职能简易分类的实践与再认识

　　三、职能简易分类方法是实践的产物
　　
　　笔者在上个世纪末感到，在铁路物资系统运用多年的问题分类方法逐渐暴露了一些弊端：由于类目衔接的模糊性而造成的归档文件混类问题、由于文件一文多事或文题不符而产生的难以归类问题；改革中产生的诸如职工养老保险、社会保障、公司股份制，以及不同类型企业重组、企业经营体制转换或合资企业、控股公司等新事物、新问题层出不穷所带来的类目频繁调整直至难以适应问题；等等。与此同时，机构分类法的应用者在企业深化改革中也普遍遭遇了机构及其名称频繁变动造成机构分类难以应对的苦恼。那么，什么分类方法更适合于今后档案分类需要，传统的分类方法如何变革呢？
　　笔者在大学时从师于邓绍兴教授，他深入研究并予积极倡导的职能分类方法引起了笔者的重视。在选择职能分类方法并决定对其改造后，总公司制订了通过实践优化组合职能分类类目的目标。在细心研读职能分类有关著作、论文过程中，结合档案工作面临的新形势，结合本系统档案分类需要，制订出职能分类改革方法和步骤。传统的职能分类方法与机构、问题分类方法一样，重视分类设置的系统性、类目设置的层次性，具有不便于掌握、操作难度高、占用工作时间长的特点。而于本世纪初开始，机关、企事业深化改革，精简机构、定员，继而又在大幅度压缩机关部门后，出现了一岗多职、一人多岗局面，档案人员更是几倍减员。中小企业、机关档案部门普遍被兼并、撤销，一些企业集团总部档案管理人员都是身兼多职，一些新上岗的档案人员没有进行及时适度培训。这些从未有过的局面形成后，一些中小企事业、机关将未经分类整理的文件装盒入柜，个别新上岗人员由于惧怕复杂艰深的分类操作而将历年文件打捆后束之高阁。由此可见，耗时费力又难以把握的复杂分类方法已经难以适应归档文件整理需要。档案分类方法必须简化，降低操作难度，缩短档案分类占用的时间，把文书和档案人员从繁重耗时的分类工作中解脱出来。
　　2001，笔者草拟了包括52个单级分类类目的职能分类方案，先在机关试行两年，于2003年将类目缩减到25个，在少数单位试行，用于归档文件分类的时间比过去减少了50%。通过档案协作组研讨，进一步提出了合并缩减分类目录的方案。总公司于2004年提出了仅仅包括党群工作、行政管理、人力资源、财务审计等12个单级目录，每个目录名称都与相应职能部门的名称基本上保持一致。就是说，职能简易分类目录最终与职能高度集约化的机构名称殊途同归。只不过是，机构名称必须随着决策者意图、公司业务范围进行调整改变，而职能分类目录不再受其影响而发生频繁变动，成为稳定性通用性极强的基准分类目录。下属单位，尤其一些小公司，可在此基础上根据需要缩减到5-7个目录，以适应归档文件最简分类为基本原则。通过全系统广大范围内的实践证明，职能简易分类方法简便易行，用于归档文件分类的时间由最初的两周减少到1-2天，工作效率提高了5-7倍。职能简易分类方法具有广泛适用与普遍推广的品格。