浅析人事档案管理中存在的问题及对策

    摘要：人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是选拔人才的重要工具。管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。本文着重探讨人事档案管理工作中存在的问题与对策。
　　关键词：人事档案 管理 对策
　　
　　0 引言
　　人事档案是个人经历和实践的历史记录，是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，人事档案既能反映出人们经历、学历和技术职称，同时又能反映个人的社会关系和奖惩等情况。在为个人求职、单位求才提供动态、真实、有效的原始资料和数据方面，人事档案起着举足轻重的作用。因此，人事档案必须保管好，管好、用好人事档案，对人力资源开发起着重要作用。
　　1 当前人事档案管理中存在的不足
　　1.1 部分单位领导对人事档案管理工作不够重视。这种情况由来已久，这些领导总是将人事档案管理工作看成是保管的事务性工作，对人事档案管理的重要性认识不够，在他们看来，人事档案管理是附属性工作而不是单位的主要工作，人事档案管理工作只要做到不丢失，不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了。在这种错误意识影响下，相当一部分单位忽视人事档案管理工作，具体表现在实际工作中，就会出现档案工作没计划，档案工作没安排，与此同时还会出现在场所、经费、人员上没有保障的现象。
　　1.2 部分单位在档案硬件设施上投入不足。档案室本来应是管理规范、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置新设备，导致大部分档案室设备简陋，更有甚者，在个别单位还会出现没有专用档案室的现象，人事档案管理不规范、不标准，引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对档案利用产生了不利影响。
　　1.3 档案管理人员管理水平不高，管理手段落后。在实际工作中，由于对档案管理这项工作没有引起足够重视，在档案管理人员配备上从不配备专职人员，而是采取人员兼职这种办法来应付，兼职管档人员工作变动频繁，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作，严重影响了档案管理水平。在管理手段方面，就会体现管理手段较陈旧，由于不懂得人事档案管理，往往在调阅档案时都是采用原始的手工操作方式反复调用原件，这样做的后果就会导致纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。
　　1.4 人事档案收集工作力度不够。要想管理好人事档案，就要有一套完整的收集归档工作管理制度。然而部分单位根本就没有这样的制度。从而导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时的现象出现。体现在收集归档的材料方面。就会发现要么材料不全面，要么有些材料在内容和形式上是雷同的，如大部分单位搞的鉴定、考核和评价材料，套话多，费话多，不能准确反映每个人的真实情况，人事档案管理形同虚设。
　　1.5 人事档案管理的信息化程度不高。在科学技术飞速发展的今天，计算机得到了普遍应用，在现代化办公中起到了重要作用。 然而体现在人事档案管理上，我们就会发现有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。
　　2 人事档案管理的对策与思考
　　2.1 收集材料是基础。干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。管档人员必须将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升等各种材料及时收集齐并及时归档。遇有聘任、晋升需要查档、调档时要及时将抽出的材料归回原位，并按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订。
　　2.2 加强档案工作的基础建设。要将档案工作当做一件大事来抓，高度重视这项工作，并在档案工作中严格按照《干部档案工作条例》第二十七条规定去做，一方面要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，另一方面还要在库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温，做到“三室分开”，即库房、阅档室、办公室三室分开。