如何加强高校基建档案管理

  　高校基建档案是高等学校在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体等材料。它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据。近十几年来，我国的高等教育发展较快，随着国家对教育事业的重视，国家对教育的投入逐年递增，高校的基本建设进入了高速发展时期。此外，高校的合并与重组，是20世纪末、21世纪初，我国高等教育发展体制改革的重要举措，就连一些著名高校也加入了合并的行列。从1999年到2004年期间，合并调整后的高校数目达到416所，原有612所高校合并组建为250所，数量之大，空前少有。高校建设离不开基建档案。随着高校基本建设的高速发展，高校基建档案管理工作如何在新的平台上发挥应有的作用，是摆在高校管理层和档案工作者面前的新课题，这已成为高校基建部门和高校档案部门工作的重要组成部分。
　　
　　1我国高校基建档案管理的现状
　　1.1档案意识淡薄，材料收集不齐全。档案部门的宣传力度不够，导致高校的基建部门以及主管领导对基建档案工作重视不够，造成一些基建管理人员档案意识淡薄，存在“重建设，轻档案”的思想，基建档案材料收集不齐全，案卷管理不规范的现象较普遍。
　　1.2制度不严，缺少保障措施。虽然《普通高校档案管理办法》颁布实施了多年，但是，许多高校没有制定相关基建档案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建档案因政策水平的差异而大相径庭；有的高校的规范、制度甚至只有大致框架，没有细则，造成基建档案工作没有纳入年度工作计划、岗位责任制及考核范围。保障制度的缺失，表现在经费保障问题上。基建档案管理和其他类别的档案管理一样，需要专用的设备和经费支持，但学校每年用于档案的专项费用很少，使基建档案管理缺少必要的设施和设备。保障制度的缺失还易造成人员配备的不足。
　　1.3归档的基建档案质量不高。从已归档的材料中发现，基建档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件；有些图纸上有任意涂写等情况。档案的信息化程度也普遍低，在已归档的基建档案中，一般学校只能做到“目录级”的管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应的电子文件。还有的学校因为未能进行部门立卷制度，只是上交材料，需要档案部门进一步整理。
　　1.4档案载体不丰富。按规定，施工过程每个阶段均要留下照片或是电子文件，但实际情况是，要么特殊载体的材料匮乏，要么没有相应的材料，给学校造成不可弥补的损失。
　　
　　2完善高校基建档案管理的对策
　　2.1更新观念，重视高校基建档案管理。首先，进一步增强档案部门的服务意识。档案提供利用是档案工作的中心内容，也是档案管理工作最为活跃的一个环节。但基建档案的利用率却不是很高，其中，很大的一个原因就是基础工作薄弱，被动服务，直接制约了档案利用工作的开展。档案部门工作人员社会竞争意识不强，参与意识淡薄，档案利用工作仅仅停留在等待利用者上门查询，停留在收集保管档案上，缺乏主动性，从而使利用工作相对滞后。其次，广泛宣传营造良好的外部环境。使得大家能主动配合工作取得高校基建档案管理的良性循环。
　　2.2制定和实施符合高校特点的基建档案管理制度和保障措施
　　2.2.1完善日常的高校基建档案管理制度，是做好基建档案管理的基础。首先，要制定详尽合理的基建档案归档方法。以往，各个高校的基建档案归档范围都是根据建设部门的《城建档案管理规定》实施细则来规定，认为这样做，收集的材料比较齐全，但收集的材料太多，因此，高校的基建档案管理者应从本校的实际出发制定基建档案归档范围，这样，既减少了归档收集时的工作强度，又使档案能在利用范围内较齐全规范。其次，实行部门立卷制度是做好高校基建档案管理的关键之一，可以提高部门归档意识，扩大档案宣传力度，增强立卷部门的责任感，整理的案卷质量也较高。除了部门立卷之外，进行立卷改革也相当重要，把档案实体由传统的以“卷”为单位改为以“件”为单位进行归档，这样做，更为灵活简便。最后，制定基建档案接收移交制度，可以改变档案馆对基建档案管理的被动局面，从而主动有效地指导、监督基建档案及时规范归档，将工作变被动为主动。
　　2.2.2建立特殊时期的高校基建档案管理办法。除了日常的高校基建档案管理，还有一些特殊时期（如学校的合并时期）的基建档案管理也应加以考虑。学校在合并期间的基建档案管理应从思想上重视，制度上保证。国家对合并过程中的档案管理有明确规定，要求“坚持集中统管原则，确保安全保密”。遵循基建档案实体和人财物“相对集中管理”的办法，对于相邻学校的合并，应当创造条件实现基建档案实体的相对集中和人财物的高度融合；对于远距离合并的学校，可以从实际出发，按相对集中的思路进行融合。具体做法可视情况而定，但在运行机制上应实现规范统一。