运用计算机管理会计档案的研究

        除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计软件系统相配套的各种说明书及使用手册。 
        2、计算机管理会计档案的保存。由于计算机管理会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个电算化会计系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。 
        此外，还应注意计算机管理会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此，笔者建议计算机管理会计档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计软件系统版本，二者的一致性是非常必要的。显然，其收集与管理工作也是比较艰巨的。
        3、计算机管理会计档案的利用。即会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(l)所调阅的会计档案的版本号与当前会计软件系统版本号一致，此时只需将您所需调阅的档案通过计算机软件系统中的档案调阅（或数据恢复）功能进行调阅即可；(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计软件系统版本号不一致，此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的计算机系统，然后再进行调阅。 
        三、运用计算机会计档案的整理与再利用 
        运用计算机整理会计档案有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为单位决策者提供可靠的决策依据，另外还可以得出本单位、本部门的过去、现在与将来的发展情况与发展趋势，使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的行为规范，改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用计算机会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现电算化会计档案的再利用。
        实行计算机管理会计档案之后，除了日常的事务外，我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范等问题。做好了以上工作，我们有理由相信运用计算机管理会计档案的工作一定会更好。