浅谈境外机构会计档案的归档管理

　　
　　1.各级领导的高度重视是有效提高境外机构会计档案管理的根本保证。2010年中国石化集团公司办公厅召开了两次全系统档案工作的视频会议。会议传达了党组领导同志的重要批示，体现了集团公司党组对档案工作的重视和肯定，对档案工作提出了更高要求，指出了明确方向，极大地振奋了档案队伍，为提高境外机构档案管理工作提供了保证。
　　2.制定相适应的境外机构档案管理规定，使境外机构有法可依，有章可循。中石化集团公司下发了《中国石油化工集团公司驻外机构档案管理规定（试行）》的通知，对境外会计档案的立卷归档、保管、统计、利用、安全和保密制度做出了具体规定，严防境外机构会计档案的损毁、散失和泄密。根据会计档案的特点及境外机构背景，制定出行之有效的、符合境外会计档案实际的档案管理制度，使境外会计档案有法可依，有章可循。
　　3.针对境外机构的特殊性，保证会计档案的完整。境外机构的会计档案要全部归档，财会管理部门或经办人员必须按规定将应归档的会计档案全部移交到档案管理部门，保证档案的齐全完整。如果会计档案残缺不全，将会大大降低会计档案的保存和利用价值。
　　4.统一管理，协调配合。中原油田的境外机构，都是由中原石油勘探局对外经济贸易总公司管理，产生的档案是中原油田档案管理处下属的涉外档案室统一管理。涉外档案室要对会计部门进行相关业务指导、检查和监督，境外机构会计部门要做好涉外档案室的协调配合工作，高质量完成境外机构会计档案工作。
　　5.重视和加强会计档案的查阅和利用。有效保存和管理境外机构会计档案的最终目的是为了利用。因此，必须重视和加强会计档案的利用。查阅和利用会计档案要遵守有关规定，依法进行。移交档案部门的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。