关于信息管理原理问题的新思考

　　摘要:信息已经成为现代信息社会建设与发展的一种重要资源和资产。但由于学术理论界对于信息管理基本原理的研究一直没有给予足够的重视,已有的相关研究成果的系统性也不强。这无疑是造成我国一些信息管理项目建设和运作水平不高的根本性原因之一。本文按照问题导向的逻辑思路,系统回答和阐述了信息管理原理需要回答的4个基本问题,尝试为信息管理工作的科学、有效开展,提供基本的理论支持。作为系列论文的第一篇,我们将回答“人们为什么需要信息和信息管理(即用户需要信息管理做什么)”的问题,并系统阐述信息管理的第一、第二和第三个基本原理。
　　关键词:信息管理 原理 用户需求不确定性
　　
　　信息管理是现代社会为人们普遍关注的一个重要研究领域。这是因为,信息已经成为现代信息社会建设与发展的一种重要资源和资产。对于政府部门来说,信息是一种可以为社会公众服务的公益性信息资源;对于公司企业来说,信息是可以为其业务持续发展提供支持和保障的重要资产。为此,厘清我们从事信息管理所依据的基本原理,是合理有效地开展现代信息管理工作不可或缺的必要理论准备和思想基础。信息管理的基本原理所要回答的是人们在开展这项工作之前,必须要回答清楚的一些基本问题。信息管理需要解决的问题固然有许多,但是概括起来无外乎4个方面的基本问题,即:
　　问题一:人们为什么需要信息和信息管理(用户需要信息管理做什么)?
　　问题二:信息管理能够帮助用户解决哪些基本问题(信息管理能够做什么)?
　　问题三:信息管理如何行动才能更好、更有效地满足用户的需要(如何做好信息管理)?
　　问题四:信息管理的效益如何衡量(信息管理做得怎么样)?
　　我们可以根据“问题导向”的思维方式,利用已有的信息管理学研究成果来进一步明确开展信息管理应当遵循的基本原理。本文将着重探讨和回答第一个问题,并在其后的文章中进一步阐述其他三个方面的问题。
　　人们为什么需要信息和信息管理呢?对于生活在现代社会中的人们来说,信息已经成为我们每天生活和工作的“必需品”。譬如我们要了解天气信息、交通信息、医疗信息、娱乐信息、股市信息、商品信息、教育信息、就业信息、市场信息、决策信息等等。人们之所以要了解这些方面的信息,就是因为人们每天都会遇到诸多的“不确定性”,需要利用相关的信息来作出分析、判断、选择、决定或决策。所以,信息管理学的研究可以从人们的信息需求角度出发总结和概括信息管理的基本原理。
　　
　　一、人们需要有效消除生存和发展所面临的“不确定性”——信息管理原理之一
　　
　　在人类社会中,人作为一种社会关系的总和,需要从事各种与之相关的社会实践活动。在从事这些社会活动的过程中,人们往往会遇到各种各样的“不确定性”问题,其中有的属于个体所面临的“不确定性”,有的属于组织或群体所面临的“不确定性”,有的属于一个国家和民族所面临的“不确定性”,有的甚至属于整个人类所面临的“不确定性”。可以说,随着人类认识能力的不断提高,人们对未知世界需要了解和探索的问题也会变得越来越多,因此,人类所面临的“不确定性”不是随着时间的推移变少了,反而是越来越多了。这也印证了爱因斯坦的“圆圈”理论。那么,人们通过什么方式和手段才能有效地减少和消除所面临的各种“不确定性”呢?信息论、系统论和控制论的大师们已经对此作出了明确的回答,答案就是“有效利用信息”。因此,该原理告诉我们:通过有效利用各种相关的信息,人类就可以消除生活、生产和工作中所面临的各种“不确定性”。可以说,社会越是发展,特别是人类的信息获取和利用能力越强,人类就越是离不开信息。在今天的社会实践中,信息已经成为人们生命体的一个重要的组成部分,可以说,没有信息的陪伴和帮助,我们真的是无法正常地生活和工作。
