档案利用过程的“倒金字塔”现象

要减少和降低“倒金子塔”现象的发生，减弱他们造成的后果，就要从根本上解决问题，从自身进行“程序修订”，减少业界所说的“利用障碍”。
　　1、增加对“该利用却不利用就惩罚”约定的制约。2008年新修订的《普通高等学校档案管理办法》虽规定“不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的”属于违法行为，“高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任”④。但是对档案利用的法律约定却始终没有建立，因此通过《档案法》、各类档案管理办法等制定更加细密的调节内容，减少档案管理部门的“风险责任预期”，将有效降低“倒金子塔”中的制度性起因。而在法律和规定中进行这项修改，一方面需要社会更加开放，社会环境更加开明，另一方面也取决于法律规定在多大程度上反映了保密和开放对档案管理提出的不同内在要求。
　　2、提供明确信息，不任意扩大保密范围。将档案馆的选址安排的过于偏僻，并且不在公共网络公布其地址、电话，这些都属于主观扩大了的保密。档案馆不仅应当在网站上公布其电话，而且应该能够提供详细的地理位置图，并将程序详细地开列，从而减少“倒金子塔”的上端耗费。
　　3、尽快实现数字化，至少实现常用档案的数字化，能够大大提高工作效率，从而消除“倒金子塔”现象。如对案卷目录的电子化并按照法律的要求公开其中可以开放的内容，能够减少利用者的盲目性，也减少了档案管理者的咨询时间。而对档案内容进行数字化，则可以实现搜索功能的便捷化，减少人力和时间的无意义耗费。当然，数字化的成本很高，硬件严重依靠计算机，系统维护起来有很多困难，这些都是需要改进的。
　　4、加入和与社会信用机构建立经常的联系，从而能够从公安部门的公民信息查询系统中直接核实其身份，从而减少公民对档案利用的身份辨识困境。在社会信用机构以及中介付款机构的帮助下，我们可以实行网络订购档案需求文件，使利用者不用亲自到档案馆就能够实现利用，也大大节约了管理成本。
　　5、重视对利用者需求的“即时培训”。由于利用者对档案管理规定、自身享有的权限以及提供需求字段的模糊性，档案馆需要在显眼的位置明确说明各个部门的职能、权限、使用一般工具的方法等问题。由于利用者是通过档案管理者这个中间人去查阅档案，因此可以要求其提供更加详尽的搜索查询字段，从而减少无意义搜索、查询的数量，从而降低“倒金子塔”的消极影响。
　　6、实行双休日办公。档案部门不仅是管理部门，而且具有服务的职能。在人员数量不增加、现有人员的工作量不增加的情况下，可以灵活地调度人员的上班时间，从而避免了高度密集的档案利用时段，降低利用者对工作日的耗费。利用需求密集情况的产生导致了档案管理者在“倒金子塔”的困境中感觉更加捉襟见肘。将大量需求分散开来，是一种重要的解决方案。
　　要解决或降低“倒金子塔”现象给利用者和档案管理者造成的不利影响，可做的工作还很多，比如降低办公成本，“减少利用限制。增大开放利用力度，减少公众合理利用的阻碍”⑤，提高档案管理者对法律法规的掌握程度，加强对全社会档案意识的培养，增加社会利用人员的利用反馈等等。
　　总之，构建一个更加和谐的社会，我们不但要从档案部门的角度出发探讨档案利用工作，也要从利用的另一方面——利用者的角度出发研究做好档案利用工作的方法，解决类似“倒金字塔”的现象和问题，从而促进包括档案利用工作在内的整个档案工作的发展。
　　
　　注释：
　　①李东平、朱丽容：《档案信息开发利用问题探讨》，《浙江档案》，2000年第10期。
　　②徐亮：《高校档案的教育管理关系实质与开发利用的关键性权力障碍》，《档案学通讯（增刊）》，2008年第3期。
　　③贺默嫣：《美国档案保密与利用的博弈历程》，《档案管理》，2007年第4期。
　　④教育部、国家档案局：《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部第27号令）第四十条第五款。
　　⑤沈菲、张信薇：《现阶段档案利用中存在的问题及对策》，《新上海档案》，2006年第2期。