关于信息管理原理问题的新思考

　　可见,一旦社会产生了某种新的符合社会发展规律的新的需要,那么这种新的需要就将成为推动人类社会进步和发展的巨大外驱力。所以,从某种意义上说,正是因为有了人们对较高品质生活和良好工作业绩追求所产生的新社会需求,才使现代信息管理得到了前所未有的、快速发展的外部推动力。诚然,如果没有20世纪60年代世界科技的快速发展,特别是信息处理技术和网络通信技术的突破性发展,人类社会的外部需求也不会真正成为推动人类信息管理事业发展的真正推动力。
　　
　　三、人们考虑以成本投入来获得良好的收益——信息管理原理之三
　　
　　人类进入21世纪以来,所面临的最主要问题就是通过利用什么手段和方法才能够减少社会成本投入,又可以取得良好的管理效益、生产效益和经营收益。目前人们得到的答案恐怕只有一个,就是充分利用信息资源。然而,如果没有相对科学合理的信息管理理论的指导,没有有效的信息组织和信息服务,充分利用信息资源也只能是一种美好的愿望而已。
　　首先,分清“信息资源”的类型是充分利用信息资源的基本前提条件之一。按照马费成教授的观点,“如果从便于对信息资源进行管理的角度出发,我们通常将信息资源划分为记录型信息资源、实物型信息资源、智力型信息资源和零次信息资源。”②记录型信息资源是信息资源存在的基本形式,也是信息资源的主体。它包括由传统介质和各种现代介质(如磁盘、光盘、缩微胶片)记录和存储的信息和知识,如文件(文书)、档案、图书、期刊、情报资料、数据库、网页等。“信息活动中所称的具有固定的形式和较稳定的传播渠道的一次信息、二次信息和三次信息均为这类信息资源”③。值得注意的是,“尽管我们处在一个计算机大显神通的时代,但非数字化的信息资源对我们来说依然具有重要意义。在组织内部,高层管理人员的10%~15%的信息来自非数字化信息资源,中层管理人员的非数字化信息约为15%~20%,而基层人员的非数字化信息约为25%~45%。……,我们依然要重视对非数字化信息资源的管理和开发利用。”④实物型信息是由实物本身来存储和表现的信息和知识,如产品样品、模型、样机、岩心、标本、玺印等。其中有的实物会表现出某种技术信息,有的会表现出一个时代的管理信息,有的会表现出一种艺术信息和历史文化信息。“实物型信息资源虽然不可能直接进入信息系统进行管理,但为了对其进行保存、管理和开发利用,必要时还必须对其进行转换、处理和记录,否则它携带的信息就可能随着实物载体的损毁而永远地消失”⑤。智力型信息资源,主要表现为人脑存储的未编码的信息和知识,包括诀窍、技能和经验等。“它由人的活动携带,难以记录和保存,甚至无法言传。”“对智力型信息资源的管理、开发和利用可以通过政策、法规进行组织、协调,也可以借鉴和吸收人力资源管理的理论方法和实践成果,调动人的积极性,发掘人的潜能,最大限度地贡献自己的聪明才智,同时也可以采用信息技术,将隐性知识数字化,复制到机器和其他物质载体上”⑥。零次信息资源是指各种渠道中由人口头传播的信息。“零次信息是人们通过直接交流获得的信息,是信息客体的内容直接作用于人的感觉的结果,……。因此,零次信息具有直接性、及时性、新颖性、随机性、非存储检索等典型特征。零次信息的存在形式、传播渠道具有较大的随机性,难以存储和系统积累,给这类信息资源的管理带来了很大困难,因此需要采取特殊的方法搜集、记录、整理和存储”。⑦
　　其次,充分利用信息资源还应了解和掌握不同类型信息资源的特点和主要功能。
　　第三,充分利用信息资源更应当明确信息资源的分布规律和基本格局。马费成教授从三个层面出发,系统分析和阐述了“信息资源的集中与分散规律”、“信息随时间的分布规律”、“信息资源在空间上的分布”等理论思想。他认为信息资源的集中有分散规律,主要表现为:信息资源分布的马太效应、布拉德富定律、齐夫定律、洛特卡定律、普赖斯定律等。 关于“信息随时间的分布规律”,他认为“研究信息在时间轴上的动态分布规律可以揭示信息资源的增长与老化,用科学高效的理论模型来刻画信息随时间的推移所表现出来的趋势,把握信息量的变化,对信息实施动态管理”。目前人们在这个领域所取得的研究成果主要包括“指数增长律”、“逐渐过时律”等。关于“信息资源在空间上的分布”,他从“信息的扩散与分布”、“文献信息资源分布格局”和“网络信息资源分布格局”等三个方面进行了深入阐述。他明确指出:“信息扩散原理是描述社会信息流传递过程中信息发送者传播信息的规律性的,它包括信息扩散(与分布)的多向对称性和信息传递的密度递减法则。信息的扩散原理必然影响信息资源在空间上的分布特征和规律”。⑧
　　总之,人们在社会实践中,若想减少“成本”付出,并取得良好的收益,关键是要了解信息和信息管理的重要性,通过合理地组织信息资源,充分利用信息存在和运动的各种相关规律和原理,才能获得预期的管理效果。信息如“流水”,如果管理得当,它就能造福人类;管理不当,它也会“泛滥成灾”。人们若想实现利用信息造福于人类社会的目标和愿望,就必须“修渠筑坝”,并采用各种有效管理方式和手段,才能使之蕴藏的“能量”和“价值”得到有效的开发利用。
　　
　　参考文献:
　　①[美]约翰P·科特著.耿帅译.总经理.北京:机械工业出版社,2008年第1版,平装版序言.
　　②③④⑤⑥⑦⑧马费成主编.信息资源开发与管理.北京:电子工业出版社2004年第1版:14—17,46—58,65.