试论如何以现代档案管理理念提升学校整体工作

　  摘要：本文以北京化工大学附属中学档案工作为例，介绍了化大附中以现代化档案管理理念推动学校整体工作提升的成果经验，供档案界同仁参考。
　　关键词：档案管理 学校 现代化
　　
　　学校是人类文明的摇篮,是思想文化的圣地，一所好的学校就是一个宝贵的文化库,它演绎着学校健康发展的各个环节,学校档案正是对这一过程进行记录和珍藏的有效手段，是对学校办学历史和全校师生员工德、能、勤、绩等的真实、全面的反映,是彰显和维护学校自身权益的重要工具。
　　
　　一、提高认识，加强档案工作的组织领导
　　
　　1.校领导组织学习相关的档案文件。通过学习，校领导充分认识到档案工作是学校整体工作中的一项不可或缺的基础性管理工作，于是化大从校领导到每一个老师都开始学习《档案法》等相关法规、制度，然后制定适合本校的档案制度，从上到下落实到位，保证档案形成的各个环节不出问题，确保学校档案的收集整理工作进展顺利。
　　2.全员参与共同完成档案资料的收集归档。学校的各个职能部门在日常工作中，积累了大量资料，这些资料准确、全面地记录了学校各项工作的发生、发展和结果，记载了学校的发展进程，是学校工作的真实写照。它们具有很强的借鉴和激励作用，为学校的可持续发展提供了重要文献依据。学校的档案工作没有全体人员的参与和重视，很难做到及时完整地收集和采集到真实原始的教育教学资料。
　　3.树立以提高教育教学档案质量为核心的科学发展观。全校范围开展教育教学档案意识的宣传教育工作，使全校师生充分认识到教育教学档案是学校档案的重要组成部分，是化大“严谨、务实、高效”的工作作风的直接体现，是提升教育教学工作的有力保障。重视档案工作就是重视提高教育教学质量的具体体现。
　　4.建立完整必要的档案工作组织体系。为了顺利开展档案工作，化大建立了以校长为组长的档案管理网络，三校区主管领导为组员，下设档案工作小组，组员为各部门主任和档案员，具体负责学校各部门档案材料的整理和管理。设立综合档案室，主要管理学校文书档案、教学档案、科技档案、设备档案、声像档案、基建档案。
　　5.加大资金投入，为档案室建设开绿灯。化大在朝来校区设置档案室、档案荣誉室、档案办公室，实现了专人、专室、专柜管理。
　　
　　二、通力协作，确保档案质量水平
　　
　　1.校长主抓，团队协作见成效。档案室建立初期，资料的集中汇总是一个大工程。由于时间紧，任务重，校长亲自指挥，动员、协调三校区各个部门的领导和工作人员，发扬团队协作精神，加班加点整理文件和资料。在短短的几个星期里，就将第一阶段学校三年的档案整理完毕。
　　2.建章立制，为档案工作谋发展。校长每年召开三校区主管领导、各部门负责人参加的档案例会。学习档案法律法规和新办法、新规定，研究、部署、落实档案工作具体要求；对相关人员进行档案培训。档案员深入到各校区对档案资料的收集整理进行实际指导，确保档案资料整理的质量，做到一步到位不返工。
　　3.讲求实效，不搞形式“一刀切”。在档案工作的管理过程中，考虑到不同部门的工作特点，在收交档案的时间要求上不搞形式“一刀切”，而是根据不同部门的工作实际，采取不同的管理。有的部门是学年制收集，有的部门则是年度制收集。这样，各个部门根据自身工作的特点按时上交档案材料，保证档案材料准确、规范和完整。
　　4.定期上报，出现问题立报立决。学校要求档案员定期将档案材料的收集、整理情况用文字形式向校长汇报，使学校领导能够掌握档案管理工作的第一手材料，并及时解决出现的问题，确保学校档案工作的稳步推进。
　　
　　三、努力创新，形成特色档案
　　
　　档案工作升级后，化大一方面着眼于基础性档案的建设，另一方面努力挖掘化大的特色档案，使之更合理、便捷地服务于学校的教育、教学工作，推动学校整体工作的发展。
　　1.奥运档案。2008年北京奥运会的召开，给学校的发展带来了新的契机。化大紧贴奥运，启动了“新北京、新奥运、新朝阳”系列摄影创作活动。在三校区领导的大力支持下，在老师的带领下，同学们历经四个月之久拍摄了奥运宣传片“我的北京，我的家”，并被送往瑞士洛桑奥林匹克博物馆，展播中受到好评。8月17日，北京市奥林匹克教育领导小组办公室召开表彰会，瑞士奥林匹克博物馆馆长和相关负责人到京，亲自授予化大奥林匹克博物馆奖杯和由博物馆馆长亲笔签名的证书。另外，学校还组织摄影特长生拍摄了大量奥运题材的摄影作品，学校摄影队被评为：“朝阳区人文奥运优秀队伍”。