对加强成人教育档案工作的思考

　　2、抓源头
　　为了逐步实现成人教育档案管理工作标准化、规范化和现代化，为今后考核成人教育质量提供可靠依据，必须从日常工作的点滴做起，注意档案平时的积累和保管，为日后档案的利用打下良好的基础。长期以来，由于诸多原因，在高等学校档案管理工作中，成人教育档案管理工作末能得到应有的重视，部分高校在实际工作中忽视成人教育档案的收集、整理，致使成人教育档案内容不全，质量不高，不能反映成人教育管理工作的全貌，严重影响了成人教育档案的开发利用。有的学校在成人教育学生电子注册工作中，由于档案材料没有按时立卷归档，因此给学生电子注册工作带来很多困难，不能按时完成上级交办的学生电子注册工作。高等学校必须加大成人教育三级档案管理工作的力度，从档案形成部门的源头抓起，努力营造人人关心、重视学校成人教育档案管理工作的若氛围，为日后档案的管理打下良好的基础。
　　
　　3、抓制度
　　成人教育档案管理部门要做到文件材料管理有序，合理分类存放，使文件材料来龙去脉清晰，为立卷归档工作奠定良好的基础。要建立成人教育档案管理的各项规章制度，建立归档范围，建立各级档案网络组织，使成人教育档案管理有章可循，形成人人负责，层层把关，齐抓共管的良好局面。
　　
　　4、抓管理
　　改革传统管理思维，建立档案信息服务体系。随着教育的改革和发展,高等学校档案工作重点应从以往收集、整理、保管为主的管理模式转向以开发、利用、服务为主，把主要精力放在提高档案的利用、发挥档案材料的价值和效益方面上来。此外，根据不同部门用户、不同专业角度的需求建立完善的档案信息服务体系是档案信息社会化的要求，也是提高档案利用效率，充分发挥档案价值的可靠保证。档案信息服务体系是档案信息社会化的产物，建立档案信息服务体系的目的是根据档案信息服务社会化、市场化的要求,加强信息服务机构的合理分工和协作，提高档案信息的传递能力和服务水平，满足用户多层次、不断增长的服务需求。
　　
　　5、抓协调
　　成人教育档案来源于各基层单位，产生于教学管理、学生行为管理等各项工作之中，成人教育档案贯穿于学校成人教育管理工作的始终，需要各环节工作协同配合，更好地完成成人教育档案的管理工作。第一是成人教育学院兼职档案员与本单位三级兼职档案员的协调配合。要主动争得三级档案员的配合和支持，认真指导检查本单位现行文件的管理和立卷归档情况，从档案形成部门的源头抓起。第二是与本单位领导之间的协调和配合。主动争得领导的重视和支持，督促领导做好文件材料的积累和归档工作。领导用过的文件材料要及时收回，合理保管。第三是与学校档案部门的协调配合。要主动接受学校档案部门的检查和指导，配合学校档案部门的工作，按照学校的统一要求做好本单位的立卷归档工作。
　　
　　6、抓硬件
　　为了适应现代成人教育档案资料大容量、繁琐、复杂的特点，传统的以手工为主的档案管理方式与之不相适应，成人教育档案管理必须应用现代化的信息技术手段进行档案管理，使档案的收集、整理、保存和查询使用电子化、网络化，实现成人教育档案的信息化与资源共享。现代化的管理手段，使之不但能准确、系统地查找到所需要的有关档案资料，而且能做到及时、省时，更好地为成人教育工作服务。
　　
　　参考资料：
　　1、张航：《科学高效地管理学籍档案是提高成人教育质量的重要保证》，《陕西师范大学继续教育学报》2004年第21期。
　　2、钱峻英：《如何突破成人高校招生瓶颈》，《光明日报》2004年。
　　3、杨江华：《成人教育面临的挑战和对策》，《西南民族大学学报（人文社科版）》2003年第10期。