影响档案馆网站利用的几点因素与对策

 
　　
　　3、做好数字化等基础工作
　　 网站上缺乏个性化服务，现有的服务质量水平不高，无法达到用户的满意程度，表面上看是我们的技术水平比较落后，但技术只是服务的手段，没有可供服务的资源才是关键。因此，要加大档案信息数字化工作力度，从源头保证档案网站的服务质量，才能提高网站的利用率。一方面通过相关技术与设备，加快现有纸质档案的数字化，另一方面要加强电子文件的收集管理。要动静结合，考虑使用动态网页和后台数据库技术加强和拓展网站功能。要学会换位思考，站在用户角度思考网站还存在哪些缺点，及时调整和修改。当然除了要做好数字化工作，档案传统的八项基本工作也要做好，因为他们是做好数字化工作的基础。
　　
　　4、完善宣传工作
　　 网站不同于其他传播媒体，有其自身的宣传手段。档案部门建立档案网站之后，除了采取档案馆手册、指南这些传统媒介开展宣传工作之外，还要善于运用搜索引擎、友情链接、电子邮件、新闻组和BBS这些网络上常用的宣传手段，下面据此做一些简单的介绍。
　　 （1）注册搜索引擎。搜索引擎的网络导航作用使得它成为通向互联网络的必经之路，利用搜索引擎是上网用户获取他们不熟悉的网站或内容最常用的方法。在注册搜索引擎时，需要注意，把网站递交给搜索引擎有免费递交、亲自去各站点手工登记、付费登记、利用搜索引擎的递交软件递交四种方式。它们各自有各自的特点，要在充分了解其情况的基础上选择合适的递交方式，其次要注意避免选择不当的关键词，档案部门可以请教相关的专家，根据档案馆的具体情况拟写适当的关键词，否则会影响网站排名。统计表明，90%以上的用户通常只点击分类搜索结果的第1页，而在同一页，排在前面的网站点击数也远高于排在后面的网站，因此取得良好的排名意义重大。
　　 （2）用友情链接进行宣传。与不同站点建立链接，可以缩短网页间距离，提高站点的被访问率。一般而言，建立链接有以下几种方式：(1)在行业站点上建立链接；（2）申请交互链接。寻找具有互补性的站点进行链接；（3）在商务链接站点申请链接。特别是当档案馆提供免费活动的时候，可以向网络上的许多小型商务链接站点申请链接。需要注意的是一般图片链接的点击率大于文字链接，如果是文字连接要注意文字修饰。
　　 （3）用电子邮件宣传。电子邮件发送费用低，受到很多网站的青睐。其关键在于收集用户电子邮件地址，一般可以利用网站的反馈功能记录愿意接受电子邮件的用户，这需要档案网站加强自身的互动交流服务；另外还可以通过租用一些愿意接受电子邮件信息的通信列表，也可以发布电子新闻邮件，利用“签名档”，填写档案馆的名称、地址、电话号码、电子邮件以及特色服务等信息，从而起到宣传作用。
　　 （4）在新闻组和BBS上宣传。互联网使得具有相同专业兴趣的人们组成成千上万的针对性很强的公告栏和新闻组，加入这些讨论，利用上面提到的“签名档”可以起到很好的宣传作用。BBS也是网民交流信息的重要场所，不过管理较新闻组严格。在使用时要注意技巧，首先要选择合适的BBS宣传，其次主题行要具有可读性和创意性，另外最好在讨论问题时进行宣传，以避免广告之嫌。
　　
　　参考文献：
　　1、张照余：《档案网站：定位、内容、建设与运行模式》，《北京档案》2001年第9期。
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　　5、阎婷婷：《北美国家档案网站教育体系建设对我国的启示》，《档案时空》2004年第6期。
　　6、黄霄羽、柳风敏：《服务新视角：对中美档案网站内容建设的思考》，《中国档案》2004年第11期。
　　7、周云宁：《档案网站功能浅探》，《档案与建设》2004 年第12期。