构建和谐的档案工作　从抓好基层单位人员交接开始

　　当移交人员因病或其他特殊原因不能办理移交手续时，接管人员应在到岗后立即清点核对检索工具和档案数量等重要项目，存在疑问的向移交人员或有关领导问明情况，并形成书面材料经有关领导审查签字。
　　第四，任何行业中进行财、物交接，监交工作都必不可少。档案交接也应该安排专人负责监交。一般来说，档案人员办理交接手续，应由档案工作所在部门负责人监交，而档案人员同时为部门负责人的，应由本单位主管档案工作的领导监交。监交人员应坚持公平公正的原则，监督交接双方认真办理交接手续并进行审查，防止交接工作敷衍了事或流于形式，杜绝弄虚作假的行为。
　　
　　（三）细化手续，加强监督和检查
　　国家关于档案交接手续方面的规定只有《档案交接文据格式》（GB/T 13968—92），用于档案室、档案馆移交和接收档案，不适用于单位内部人员交接。为使档案工作交接制度得到真正落实，使档案局的监督检查工作能够有据可查，使执法机关发现档案丢失等违法行为时便于调查取证，档案行政管理部门有必要统一并规范本地区档案人员工作交接的文据格式。
　　交接文据可以包括如下表格：①交接总体情况登记表，记录移交人员、接管人员和监交人员的基本情况以及档案工作制度、检索工具、现存及移出档案、全宗卷、基础登记、档案库、柜钥匙等核对和交接的基本情况；②档案工作制度一览表；③档案检索工具一览表；④现存和移出档案数量统计表；⑤未完成工作登记表。特殊情况在表中不便于填写时应另附详细说明。每页交接文据都应有移交人员、接管人员和监交人员的签字。交接文据应一式三份，一份交同级档案行政管理部门或上级档案业务主管部门，一份存本单位文书档案，一份存全宗卷。
　　各单位调换档案人员应在双方交接之前通知同级档案局或上级单位档案业务主管部门，档案局或上级主管部门应及时前往监督检查。对于无正当理由不按规定办理档案工作交接手续或在交接工作中弄虚作假的单位或者个人应进行通报，造成档案损失的依法对个人或者单位给予行政处分或行政处罚。
　　
　　（四）有效引导，编发简明学习材料
　　从目前情况看，档案工作领域尚未实现先持证后上岗，绝大多数档案人员是先被安排到档案工作岗位，再参加培训取得岗位资格证书。因此，几乎每名档案人员接手时都对档案工作一无所知。即使交接制度制定得再细致，手续规定得再严密，接管人员如果对档案工作中常识性的概念不了解，也难以完成各项清点核对工作。档案专业书籍（包括岗位培训教材）虽然不少，但是篇幅较长，档案人员不可能在交接前的短暂时间内完成自学，即使翻看了，恐怕也难得要领。因此，有必要专门为新任档案人员顺利交接编写“入门概念和知识”，用通俗的语言和尽量短的篇幅解释交接工作中必然遇到的专业问题，如全宗、全宗号、全宗卷、档案门类、检索工具、档号、集中统一管理、各门类档案归档时间、编研材料、常规档案工作等等。
　　另一方面，工作交接中前任向后任介绍基本情况、传授工作经验和方法也是十分重要的方面。前任的一句话、一个提醒往往能让后任少走不少弯路。但是这方面的交接主要依靠移交人员的主观愿望和能力，难以用制度去约束，用手续去落实。而移交人员出于各种原因能够做到知无不言、言无不尽的并不多，接管人员又往往提不出问题。档案行政管理部门可以结合档案室的工作特点，替新任档案员提些问题，如：本单位保管了几个全宗的档案？哪些门类的档案？检索工具有多少种，分别有多少册？室藏档案数量是多少？档案起始时间与本单位成立时间是否一致？本单位曾移出了哪些档案？现存档案与移出档案之和是否等于应该归档的全部档案？ 尚有哪些应该归档而未归档的文件？本单位档案有多少个存放地点？档案库、柜的钥匙有多少套，由谁保管？档案利用情况如何？编写了哪些参考资料？近两年本单位为档案工作大约投入了多少经费，用于哪些方面？近年来收到了哪些需长期执行的档案业务文件？本单位档案工作或档案人员获得过哪些奖励？接受了哪些检查或评审？档案工作还存在哪些突出问题？ 这样的问题可以编成“工作交接应问应知”，帮助新任档案员从前任那里最大限度地获取信息和经验，尽快熟悉本岗位工作。
　　档案行政管理部门应通过一系列措施，使工作交接做到组织上有保证，制度上有规定，职责上有分工，手续上有记载，工作上有监督，操作上有引导，使各单位档案工作交接成为对前段工作认真盘点、查漏补缺的过程，从“越交越乱”变为“越交越清”，最终使工作交接在建设和谐档案工作的过程中不再成为障碍，而是成为档案工作向前迈进的新起点。