档案利用实效的统计

　　(二)上述问题产生的原因
　　1、档案工作人员自身的问题。其一是人员少，兼职多。现有专职档案人员5名，基本上是一人多岗，同时兼着办公室文书、人事和党群工作，而档案工作内容在多项职责中所占比重最小，造成档案人员从事档案工作的时间与精力极为有限。其二是人员素质低，我集团有专兼职档案人员82人，其中有档案专业大学学历的不足1％。其三是社会上普遍对档案工作重视不够，档案人员待遇低，人员流动频繁，很多人不愿意从事档案工作，在档案人员中也普遍存在着看堆守摊的思想。以上种种造成档案人员工作不扎实、不细致，也就不可能对档案利用实效进行深入全面的统计与分析了。
　　2、档案工作自身的特点。档案工作是通过向社会传递档案信息为社会实践活动服务，以间接的形式促进社会经济效益的提高。目前，在我们房地产企业中，档案部门不同于设计施工部门，而是弱势部门，不会创造经济价值，企业领导也认为档案不能给本企业直接出效益、出成果。因此，企业对档案部门没有要求它必须产生经济效益，也不以档案部门产生的经济效益或社会效益来衡量和考核档案工作的好坏。
　　3、档案统计年报工作没有要求。作为市国资委下属的大型国有企业，我公司每年都要填写统计年报并上报到市档案局。在档案统计年报中，只要求统计每年提供利用的人次和卷数，不要求统计档案提供利用所产生的实际效益。因此，档案部门缺乏统计利用实效的客观机制和要求。
　　
　　三、加强对档案利用实效统计工作的措施
　　
　　(一)认真做好借阅登记工作
　　在提供利用档案的过程中，档案部门要督促利用者将查阅档案的目的填写详细，应填明查阅档案具体是为哪一项工作、哪一项工程服务，这些档案将起到什么样的作用、取得怎样的效益等内容，这样便于收集提供实际实效的线索和确定是否有必要进行跟踪调查等，为利用实效的统计工作积累素材。
　　(二)建立与利用者的联系制度
　　利用者查阅档案时，这些被利用的档案一般不会直接产生效益，而要通过在工作中发挥的作用来体现出档案的实际价值。笔者认为新时期的档案工作要和整个公司的工作进展同步进行，作为一个房地产开发企业，其档案工作特别要与工程进展同步，即项目施工到什么阶段产生什么档案，工程技术人员都会用到哪些档案，档案人员都要做到心中有数。为此需要建立用户联系制度，把利用者的姓名、单位地址、联系电话等一一登记在册，便于与利用者进行联系。同时，也可定期召开利用者座谈会。加强与单位内各部门的联系，改进我们的工作和服务。
　　(三)加强对档案利用情况的信息反馈
　　可以采取利用者填写信息反馈表、实地调查和电话采访等手段，加强对档案利用情况的信息反馈。信息反馈表主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点，应有时间、地点、人物和具体事例。实地调查和电话采访，是根据用户查阅时登记在案的线索，通过及时的实地调查或电话采访，掌握利用效果的第一手资料。因此，在提供利用档案之后，档案人员还应主动上门，加强对档案利用情况信息反馈的收集，随时了解和掌握利用档案所产生的实效。
　　(四)及时编发档案利用实效汇编
　　档案部门应每年编发档案利用实效汇编，宣传档案的利用效果和产生的社会与经济效益。利用实效汇编是将利用者反馈的利用档案产生的实际效益等信息，通过编辑成册并再次反馈给社会，这样可以突出宣传档案的作用和价值。特别要将产生重大效益的实例送给有关领导，使他们进一步认识档案的作用，充分支持档案部门的工作。