归档文件整理实践感悟

　　三、优化归档文件整理方法
　　
　　《规则》对于传统文书立卷相比优越性是明显的，它是对于传统归档文件整理观念与方法的改革，但是，任何改革都是继承与创新并举，尤其是在新的工作方案尚未完善、成熟阶段，人们对于旧的工作方法应当是取舍相兼，可以将过去行之有效的方法取代《规则》中某些（与今后文件检索需要）不相适应的方法。
　　在实践了《规则》两三年之后，笔者发现了“文件大流水编号”、“归档文件目录”、定期“三分法”等若干方面存在着的问题：归档文件按份数一年采用一个连贯的大流水编号，数百份、上千份文件编号相互串联在一起，除了文件编号时容易出错（如漏号、重号）之外，漏编的文件号或以后新补充的文件号只能在最后接续，而这些文件又必须按类别、按保管单位插进其间，便使得相关类别、相关保管单位原有文件编号被打乱。这种文件编号方法，也不利于对保管单位内文件的齐全完整状况进行监控与识别（尤其在没有“卷内文件目录”的情况下更甚），卷盒内文件短缺不易被察觉。针对这些弊病，还是按保管单位编独立的文件流水号方法比较合适。在恢复“卷内文件目录”的同时，还可以编制类似“案卷目录”的归档文件保管单位目录，并将二者合订为类似“全引目录”的新形式新内容的归档文件目录。这个目录的特点，主要是以醒目的分类标识和简单概要的文件主题词而便于归档文件的手工查找利用。
　　2006年，国家档案局以局长8号令颁发了《机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限的规定》，公布了归档文件保管期限永久、定期“两分法”，同时规定定期文件再具体划分为10年、20年、30年三个不等期限。事实上，可以将“定期”文件确定为整体概念，不再划分若干具体年限。这个方法排除了“定期文件自身存在着的具体年限不易区别，期限细分操作困难”问题，同时避免了部分定期文件由于具体期限划分不准确给日后档案鉴定带来的麻烦，同时为“立厚卷”奠定了基础。立厚卷，在不打乱文件类别和期限的情况下，尽可能减少归档文件保管单位数量，它对于增加室藏密度，减轻档案库房空间拥挤状况也具有积极意义。
　　执行《规则》不刻板、不教条，一切从实际出发，实现新旧方法兼容并蓄、优化组合，使归档文件整理工作方案日趋完善。
　　
　　四、完善归档文件整理方案
　　
　　人们在归档文件整理实践中实现新与旧两种方法的整合，是遵循客观实际需要的实事求是精神，是为了更加突出新方法的合理性和实用性。而对于归档文件整理实践具有更大意义之处，是在归档文件整理实践中大胆尝试改革，深化改革，才能使归档文件整理实践具有自身特色，才能使得归档文件整理工作方案最终合乎于自身需要。
　　《规则》是对传统文书立卷的重大变革，可是，它终究不会终结归档文件整理改革的步伐。从辩证唯物论观点看问题，任何既有的事物都不会是十全十美的，如果使它更加完美，必须进一步改革。在实施《规则》过程中持续改革，可以使得本系统的工作方案日臻完善。职能简易分类方法，就是综合机构、问题和职能三种分类方法，取其长而避其短，优化组合，从适应中小企事业、机关归档文件分类需要出发，经过多年实践探索出的一种新的分类方法。这种分类方法因其具有简便快捷、简单易行特点，已经在越来越多的中小企事业、机关得到普及推广。“以我为主、为我所用”的文件价值鉴定方法，更是对繁杂冗长主观随意性很强的传统文件价值鉴定方法的改革，它使得人们关于文件价值的观念得到更新，使人们认识到，文件价值的认知在力求客观准确的基础上，还应当有一个主导思想，就是在为自己（本单位）今后工作查靠利用来保存文件。除此以外的其他主导思想，都会误导文件价值鉴定者的行为而发生工作上的偏差。
　　创新是归档文件整理实践的动力。人们的归档文件整理实践，首先应当重视并突出实践主体的能动性，就是说，人们的实践必须是探索性的，不断追求新目标的永不自满的实践。人们作为实践的主体，必须在实践中把握住实践的方向，品味出实践的风格，体现出实践的价值。从人类社会进步与历史发展的角度认识问题，任何碌碌无为的无所创新的实践都是毫无价值毫无意义的。创新是归档文件整理实践不断向前发展的动力。人们的归档文件整理实践，其目标应当是在认识的基础上予以完善，在完善的过程中进行创新，通过持续创新，使得归档文件整理工作与时俱进。归档文件整理实践的创新活动又是主观与客观相统一，实践与理论相统一，继承与创新相统一。这就是笔者关于归档文件整理实践的感悟。