水利水电工程电子文件的归档及管理利用研究

　　要求各归档单位归档时以项目为单位进行组盘。即一个项目应刻录在一张或多张光盘上，但不能1张光盘刻录2个及以上的项目电子文件。光盘刻录后，应在每张光盘上贴上标签作好标识。存储归档电子文件的载体中除存有归档的电子文件外，还应同时存有相应的的说明文件和电子文件目录，说明文件为纯文本文件，其内容包括对工程概况和电子文件归档说明等。说明文件内容包括案卷名称、档号、形成时间、电子档案份数、归档时间等。
　　五、电子文件利用及管理
　　（一）电子文件的保管和转换
　　根据电子文件归档与管理规范，“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。”为了更好的使用，我们采用一档三存的办法管理电子文件，即一种电子文件三种保存办法，即保存了原始文件的原始性，又使使用者能正常使用。由于光盘多次使用易磨损，易造成无法读取数据，因此，我们只要求归档单位交两套光盘保存，为查阅及管理方便，我们使用了大容量移动硬盘，考虑到兼用性问题，硬盘格式化为FAT32格式，然后将光盘的数据拷贝到硬盘中，按档案编号建立文件夹，这样，减少了光盘的磨损，也不用从大量的光盘中寻找，而且硬盘容易组织数据，体积小，节约了大量的时间。
　　由于所移交的文件材料都是原始形成的文件，需要相应的软件才能打开，尤其是专业性强的软件，价格昂贵，软件不可能保存在档案馆，有些软件因其他原因造成原格式不再支持等，为避免这种情况，因此我们使用了第二个移动硬盘，对第一个移动硬盘数据的进行转化，使其在没有专门软件的情况下能被所有的人察看，转化如下：DOC和XLS文件格式转为TIFF或PDF文件，CAD图纸转为JEPG图形文件，将所有的录像带转为AVI格式电子文件，文件命名由三位阿拉伯数字加录像内容组成。对于观测等数据资料，我们要求移交单位对重要的数据资料转化为DBF数据文件，并使用纯文本文件对DBF文件的格式进行说明并保存在同一目录下。
　　（二）电子文件的借出
　　由于电子文件的易更改、可复制性。电子文件可以在不同的计算机之间传递，也可以在不同的载体之间相互复制。对一些不适合流转的电子文件，在借出后容易造成在网上流传，而且不能找到源头，而且损害了本单位的产权和利益，为使每个借出的人员提高保护本单位知识产权的意识，在借出电子文件时，除填写表格和单位领导签字外，对重要有价值的电子文件形成图片后加水印处理，写上借阅单位及时间，这样，提高了借阅人员对电子档案的保护意识，维护本单位的利益。
　　六、对电子文件归档及利用的建议
　　（一）国家应制定处理电子文件的格式标准。为了使电子公文文件能够超越操作平台、超越软件系统而被准确地识读，就需要国家制定统一的标准格式，使其不依赖于原来的设备和软件更新的影响，降低对设备的依赖性。从目前看应制定以XML语言为基础的字处理文件的格式是比较好的选择。
　　（二）根据电子文件归档与管理规范，特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。这样会造成软件一起归档，使用者怎么使用，软件所依赖的操作系统、硬件设备又如何归档是值得研究的问题。
　　（三）从目前看Adobe PDF格式文件是很好的文件保存格式，PDF 文件具有跨平台、高压缩、适合屏幕阅览及网络传输，PDF格式已得到公认，适于在不同计算机平台之间传送和共享文件的一种开放式电子文件格式，因此也可作为电子公文归档的一种选择格式。