关于电子文件管理标准体系的思考

来源:岁月联盟 作者:杨安莲 张正强 时间:2014-03-26

  建立科学、合理的电子文件管理标准体系,既是对电子文件实行有效管理的前提,也是目前电子文件管理研究面临的一个重大挑战。近年来,人们普遍认识到,电子文件管理标准是确保电子文件管理目标得以实现的有效途径,相应标准的制定在国内国际都得到了一定的重视。
  
  一、电子文件管理标准体系构建的理论基础
  
  1、英国国际数字保管中心电子文件生命周期模型
  电子文件标准体系的设计必须要有理论基础,其中文件生命周期模型在文件、档案领域历来是理论研究的基石。2008年,《国际数字保管期刊》(International lour-nal of Distal Curafion)发布了英国国际数字保管中心(Distal Curafion Centre)研究提出的电子文件生命周期最新模型,该模型在国际标准《ISO 14721:2002开放档案信息系统参考模型(OAIS)》的总体框架下,根据电子文件的自身特点,建立了电子文件生命周期模型,见图1。
  
  该模型将电子文件生命周期流程分为两个层次:电子文件核心流程层和特定流程层。核心流程层指贯穿电子文件整个生命周期的流程,即电子文件的整个生命周期都需要进行的流程活动。核心流程层用封闭圆圈表示,围绕着中心的电子文件从外至内依次为:“电子文件管理和保存”、“电子文件标准规范控制”、“电子文件长期保存计划”、“电子文件管理元数据”。这四个圈针对任何类型的电子文件,是共性流程,亦即它们是贯穿整个电子文件生命周期的。
  特定流程层指仅在电子文件生命周期的某个阶段涉及到的职能活动,这些职能活动在整个电子文件生命周期中有先后顺序,所以也被称为顺序流程(Sequential Ac—fions)。特定流程层用模型外层的箭头围绕成圈表示,包括文件的“创建与接收”、“鉴定与选择”、“销毁”、“移交”、“保存”、“存放”、“利用与再使用”、“迁移”等。特定流程,由于其是特定的,所以可以根据不同类型电子文件生命周期的特殊性而有所变化。
  
  该电子文件生命周期模型不同于传统文件生命周期模型的单层一维架构,分为了核心流程层和特定流程层两个层次,其中,核心流程层相对稳定,特定流程层相对灵活,既能兼顾电子文件生命周期的共性流程,又能兼顾电子文件生命周期的特定流程,为电子文件管理标准体系的构建提供了基本依据。

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