关于高校档案数字化建设的思考

　　三、高校档案馆数字化建设的基本原则
　　
　　基于高校档案馆数字化建设中存在的诸多问题,如何顺利推进高校档案数字化建设,高校档案部门应坚持以下相关原则。
　　1、可行性原则。高校档案馆进行数字化之前,应该对馆藏的实际情况有一个全面了解与把握,有进行数字化建设所需要的组织保证、物质保证、技术保证及人才保证。
　　2、全局性原则。高校档案馆在数字化建设中,必须将数字化技术标准、对象选定、数据库、网络建设等纳入学校数字校园建设进行整体考虑,才能随着数字校园的现代化建设一起发展。
　　3、标准化原则。档案管理的标准化是实现档案数字化的前提,加强各类标准的制定工作,在遵循国家专业标准的前提下,根据自身特点,制定更为具体和切实可行的部门标准,才可能实现资源共享。
　　4、经济性原则。选用数字化设备方面应根据自身财力,注意适用、节约,不能盲目地追求“高、精、尖”,需与本单位的具体情况相结合,追求经济投入的最小化,实现效益的最大化,使有限的人力、物力、财力得到最大限度的发挥。
　　5、重点性原则。校档案馆馆藏丰富,在进行数字化建设时,如果要把全部馆藏都转化为数字化信息,不但任务繁重,耗费大,且毫无必要,应选择利用率高的档案优先实施数字化,在计划上重点筹划,在人力、技术以及经费上保证重点,突出重点。
　　6、安全性原则。在档案数字化过程中,形成的数字文件在输入、存储、传输和提供利用过程中普遍存在数据丢失、数据失控、数据窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素,因此,档案数字化转化过程中通过录入或扫描方式得到数字化信息的,要确保档案原件的安全;在处理和存贮数字化档案信息时,要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合;确保档案内容不泄密;确保在新的技术环境下能够对数据信息进行检索、使用以及数字信息长期可存取。
　　
　　四、高校档案部门如何应对档案数字化的挑战
　　
　　数字化时代,高校档案部门面临着前所未有的挑战。档案部门必须迎接挑战,适应档案数字化管理的迫切需要,着眼于档案工作的可持续发展。
　　1、培养档案复合型人才
　　高校档案部门应以培养管理型人才为基础,以复合型人才为重点的指导思想,要求人才队伍具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力,以适应数字档案馆的建设和正常运行的需要。
　　2、加快高校档案数字化建设
　　高校档案数字化工作,应分步骤、突出重点进行。首先将较高价值的档案数字处理,然后再考虑学校特色档案,利用率高的档案等情况由点到面,分步骤进行数字化处理。
　　3、主动提供利用,将档案部门建设为丰富、完备、权威的信息资源库
　　高校档案部门应主动开展档案利用调查,改变过去坐等上门的被动服务方式,通过走访调查,了解用户需求,宣传介绍档案馆馆藏档案的信息,主动解决用户利用中存在的问题。
　　4、建立相应的规章制度
　　高校档案部门要根据数字档案的特点,制定一套特定的规章制度,如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等,是高校档案数字化建设能够安全、顺利地开展的保障。
　　总之,高校档案数字化建设需要经历一个不断探索、不断进取、不断发展的过程,只有遵循合理的原则,设立科学的目标,采取正确的方法,才能逐步做好此项工作,才能充分发挥高校信息为学校教学、科研和管理服务应有的作用。
　　
　　参考文献:
　　1、《南京大学档案信息化建设实施意见》,2003年5月16日。
　　2、张照余:《档案信息网络化建设研究》,中国档案出版社,2001年。
　　3、向立文:《馆藏档案信息数字化应坚持的几个基本原则》,《档案学通讯》,2004年第1期。
　　4、杨公之主编:《档案信息化建设导论》,中国档案出版社,2001年。