从本科教学工作水平评估看我院人事档案管理

【关键词】  本科教学;水平评估;人事;档案管理

高校人事档案管理是大学本科教学工作水平评估的一项重要的基础性工作，也是高校人事管理的重要组成部分。随着高校人事体制改革的不断深入，人事档案工作也面临新形势，如何更好地推进档案管理工作，充分发挥其职能作用，为高校的人事工作服务，值得我们思考和研究。

　　1 高校人事档案管理工作的特点

　　1.1 覆盖面广、头绪多 高校的人事档案管理工作具有普遍性，既有教职工档案，又有学生档案，教职工档案又包括干部档案和工人档案，随着《新劳动合同法》的实施，劳动用工的档案动态管理也提上了议事日程，因此高校人事档案牵涉到许多部门如人事处、组织部、招生就业办公室以及各院系的相关用人部门，人事档案管理工作是一项庞大的系统工作。

　　1.2 保密性强 干部人事档案是组织、人事等部门按照党的干部政策，在录用、培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想品德、作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史、全面地考查、了解和正确选拔、使用干部的重要依据[1]，涉及个人的隐私内容，其使用、查阅和摘录必须具备一定的条件，履行合法、合理的程序，因而具有较强的保密性。

　　1.3 利用率高 人事档案为历史、科学地评价当事人，为组织晋升、选拔和任用干部提供了重要依据。特别是随着社会的发展、人才的流动，人事档案工作出现了许多新情况、新问题，如人事变动所带来的跨地域连续性管理;档案数量急剧增长;档案种类日趋丰富;档案的利用量增加;利用范围扩大、利用深度扩展。

　　1.4 时效性强 人事档案应全面、及时地反映当事人的信息变更，包括职务和职称的晋升、工资的变动、岗位的调整等基本信息都应得到适时体现，它与教职工的个人利益息息相关，处理不当，将会影响到高校的和谐发展与人才稳定。

　　1.5 流动性大 自西部大开发政策实施以来，人才“春水向东流”、“孔雀东南飞”的现象得到了一定的缓解。但与沿海、东部发达地区相比，少数民族地区无论是在硬件还是软件上都存在着较大的差距，部分人为了寻求更好的教学与科研环境，一展自己的才华，纷纷奔向了沿海，奔向了大城市，造成了大面积的人才流动，随之而来的也就是人事档案的流动。

　　2 我院人事档案管理工作存在的问题

　　2.1 观念、意识有待提高 我院地处“老、少、边、山、穷”的革命老区，受观念意识、硬件设施等因素的制约和影响，在传统的人事档案管理理念的影响下，档案员对档案管理缺乏足够的认识，也缺少与外界的交流与沟通，长期以来存有档案管理工作无关紧要、档案管理人员能保证所管档案不丢失就可以了、档案管理工作人人都能做好等守旧思想，在这种思想支配下，档案管理人员完全处于被动服务之中。查什么就提供什么，借什么就给什么，不重视对档案的优化与动态管理[2]，这种封闭、落后的人事档案管理理念影响了我院人事档案管理的发展。高校本科教学水平工作评估促使我们在结合本院实际的基础上，要加强与外界的交流与沟通，转变观念，更新意识，主动适应新形势对人事档案管理提出的更高要求与标准。

　　2.2 资金、设备条件有限 巧妇难为无米之炊。要实现人事档案管理的规范化、标准化、信息化，首先要有必要的资金、设备的投入，这是进行人事档案资源开发、利用的前提和保障。在学院领导的重视下，经过多年的努力和发展，我院人事档案管理已经达到了人事档案管理的基本标准，但情况还不很乐观，硬件上没有达到人事档案管理“三室”(档案库房、办公室、阅览室)分开的标准，全院教职工的人事档案塞在不足20m2的小屋中，办公室与阅览室“合二为一”，既不利于档案的查询，也不利于人事保密工作的原则。高校本科教学工作水平评估“以评促改、以评促建”的原则要求我们认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》的精神，加大对人事档案管理的资金投入与设备更新力度，真正做到加强人事档案管理，主动服务学校的宗旨和目的。

　　2.3 材料的收集不够规范 高校人事档案因其独有的真实性、系统性而成为评估专家了解学校各方面办学情况的媒介，是全面展示学校工作成就与办学特色的信息窗口，同时也是衡量学校教育教学质量和管理水平的一个重要标志。因此，收集齐全完整、整理科学规范的档案资料是开展各种教育教学评估工作的基础，是评估专家系统准确了解学校各项工作进而对学校作出科学、合理的评估必不可少的凭证依据。但我院人事档案管理还存在诸多不规范之处如材料的规格设置存在随意性。比如教师的年终考核表，从纸张规格到字体颜色再到书写规范等大多不符合档案管理规定的要求，造成上交到人事档案室的这些材料不能顺利归入本人档案，致使专职档案员整天忙于对接收的这些不合格档案材料的处理，大大降低了工作效率，在整理档案过程中也容易导致个人信息的遗漏与材料的丢失。

　　2.4 人员素质有待提高 我院人事档案管理员大多是“中途出道”，科班出身少之甚少，人员更换频繁，缺乏档案管理的专业知识与技能，不能保证档案管理工作的连贯性与专业性。即使做为兼职档案管理员，也没有接受过系统的档案专业知识和技术的培训，实践也充分证明，这些非档案专业毕业的档案管理者面对新的管理方法与模式有些无所适从，更谈不上科学的管理方法。

　　2.5 信息化程度不高 随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，电子档案的管理呼之欲出，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，我院目前只是把个人信息、档案目录输入计算机专用的人事管理系统，信息检索、调阅档案等仍习惯手工操作，无纸化阅档没有得到实施。这样既不利于档案的保管，又影响了工作效率。如教职工的个人信息材料包括专业技术资格证书、学历学位证书等，在本科教学工作水平评估中的收集都是复印件，纸质材料的存档具有一定的时效性，容易腐蚀，尤其是在材料的搬运中更容易丢失，难以达到长期存档的目的，面对成堆的评估材料更不容易查找，如果我们能够充分利用信息化手段，将教职工所有个人材料利用扫描仪终端输入电脑，形成电子档案材料，再将电子档案材料按一定的规律分门别类进行编号，既利于档案的存档，又有利于提高工作效率。