　　首先,离开信息,我们的基本生活,如衣食住行等,都无法得到很好的满足。
　　其次,离开信息,我们的生产活动也会失去基本的条件,整个生产活动的价值链就会因为失去了关键的一环而变得混乱、无序,甚至会产生大量无用的劳动产品,白白浪费有限的物质生产资料,相关的资本投入也会“血本无归”。
　　第三,离开信息,我们的各项社会管理活动也会陷于盲目状态,决策不能及时有效地作出,计划和行动方案不能科学合理地制订出来,各种具体的管理活动也无法正常地开展。可以说,在现代信息社会里,人们一旦离开了信息,就如同地球失去了太阳的光明一样,会陷入黑暗和无助的境地。“管理者们要经常面临信息的不确定性,而且必须依赖他人的帮助来完成几乎所有的事情”。①
　　最后,离开信息,人类会因为缺乏基本的沟通和联系的内容而出现猜疑、矛盾和误解,甚至会引发新的冲突和战争。
　　可见,信息是人们用来消除各种“不确定性”的最好手段,也是人类生存和发展所必须的一种重要资源。它不仅可以有效地提升个体的生存和发展能力,而且可以帮助组织更为有效地配置和使用有限的资源,帮助企业经营者利用有限的物质和能源获得更多的利润和收益,帮助政府更好地维护社会的协调、稳定,帮助人类逐步走向真理的彼岸。但不可否认的是,进入人类认识领域的信息,量大质杂,鱼目混珠,而且分布不均,作为“资源”存在的信息依然是一种“稀缺资源”。这种情况的改善,惟一可行的解决办法就是加强信息管理,科学合理地组织和开发利用信息资源。
　　
　　图1为我们描述了人类信息需求与信息管理之间的价值链关系,它表明人类可以通过对信息生命周期的有效管理和信息服务来满足人类社会生存和发展的信息需求,帮助人们消除面临的诸多“不确定性”。 翔实的信息和有效的信息服务可以节约时间、成本,帮助你或其他的人直接采取行动。
　　
　　二、人们需要追求较高品质的生活和良好的工作业绩——信息管理原理之二
　　
　　人们对较高品质生活和良好工作业绩的追求,是产生信息需求的原动力,也是我们开展信息管理活动的基本前提条件。
　　自从人类诞生以来,我们就一直在追求较高品质的生活和工作业绩。关于这方面人类发展的历史情况,我们没有必要过多地加以赘述。需要说明的是人类进入新世纪以来,我们愈来愈感到人们对较高品质生活和工作业绩的追求,比之以往任何一个历史时期,都更加强烈。人们已经感受到了21世纪人类社会的生活方式和工作方式都因为信息技术的高速发展和广泛应用产生了革命性的改变。人类对所生存的这个世界的认识能力和对我们未知世界的认识能力,都因为现代信息科学技术日新月异的发展而得到了不断的增强。同时,由于信息技术,特别是网络技术的应用,人类社会中的个体、群体之间的“时空”距离大大缩小了,大家似乎都生活在一个“地球村”里。
　　在这个“地球村”里的人们需要一种全新的生活方式和工作方式,即“数字化生存”方式。人们希望不必花费大量的时间来查阅历史上形成的“海量”资料就可以找到所需要的关于某个事物或对象的有参考价值的信息和记录;希望“足不出户”就能得到所需要的生活物品;希望能够在自己选择的工作地点,而不必通过拥挤的道路到传统的办公场所上班;希望在面临两难抉择的时候,得到及时有效的信息服务;希望在制定工作计划和业务安排时,能够得到有价值的数据、信息和情报支持;希望在工作或经营管理出现问题的时候,能够及时得到问题产生原因方面的信息;希望能够用最少的成本付出获得最高的利润回报;等等。这些新的社会需求,在传统的社会中,是很难有效实现的。但是,我们可以欣喜地看到,这些新的社会需求正在通过有效的信息和信息管理服务得以实现。