浅谈煤机企业销售过程的内控

　摘要：做好销售环节内控，确保企业销售目标的实现。
　　关键词：销售内控；坏账风险
　　
　　煤机企业的生产模式基本是以销定产的定单生产。有签定合同、产品工艺设计、组织生产、检验入库、发货销售等环节。销售环节内部控制存在的问题有：合同签定的不规范、未充分考虑异常情况等，常常会导致以后的经济纠纷甚至诉讼，企业利益受到损害；应收账款比重不断增加，账龄普遍过长，金额庞大的应收账款常年挂账，实际已无法收回仍视为债权；应收账款坏账计提不充分，造成虚盈实亏的假象；应收账款的存在使企业用有限的流动资金用来垫付各种税金和费用，加大了企业的现金流出，又在一定程度上虚增了收入，夸大了企业经营成果，增加了企业的财务风险。
　　企业如何在销售环节加强内控措施，保证企业经营活动的效率、效果、资产的真实完整，财务报告的可靠性？
　　一、客户信用控制
　　业务员在签订合同之前，要对客户的资质条件、资金状况，经营范围、商业信誉等情况进行详细的了解，防止客户欠钱不还，增加企业的损失。业务员向上级主管提交的客户信誉情况，客户信用部门要严格审核客户的具体情况，信誉不好的要求先付货款后发货，信誉好的给予的赊销限额的大小都要严格履行审批程序。业务人员不能有赊销审批权限，以避免业务员为扩大销售而使企业承受不恰当的信用风险。企业应当建立健全客户信用档案，关注重要客户资信变动情况，采取有效措施，防范信用风险。
　　二、销售合同控制
　　业务员签订合同时要和客户就商品价格、技术协议、付款方式结算方法、销售折扣和折让、交货验收、运输、违约责任与赔偿等条款作出明确规定。重要的销售合同，应当征询法律顾问或者专家的意见。这些条款为以后的相关内控和货款催收提供依据。
　　三、发货及开具发票的控制
　　签订合同后，技术工艺部门编制工艺组织生产，成品完成后验收入库。销售部门给仓库下达发货指令，仓库按照发货通知单所列项目组织发货，确保货物安全达到目的地，运输人员将货物发送给客户时要求客户签收并将客户验收单带回交给运输部门的票据结算人员。销售部门的开发票人员依据销售合同、销售单、出库单、客户验收单开据增值税专用发票，禁止开具虚假发票。
　　四、应收账款及坏账的控制
　　开票人员将发票等支持性凭证交财务部门记录收入和应收账款明细账，负责主营业务收入和应收账款的记账人员不能经手现金。销售人员按照合同规定催收货款，财务人员督促销售人员加紧催收货款，达到质保期后质保金仍然收不回来的，要求业务人员说明原因，继续催收，财务人员要重点关注到期仍然没有收回的货款，防止坏账的发生。对于可能确认为坏账的应收账款应当报告有关决策机构，由其进行审查，确定是否确认为坏账。发生的坏账应查明原因，明确责任，并在履行规定的审批程序后作出会计处理。对催收无效的愈期应收账款，可通过法律程序予以解决。企业注销的坏账应当进行备查登记，做到账销案存，已经注销的坏账又收回时应当及时入账，防止形成小金库。收回货款的要及时记账，还要关注客户退货的情况，及时处理。要建立应收账款对账制度，定期和客户核对应收账款、应收票据、预收账款等往来账目，指定一名不掌管货币资金也不记录主营业务收入和应收账款主管人员负责按月向客户寄发对账单，并要求客户将任何不符情况直接向指定的未执行记录销售交易的会计主管报告，发现问题，查明原因，及时调整。
　　企业应当建立应收账款账龄分析制度，密切关注账龄的变化情况，一般情况下，债务单位撤消、破产、资不抵债、发生严重的自然灾害等导致的停产而在短期内无法偿还债务以及应收账款愈期3年以上，企业应当合理提取坏账准备，实际发生坏账的，一定要有董事会或经理办公会议等类似机构批准作为坏账损失，冲销提取的坏账准备。
　　企业发生的应收账款时间有长有短，有的没有超过收款期，有的超过了收款期，一般来说，拖欠的时间越长，款项收回的可能性越小，形成坏账的可能性就越大，企业对应收账款回收情况的监督，可以通过编制账龄分析表进行。利用账龄分析表，企业可以了解以下情况：第一，有多少欠款尚在信用期。这些款项未到付款期，欠款是正常的；但并不意味着到期就一定能够收回，所以及时的监督仍然是有必要的。第二，有多少欠款超过了信用期，超过时间长短的款项各占多少，有多少会因拖欠时间太久而可能成为坏账。对不同拖欠时间的欠款，应当采取不通的收账方法，制定出经济、可行的收账政策；对可能发生的坏账损失，应该提前做出准备，充分估计这一因素对损益的影响。