做好以下几方面工作 把好质量验收关。图纸的编制规范、编制方法、归档要求、纸 张质量等一一规定下来，使施工单位明确基建档案的归档要求，及 时发现和解决工作中存在的具体问题。图纸不准确、不完整、不符 合归档要求的不得验收.
    二、选择正确的保管方法 由于图纸的制成材料比较特殊，且幅度较大，易磨损破碎，因 此不同于一般档案材料保管要求。目前在工作中被广泛采用的管理 方法有以下几种： 1.折叠保管。图纸以其纸质的特殊性、图幅大小不一而区别于 其它的纸质档案。相关人员在进行图纸档案归档时，将图纸折叠起 来，保存在相应的卷宗内，实行盒装式管理。这种保管方法比较美 观方便，但弊病较多，由于图纸档案是蓝图，折叠起来的图纸经过 频繁使用，反复折叠，在折过的地方引起墨迹脱落，甚至会断裂破 损，且损毁后修复比较困难导致无法利用.
    2.摊开平放。即把图纸展平后按顺序存放在多层抽屉的框架 里。这种方法能够保护图纸的平整，取放也较方便，是一种较好的 保管方法，缺点是占用面积较大.
    3.卷起保管。就是将图纸卷成圆筒状，用绳子捆好保存在抽屉 或柜子里。对于那些幅面大的图纸，采用这种方法比较适合。但这 种方法也有相应的弊端，因为每次查阅图纸都要打开、卷起，不仅 工作效率低，也会使图纸由于经常开、卷受到一定的磨损.
    这三种管理方法还需要注意一个共同的问题，那就是创造良 好的保管环境。要最大限度地延长基建图纸档案的寿命，必须注意 档案保管室的管理条件，为图纸档案创造适宜的保管环境。需要做 好以下几方面工作：基建图纸档案由于它的特殊性，对酸和碱的稳 定性差，应注意防潮、防火，有条件的档案库房应安装空调设备； 存放基建图纸档案的库房应清洁卫生，控制适宜的温度和湿度，通 风、防火、防晒、防灰尘、防虫，特别是应采取相应的防光措施， 避免光线直接照射图纸.
    4.数字化管理。由于基建图纸档案管理存在方方面面的问题， 如频繁使用上述方式保管的图纸档案容易损毁图纸；手工式传统管 理以致无法形成资源共享；多套制重复管理(两至三套)以致图物不 一致；工程建设过程中图纸管理无法到位以致图纸归档不准确、不 完整；蓝图和底图都保管，以致人力、物力、财力浪费。这些问题 的存在，导致图纸档案得不到有效地管理和利用。要解决这些问 题，有必要提出一个以数字化管理为手段，纸质图通过扫描转发或 收集、有效管理其他方式形成的电子图纸，建立数据库，对其进行 数字化管理.