浅谈加强房地产权属档案管理的思考

　摘要：随着房地产经济的不断发展，房地产权属档案管理工作变得越来越重要，不断完善房地产权属档案管理，制定统一的国家标准，实现权属档案的标准化、数字化，成为档案工作者面临的迫切问题。本文针对房地产权属档案管理工作中存在的主要问题进行了探讨，提出了具体改进措施，希望对从事房地产权属档案管理工作的同仁有所启迪和借鉴。
　　关键词：房地产 权属档案

　 　　近几年，为遏制部分城市房价的过快上涨，国务院出台了一系列调控政策。新政给房地产市场带来了冲击，也引发了档案工作者对房地产权属档案管理的新思考。怎样使房地产权属档案的管理更加规范，增强新政的执行力度，使档案工作更好地服务于社会，成为档案人面临的新课题。
　　
　　一、房地产权属档案管理存在的主要问题
　　
　　房地产权属档案是房屋产权权属信息的重要载体，涉及房产登记、产权交易、法律纠纷、旧城改造等诸多方面，与人们的生活息息相关，其重要程度不言而喻。由于房地产权属管理信息量大、变动关系复杂，这就使得房地产权属档案的数量大、跨度大，存在的问题也较为突出。
　　（一）对于房地产权属档案的管理，缺乏统一的规范性文件
　　1.现行文件过于笼统，缺乏操作性。随着房地产业和住房商品化的迅猛发展，房地产权属档案变得越来越重要，档案数量也越来越多，单靠传统的管理方式和管理手段已远远不能适应新形势发展的需要。利用现代化技术设备、服务手段和科学的管理方法，实现房地产权属档案管理现代化已是必然趋势。而标准化是现代化的基础，在房地产权属档案管理工作中推行标准化，是房地产权属档案实现现代化管理的首要前提，也是做好房地产权属档案管理工作的必要条件。目前，在实际工作中，房地产权属档案管理的依据仍然是2001年建设部颁布的《城市房地产权属档案管理办法》。《城市房地产权属档案管理办法》从房地产权属档案的收集、整理和利用等几个方面对房地产权属档案的管理工作进行了规定，但只限于宏观层面，缺乏对具体工作的指导。目前的实际工作情况是，服务中心窗口受理业务时收什么材料，档案室就存什么材料，对于档案材料是否齐全、是否规范、是否准确，还缺少统一的标准。
　　2.保管期限不明确，致使档案库房紧张。《城市房地产权属档案管理办法》规定：房地产权属档案应以丘为单元建档，以房地产权利人为全宗立卷。但在实际工作中是以房号为单元建档，将权利人的所有权登记档案、所有权转移登记档案、他项权登记档案、他项权注销登记档案都集中在一起，合并组成一卷。由于房地产权属档案保管期限的不明确，无法开展鉴定、销毁工作。如他项权注销登记、拆迁房屋注销登记、房改房注销登记等利用率不高的注销档案材料也会占用一定的空间。因此，房地产权属档案出现了有增无减的现象，必将导致档案库房空间的资源短缺。
　　（二）房地产权属档案管理专用软件功能不完善，不能满足实际工作需要
　　从2006年起，北京市逐步推行房屋买卖网签工作，即将各种不同类型的房屋登记业务内容上传到北京市权属交易网。北京市权属交易网搭建了一个覆盖全市房屋信息的平台，为有效执行国务院房地产新政，抑制炒房行为，严格控制二套房贷款等政策提供了可靠的信息源。目前，通过产权人姓名、产权人身份证号、坐落等条件均可到权属交易网查询到相关的信息，但是北京市权属交易网只是符合权属登记流程的一个系统，与各区县的房地产权属档案实体管理缺乏关联，不能作为房地产权属档案管理专用软件。因此，加强房地产权属档案数字化工作十分必要。
　　在提高房地产权属档案数字化水平的工作中需要注意两个问题：一是房地产权属纸质档案和电子档案内容要一致。由于房地产权属档案形成后，房产的买卖、赠与、交换、继承与遗赠、分割与合并等变更不断发生，房屋拆除、翻新、扩建等变更日趋频繁，房屋的抵押、查封等产权受限制的情况不断形成，因而房地产权属档案处于不断的转移和变更之中，具有极强的动态性。而房地产权属档案则要随产权人变化而变化，随房屋现状变更而变更。房地产权属档案的最新电子信息始终要与房产现状一致，并不断补充、更新材料，自始至终反映房屋产权的现实情况，这就要求房地产权属档案管理专用软件能使新、旧数据统一，实现无缝链接。二是档案管理软件要统一，不能因业务不同而使用不同的管理软件。由于历史原因，不同业务往往由不同的部门负责，这就造成在房地产权属档案数字化初期各部门使用了不同的档案管理软件，致使在实际工作中存在着档案数据存储分散、查询繁琐、数据易丢失等问题。这样多个软件、多种形式的数据库存储方式，使得电子数据的应用产生诸多不便，而目录索引这种记忆性的记载作用等同于无数字化之前的“记录簿”，档案管理对索引有很强的依赖，使得数字化录入没有起到最初我们所期望的作用。因此，研发适合房地产权属档案管理的专用软件，提高房地产权属档案数字化管理水平，势在必行。