现代档案馆功能建设与完善的思考

　　人们谈到某种事物的“功能”时，总是会联想到该事物的作用、价值、能力、内部结构及其与环境之间的和谐程度等等相关的概念。当事物的内部各个组成部分或要素之间匹配合理且与环境之间保持一种和谐的“能量”和“信息”交换状态时，该事物的各项功能便会通过各种形式的积极作用和价值形态显现出来；但是如果情况相反，则事物的功能就会受到压抑，甚至消亡。档案馆的功能建设是一个需要给予足够重视的研究课题。若想使档案馆的功能达到一种合理的状态，就必须搞清楚以下几个关键性问题。
　　
　　一、档案馆的新功能建设的路径问题
　　
　　档案馆的新功能可否通过建设得到增加呢?这个问题，笔者认为是可以给出肯定回答的。从某种意义上说，任何一种人造物，人们都可以通过改变它的内部结构要素的方式来改变其功能。实践表明，一个组织的新功能往往可以通过如下途径来产生出来：途径一，在组织中增加新的要素(包括新思想与新观念、新资源、新机构、新的管理机制、新的制度、新工作流程等)；途径二，组织已有要素重组；途径三，与其他组织联合。
　　档案馆如果想通过上述第一个途径实现增加新功能的目标。可按照如下思路开展工作。首先，引入新思想或新观念。进一步明确档案馆建设的新目标。从实践角度来说，新思想、新观念是实现档案馆新功能建设目标的必要因素，如果没有它的引领，就不可能有良好的结果出现。例如。在建设和谐社会的时代，档案馆应具有为社会公众提供能够维护其合法权益的有效法律证据的能力，但如果我们的服务观念落后，不能在利用服务实践中坚持“档案公开原则”，那么无论档案馆拥有多么丰富的现行文件和档案资源，也是无济于事的。其次，增加新资源。没有资源支撑的功能建设目标，对于档案馆来说都会成为现实的“泡影”!例如，要使档案馆成为“公民利用政府现行文件信息的中心”，如若没有相应的现行文件(特别是政府规范性文件)资源的保证，那么就很难说档案馆已经具备了为公民提供现行文件信息服务的功能。再次，新功能的建设必须与档案馆的机构建设、新制度建设、新管理机制建设协调一致，如果缺乏这些要素的保证，也会严重制约档案馆新功能建设目标的实现。例如，要想使档案馆具备“电子文件存储中心”的功能。就应该在组织建设上给予必要的保障，成立相应的内部管理机构，同时还要配备相应的资源及管理制度、管理流程等要素。因此，通过增加档案馆的“新要素”的方式，可以实现档案馆功能建设的一些目标。
　　档案馆也可以通过对已有要素重组的方式，实现新功能建设的一些目标。所谓组织要素重组，就是根据新的组织工作或管理及服务目标的设计，采取改变组织内机构设置、资源分配、人员安排、制度内容等要素原来样态的方式，来达到建设组织新功能的目的。例如，鉴定馆藏档案价值是档案馆业务功能的一个组成部分，每个档案馆都应具备鉴定馆藏档案保存价值的能力。但是，如果档案馆在开展此项工作时却发现没有相应的组织保证、制度保证、人员保证、资金保证、保管期限鉴定依据文件保证，那么结果就不言自明了。所以，要想实现鉴定馆藏档案的功能目标，就应该对现有的组织机构、人员配置、资金配置等要素进行必要的调整，以便为鉴定工作的开展提供保障条件。当然，这种组织要素重组也必须有非常明确的“功能目标”导向，才能实现档案馆功能建设的目的。
　　档案馆功能建设的一些新目标，有时通过上述两种方式或途径是难以实现的，这时就应该考虑可否与其他组织联合的方式来达成功能目标的设计要求。在这个“联合”的时代，档案馆不能闭门造车，应该以积极的心态和价值取向，同有关社会组织联合。组织之间的合作与联合，往往可以充分发挥各参与组织的优势，弥补各自的劣势，并能实现各组织功能的最大化。在目前情况下，档案馆应积极探索与兄弟档案馆、社会文化事业单位、政府部门、教学单位、科研单位、国内及国际的社团组织之间的“联合”共赢的发展模式和路径。例如，数字档案馆建设的许多功能目标，仅仅依靠自己的力量是难以实现的。如果在合理的制度安排下，积极与社会上的信息技术服务组织、研究机构等联合“作战”，就可以在规定的时间范围内，达成有关的功能建设目标。再如“爱国主义教育基地”这一功能的实现，档案馆不能采取“守株待兔”的做法。被动地等待学校和学生来利用“基地”，而应该积极地与有关教育主管部门和有关学校联系，制订合作计划并组织实施，才能使档案馆的这一功能得到较好实现。
