浅谈境外机构会计档案的归档管理

　摘要：境外机构档案管理工作越来越受到各级领导的重视，结合中原油田境外机构档案工作，依据境外机构会计档案的特点、背景，论述了会计档案的移交和管理。
　　关键字：境外机构 会计档案 归档
　　
　　会计档案是一个单位经济往来的真实历史记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。随着中原油田境外机构数量不断的增加，会计档案业务和管理工作越来越重要，做好境外机构的归档整理和管理，就能更好地发挥会计档案在企业经营活动中的作用。
　　
　　一、境外机构会计档案的移交归档
　　
　　根据“走出去战略”， 中原油田在非洲、中东等地进行了积极的市场开拓，先后申请注册成立了十几个公司。这些境外机构在业务活动中形成了大量的会计档案，这些档案如何移交归档，我们进行了如下探索。
　　1.移交。境外机构会计档案的前期装订、整理工作依据《会计档案管理办法》执行。境内与境外在移交时间方面有差异。在境内，当年形成的会计档案，在会计年度终了，可暂由会计机构保管一年，期满之后，由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。而在境外，境外机构从事经营管理活动必须遵守所在国法律规定，会计档案一年期满后，受各种条件限制，不可能立刻运回境内保存，只能先寄存在各个境外机构。通常情况是境外机构项目结束时，由会计部门人员将档案运回国内。例如2009年4月，ZPEB埃塞俄比亚公司项目完工后，会计部门人员把2007-2009年会计档案61卷运回国内。另外一种情况是境外机构路途遥远，项目运作周期较长，会计部门人员会把一定期限形成的会计档案一起运回国内。例如2009年11月，会计部门人员把ZPEB苏丹公司2004-2007年会计档案801卷运回国内交档案部门保存。
　　2.分类。首先，区分各境外机构，对已接收的会计档案进行再次核对，清除凭证中的订书钉、曲别针等金属物，确保每个境外机构的档案齐全完整。其次，对每个境外机构会计核算单位内的档案按年度—类型分类。会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告和综合四大类。
　　3.装盒。档案部门接收的会计档案一律装盒保管。装盒前把年度、题名、保管期限、卷号填写完整。中原油田境外机构的会计档案，“回归”国内，是没有“外衣”的，这就要求会计部门装盒。境内的会计凭证是特定的格式，比B5还要窄一些。境外的会计凭证都是国际标准A4大小，所以境内凭证盒不适合境外的会计凭证，只能装在账本盒中。 境外会计凭证装在账本盒中，按要求填写题名、年度、期限、卷号,凭证号写在账本盒背脊中的目录号下，这样案卷排列一目了然，有利于查阅。其中，会计凭证案卷题名的格式为：单位+时间+凭证名称+（凭证号），如苏丹公司2007年1月现金凭证（1-39号）。账本的案卷题名格式为：单位+时间+账本名称，如尼日利亚公司2008年现金日记账，对于几类明细账合订一本的案卷，要罗列出所有类别的名称。报表的案卷题名格式为：单位+时间+报表名称。综合类案卷题名格式为：单位+时间+文件材料名称。
　　4.档号。中原油田的会计档案为一级类目，下设若干二级类目。会计档案档号由“一级类目号+二级类目号+单位代号+年度号+案卷顺序号”组成。一级类目号是一位数，用英文字母“I”表示；二级类目是两位数，凭证为01，账本为02，报表为03，综合为04；单位代号和年度号都为两位数，年度号取年度后两位数；案卷顺序号为三位数，在二级类目内分年度和单位各自流水编号。如境外机构苏丹公司的2008年一月份会计报表，档号为I030108001（I是一级类目，是会计档案；03为二级类目，是报表的代号；01是单位代号，苏丹公司为01；08是年度号，是2008年的后两位；001是顺序号，也是流水编号）；埃塞俄比亚公司的2009年总账、现金账和三栏式明细账，档号为I020209001（I是一级类目，是会计档案；02为二级类目，是账本的代号；02是埃塞俄比亚公司的单位代号；09是2009年的后两位；001是顺序号，也是流水编号）。
　　
　　二、境外机构会计档案的管理