现代档案馆功能建设与完善的思考

　　四、档案馆功能建设中应克服的主要障碍
　　
　　第一，思想观念层面的障碍。无论是新功能的构建还是已有功能的完善，均需要管理者在思想观念方面摆脱以往的工作思维“惯性”，依据档案馆的存在和发展规律，确立新的观念和成就事业的信心。有学者曾经感言：在档案部门工作时间长了，有时会使人的思想产生一定的局限。这种认识虽然带有一定的片面性，但也确实比较客观地说出了一些档案馆管理者的思想现状。因此，若想构建符合时代发展要求的档案馆功能目标。首先必须重视观念的“突围”，从传统的旧框框中把自己解放出来。
　　
　　第二，制度层面的障碍。档案馆新的社会服务功能的建设，必须建立在对目前已有制度的变革之基础上。档案馆的许多制度和规定，都是在以往计划经济时代“出炉”的，而目前档案馆所面临的社会环境已经发生了本质性的变化。所以不能依然抱残守缺，死守旧的制度规范，否则就会逐渐被社会遗忘甚至“裁汰”。
　　
　　第三，组织层面的障碍。缺乏合理的组织支持，任何新功能的建设目标都难以实现。如果以不变的组织结构来实现档案馆新功能建设的目标，实践者只能品尝到“苦果”。所以，必须按照档案馆功能建设的需要，及时对原来的组织机构进行必要的重组。
　　
　　第四，人员构成层面的障碍。人员是实现任何新功能建设目标的决定性要素。如果没有合格的人员，缺乏对现有人员的系统培训和继续教育，那么任何新功能的建设都无法从根本上实现。
　　
　　第五，社会环境层面的障碍。对于档案馆来说，改变自身的要素结构与改变环境中不利因素是同等重要的。如果只有内在的驱动而缺乏环境的互动，则只能是“剃头挑子一头热”。所以，必须通过有效沟通、积极宣传、广泛合作等方式，努力改变环境中的不利因素，才能有望达成档案馆功能建设的新目标。
　　
　　第六，技术保障层面的障碍。技术是实现档案馆功能建设目标的必要支持条件。缺乏现代技术的有效保障，许多档案馆功能建设的新目标也是无法实现的。所以，我们一方面要认识到在档案馆功能建设方面“管理”所具有的主导作用，另一方面也要认识到现代信息技术的重要性，绝对不能希望通过传统的技术手段来实现新的现代档案馆功能建设的目标。
　　
　　五、实现档案馆功能建设新目标的策略和手段
　　
　　第一，档案馆应按照时代发展的要求，确立档案馆功能建设的总体目标。现代档案馆的功能建设总体目标，可以概括为资源丰富、公众满意、保障有力、制度规范、组织合理、技术先进的服务型档案馆。资源是档案馆功能建设的必要因素。现代档案馆应当努力突破传统的馆藏积累思想，主动拓展资源获取的渠道和路径，下大力气做好数字资源的建设工作，不断丰富自身的资源储备和资源拥有量，变“政府活动的历史记忆库”为“社会历史活动的记忆仓库”。只有拥有了资源，才能不断增强档案馆的社会服务能力。公众是档案馆的主要服务对象，公众满意是我们评价档案馆社会服务效果的重要尺度。为此，建设“无围墙的档案馆”，不断提升档案馆资源的易用性，理应成为现代档案馆功能建设的基本目标取向之一。令公众满意，还可以使档案馆的社会形象得到改善，也有助于形成良好的“口碑”。提升档案馆的社会影响力。“保障有力”就是要求档案馆努力承担为政府工作献计献策的社会责任，不断提高为政府咨询服务的水平。实践证明，档案馆只有不断提高为政府各项工作提供信息服务的能力，才能得到政府有关领导和部门的理解和支持。所以，主动依据政府的工作规划、计划和重大活动安排，及时有效地提供档案信息及相关信息的咨询服务，才能让政府各个职能部门感觉到、认识到档案馆存在的价值及档案馆的信息服务能力，才能为档案馆今后的发展营造良好的政府支持环境。“制度规范”就是按照所确定的档案馆功能建设目标，强化制度建设和制度治理意识，逐步建立健全档案馆的对内、对外的各项制度和行为规范。在市场经济的环境中。只有那些懂得利用有利的环境条件及时建立健全“游戏规则”的社会组织，才能赢得越来越大的社会生存空间与发展资源。“组织合理”就是按照现代社会发展的需要，对现有的档案馆组织结构进行必要的调整，设计符合档案馆功能建设目标要求的组织架构，确立每个组织单位的职能与任务目标及达成目标的流程与保障措施。“扁平化”、“团队化”、“项目化”的学习型、协作型组织建设的新理念，可以在一定程度上提高工作效率，提升工作效果。“技术先进”就是要充分利用现代信息技术，积极构建为广大档案信息用户服务的平台，使档案馆能够实现各种服务目标。档案馆功能建设的终极目标就是建立现代意义的服务型档案馆，舍此而言它，都会使功能建设失去基本的前进方向。
　　
　　第二，档案馆应按照构建和谐社会的要求，制订符合科学发展观要求的中长期发展规划，努力明确不同社会历史发展阶段档案馆功能建设的基本任务、主要项目和保障措施。
　　
　　第三，档案馆应明确改革的基本思路和指导思想，按照《政府信息公开条例》和“两办”发布的《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》([2004]34号)的精神，积极组织馆藏信息资源的开发利用工作，坚持“档案以公开为原则，不公开为例外”的基本原则，树立“资源闲置就是最大浪费”的新观念。
　　
　　第四，档案馆应确立现代人才观念，努力吸收那些能力强、事业心强的优秀人才加入档案人员队伍，为现代档案馆的功能建设提供必要的人才保证。
　　
　　第五，档案馆应重视自身的组织机构建设和制度建设，按照服务型档案馆的总体建设目标，调整传统的组织管理模式和制度内容。
　　
　　第六，档案馆应重视对现代信息技术的应用和推广，不断提升自身的数字化、网络化和信息化水平，为社会公众和政府各职能部门及有关社会组织提供现代化的档案信息资源服务。