浅析电子档案管理在高校档案管理中的应用

　　最后,采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性。普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位,这样的速度是传统书写无法比拟的;存储卡体积小重量轻,两个手指就能轻松移动,如果传递记录着5亿文字的纸质档案,这是无法想象的。在安全性方面,高校档案经常涉及异地传递等远距离传送,文件在邮递过程中丢失等情况时有发生,导致一些重要文件的遗失,信息在调用过程中的丢失或延误,都给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。所以充分利用网络进行共享传递,能够有效提高文件的安全性和时效性。
　　2.电子档案在应用中的风险
　　当然,电子档案也不是万无一失的。事实上,电子档案在存储和使用的过程中,都存在着一定程度的风险。
　　(1)电子档案存储的安全性。由于存储设备具有高速读写速度,倘若被盗取,受侵害的程度将远大于传统媒质。另外,由于信息化手段采用统一字体、统一标识,丧失了手写汉字的特征性,不利于真假鉴别,受侵害的文件不易被发现。由于网络的风险性存在,通过网络的远距离调用存在信息被修改、被盗用等风险。由于高校保存的档案多是学生、教职工的关键信息,安全问题不可忽视。
　　(2)电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件,一次的笔误或处理失误,其影响范围有限,而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件,一次处理的文件量极大,一次误操作就可能造成大范围的结果受影响。此外,文件多处于开放状态,更新不及时,便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂,存储方式多样,在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。
　　(3)电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上,信息的存储和读取都需要特定的设备,造成了信息对软硬件的依赖。当前电子技术发展迅速,计算机软硬件的更新换代速度快,如果兼容性不够好,也可能造成信息的丢失,从而直接缩短了电子档案的寿命。
　　三、电子档案管理在高校档案管理中的应用
　　针对电子档案在实际运用中所涉及的风险问题,可以采取以下措施进行预防:
　　第一,加强电子档案存储设备以及网络的安全性。首先,保障存储设备的安全,专机专用,定时进行软硬件更新升级,定期对设备进行管理维护,保证存储设备的良好状态;定期对存档文件更新备份,防止文件在意外情况下的丢失;还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限,加强电子档案在存储处理过程中的安全性,确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密,预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改,应当不断改进现代化管理手段,努力提升馆藏档案的安全保护水平。
　　第二,规范操作流程,杜绝档案在操作过程中的风险。首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训,使档案管理员具备较高的职业操守,同时通过规范的操作,杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。其次,尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件,防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏。
　　第三,为了保证电子档案的寿命,使用多种媒介手段进行备份存储,同时及时升级和更新存储技术,保证文件存储的安全性和可读性。严格控制管理人员的权限,做到职责权限同步,防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。
　　四、结论
　　在这个高度信息化的时代,信息技术无疑为档案管理,特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要,只有把工作重点放在信息化管理,网络资源化建设,充分利用信息高速路的优越性,才能使高校的档案管理更健全、更高效。
　　
　　参考文献:
　　[1]教育部.2006年全国教育事业发展统计公报.2007.06.08.
　　[2]教育部.2007年全国教育事业发展统计公报.2008.05.05.
　　[3]教育部.2008年全国教育事业发展统计公报.2009.07.17.