　　
　　二、档案馆已有功能的改善
　　
　　每个档案馆都应当能清楚地知道自己目前已经具有的功能有哪些，预期需要达成的新功能有哪些，即做到“知己”。同时，档案馆还应当清楚地认识到目前已经具有的功能的实现情况，是充分实现了还是勉强实现了某种功能的一部分，未能充分实现某种功能的原因是什么。改善的途径和方法是什么等。例如，我们在上个世纪80年代档案馆功能建设目标是“一个基地两个中心”，后来陆续提出“一个基地三个中心”、“两个基地四个中心”等新的功能建设目标。对照这些目标，每个档案馆的功能实现程度是相同的，甚至存在着较大的差距。所以，就目前档案馆的功能建设来说，不能只是简单地认为就是“新功能”的建设问题，而应该看到问题的另一个重要方面，就是已有功能的改善问题。例如，作为国家永久保存档案信息资源的基地，这一功能建设的实现，对一些档案馆来说依然有待改善的必要，其中包括指导思想、资源获取渠道的选择与优化、资源质量的控制、资源类型的选择等诸多方面。就指导思想来说，如果依然坚持“单一资源”思想，缺乏资源建设的综合性设计理念，就会使档案馆许多服务功能目标的实现成为“空中楼阁”。就资源获取渠道的选择和优化而言，如果仅仅是“接收”或简单的征集，而缺乏多渠道获得信息的办法，缺乏主动进行档案信息捕获的做法，缺乏自主形成和积累社会历史记录的工作方式，那么“基地”建设的功能目标也很难有效实现。就资源的质量控制而言，如果只重视馆藏数量的增加而缺乏必要的质量控制，势必会造成资源整体品质的下降，严重影响“基地”功能的实现。就资源的类型来说，如果只有文字记录资源而缺乏其他记录方式的资源，或者非文字记录的资源所占的馆藏比例过低，也会影响档案馆“基地”建设功能的实现。
　　多数档案馆的实践表明，我们一方面应注意对档案馆新的功能建设目标的选择和培育，另一方面也要注意对已有功能的改善，只有学会了两条腿走路，才能更有助于档案馆整体建设与发展目标的实现。
　　
　　三、档案馆功能建设需要确立的指导思想
　　
　　第一，公平、公开、公正的服务思想。档案馆的对外服务的各项功能建设，应该体现以人为本的时代精神诉求，依据国家的法律和有关政策，为社会公众提供公开、公平、公正的信息服务。
　　
　　第二，及时有效的服务思想。档案馆的功能建设应该

注重及时性和有效性等方面的要求，即区分不同的功能建设需要，按照各项功能建设的轻重缓急情况，合理安排资源(人、财、物)的使用，使那些社会公众急需、与政府服务职能密切相关的功能建设目标能够尽早实现。
　　
　　第三，集成管理的系统思想。对档案馆的功能建设，每个档案馆都应有总体构想和规划，对每一项功能都应进行仔细分析，并在此基础上，制订能够有助于各项功能实现的目标和保障措施。档案馆的功能建设一定要避免盲目性，“东一榔头、西一棒”的做法。只有做到目标明确、措施得当、保障充分、分步实施，才能使各个档案馆都能够根据自身的条件和所处的社会环境，集成使用有限的资源，实现档案馆功能建设的综合目标。
　　
　　第四，结果导向的目标控制思想。开展功能建设。管理者必须有比较明确的结果预期，不能采取“头痛医头、脚痛医脚”的做法。档案馆的管理者和领导者在组织开展档案馆功能建设的实践中，应该明确告知参与功能建设的所有人员，通过系统的、整体的功能建设和完善。档案馆的社会地位和社会贡献力会有什么样的改变。