对高校新生档案双套制管理的思考

　　目前，全国高校招生普遍采取网上远程录取，这种以计算机及网络技术为支撑、以电子档案信息流转为基础的技术密集型招生管理模式，降低了招生成本，提高了招生效率，最大限度地限制了暗箱操作行为。
　　
　　一、高校新生档案管理的现状
　　
　　1、新生纸质档案寄发途径多样，收集难度大。传统录取模式中，考生没有纸质档案就不可能被录取。一般在录取结束时，纸质档案统一由招生老师在招生点领取后随身带回或寄回学校，保证了全部考生档案的齐全性，便于学校对考生进行复查，利于班主任或辅导员提前熟悉学生。电子档案出现后，全国各省(市、自治区)对纸质档案的要求有所不同。有些省份考生只有电子档案，不提供纸质档案；有些省份在考生录取后由当地招办或学校直接把纸质档案寄往学校。
　　2、新生纸质档案收集时间过长，整理难度大。实行计算机网络录取后，考生所在学校或生源地招办对纸质档案的邮寄时间不一致，从录取结束一直持续到第二学期都可能有学生档案寄来。有的省份不主动寄出考生的纸质档案，需高校去函后才寄发或学生凭学校证明索取时才提供。这使得学生的纸质档案一时很难收集齐全，人为延长了档案的收集时间，增大了整理难度。
　　3、考生电子档案管理工作不规范，利用率低。考生电子档案主要包括报名信息、成绩与志愿、体检信息、报名表、体检表和附加表等，是一种数字化的信息记录，是高校录取新生的主要依据。但在招生结束后，多数高校对招生过程中具有保存价值或永久保存价值的考生电子档案没有进行规范归档，没有充分利用电子档案补齐新生纸质档案的缺失，没有充分利用电子档案的优越性为教学管理和学生管理服务，没有充分利用电子档案开拓招生生源和招生范围，没有充分发挥电子档案的经济和社会价值，电子档案的利用率十分低下。
　　
　　二、高校新生档案实行双套制管理的必要性
　　
　　高校新生档案双套制有没有存在的必要，关键要看考生电子档案和纸质档案是否完全相同，能否相互取代。如果两套档案从内容到载体形式完全相同，双套制则是完全重复保存制，显然是不必要的。如果两套档案存在某方面的差异，那双套制就不是重复保存制，该不该实行双套制就要做具体分析了。高校新生的电子档案和纸质档案在内容、载体、功能和法效方面有较大差异。